راهکارهای مدیران موفق برای افزایش کارایی و بهره وری

[elshan]

حفظ کارایی به معنای پیوسته ماندن فعالیت‌ها و عقب نماندن از زمانبندی پروژه‌ها است که مدیر عاملان موفق به خوبی به آن دست پیدا می‌کنند.

سخت بودن راه‌اندازی و مدیریت استارتاپ‌ها حقیقتی است که امروزه همه آن را درک کرده‌اند. این کار نیازمند منابع مختلف از پول، انرژی روحی و فیزیکی، صبر زیاد و از همه مهم‌تر زمان است.
بسیاری از مدیران استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک همیشه از این که زمان کمی در اختیار دارند و از ضرب‌الاجل‌ها عقب می‌افتند،‌ شکایت دارند. خارج شدن از این طرز تفکر و رساندن شرکت به ضرب‌الاجل‌های تعیین شده، نیازمند سبکی از رهبری است که با به کارگیری برخی راهکارها قابل اجرا شدن است. در ادامه‌ی این مقاله به بررسی برخی از این راهکارها می‌پردازیم.

طرز تفکر بدون محدودیت
هرگاه با مشکلی در روند کاری شرکت مواجه شدید، به این فکر کنید که انسان هیچ محدودیتی ندارد. خودتان را با رهبران بزرگی مقایسه کنید که با وجود مشغول بودن به چندین شرکت متعدد، هنوز زندگی خود را به خوبی ادامه داده و حتی به فکر کسب و کارهای جدیدتر نیز هستند. به عنوان مثلا ایلان ماسک را در نظر بگیرید که علاوه بر مدیریت دو شرکت بزرگ علمی و فناوری، باز هم به فکر ایده‌های جدید و راه‌اندازی شرکت‌های پیشگام است.
همیشه به خودتان یادآوری کنید که هیچ محدودیت واقعی برای کارهایی که انسان می‌تواند انجام دهد وجود ندارد. این طرز تفکر شما را از فکر «این کار سخت است و نمی‌توانم انجام دهم.» رها می‌کند.

برنامه‌ریزی بیشتر
فراموش نکنید که سرمایه‌ی زمانی همه‌ی افراد جهان با هم برابر است. این استفاده‌ی هوشمندانه از زمان است که مدیران موفق و غیر موفق را از یکدیگر جدا می‌کند. راه‌حل کلیشه‌ای که همیشه راهگشا بوده است، برنامه‌ریزی است. اگر بتوانید زمان مشخصی از آخر هفته را به برنامه‌ریزی هفته‌ی آینده احتصاص دهید، در شروع روز کاری بعدی، با آمادگی کامل حاضر شده و تنها برنامه‌ها را اجرا می‌کنید. پس از مدتنی مشاهده می‌کنید که سرمایه‌گذاری یکی دو ساعته روی برنامه‌ریزی، سود زیادی برای شما داشته است.

محدودیت‌ها و انتظارات واقعی
به عنوان مدیر یکی از وظایف اصلی شما مشخص کردن وظایف و اهداف برای کارمندان است. اگر در تعیین اهداف بلندپروازانه عمل کرده و ظایف بیش از حدی برای افراد مشخص کنید،‌ خواه ناخواه از زمانبندی عقب خواهید افتاد. فراموش نکنید که نتیجه‌ی وظایف بیش از اندازه، تنها تمام نشدن آنها و روبرو شدن با شرکتی است که از زمانبندی خود عقب افتاده است.

قدرت نه گفتن
نه گفتن مانند یک عضله است که با تمرین زیاد، تقویت می‌شود. در قدم اول اولویت‌های زندگی خود را مشخص کنید. اولویت‌هایی که به هیچ وجه حاضر به دست کشیدن از آنها نیستید. این موارد برای افراد مختلف متفاوت است. برای مثال مسافرت می‌تواند اولویت یک نفر باشد و برای دیگری ارزشی نداشته باشد. به هر حال پس از مشخص کردن اولویت‌ها، «نه» گفتن را تمرین کنید. می‌توان گفت این تکنیک، بیشتری بازدهی را در ذخیره ی زمان برای شما خواهد داشت.

استخدام مناسب و تقویت نیروهای کاری
استخدام کردن افراد مناسب از مراحل مهم تشکیل تیم کاری است. فراموش نکنید که این تیم در آینده به افراد شرکت شما تبدیل خواهند شد. در مراحل استخدام به دنبال افرادی باشید که پتانسیل پیشرفت را داشته باشند. در قدم‌های بعدی به این افراد آموزش‌های لازم را بدهید و در موقعیت مناسب، تمام مسئولیت‌های بخش را به آنها واگذار کنید. مرحله‌ی واگذار کردن زمانی است که بسیاری از مدیران در آن شکست خورده و نمی‌توانند مدیران میانی برای شرکت مشخص کنند.
با انجام تمام مراحل بالا، باز هم زمان‌هایی هستند که اتفاقات غیرمترقبه در شرکت رخ می‌دهند یا بحرانی برای شما به‌وجود می‌آید. این زمان‌ها و اتفاقات برای همه رخ می‌دهد و مجبور خواهید شد زمان بیشتری به کار بپردازید. نکته‌ی مهم این است که با رعایت موارد بالا در اکثر اوقات با خیالی آسوده‌تر و با این حس که از زمانبندی جلو هستید، به فعالیت می‌پردازید.