آموزش اکسس Access

[ms.khassi]

فرم (form) چیست؟

فرم يكي از اجزاي بانك اطلاعاتي است كه واسطي بين كاربر و جداول بانك اطلاعاتي براي نمايش , ورود و ويرايش داده هاي يك يا چند جدول ايجاد ميكند .

با ايجاد فرم ها ميتوان عمليات ورود , ويرايش و حذف داده ها را ساده تر وكاربر پسندتر نمود . با استفاده از فرم ها ميتوان دسترسي كاربران به داده هاي جداول را كنترل كرد و به جاي تمام فيلدها و ركوردها , تعداد محدودي كه مورد نياز آنهاست را در اختيار كاربران قرار داد.

ايجاد فرم با استفاده از ابزار Form

براي ساخت سريع و آسان فرم , از ابزار form استفاده میشوددر زبانه   Create  روی گزینه form در گروه formsکلیک کنید

 

فرم ايجاد شده هم نام با جدول يا پرس و جوي انتخاب شده است , براي ذخيره فرم روي نام آن كليك  راست كرده و از منوي حاصل گزينه seve را انتخاب کنید در کادر seve as  در صورت تمایل نام آن را تغییر دهید و سپس ok را کلیک کنید

به این ترتیب Access  فرمي را براي جدول انتخاب شده , ايجاد مي كندكه درهر لحظه فقط يك ركورد را نشان مي دهد. براي مشاهده ي ساير ركوردها از نوار مرور ركوردها كه در قسمت پايين پنجره فرم قرار استفاه کنید عملكرد دكمه هاي مرور ركوردها را كه مشابه دكمه هاي نوار مرور ركوردها در جداول است را يادآوري ميكند.

اگر جدولي كه براي ايجاد فرم انتخاب شده , داراي ارتباط يك به چند با جدول ديگري باشد(جدول انتخاب شده جدول اصلي باشد ) , در پايين فرم ايجاد شده , فرم ديگري نيز ظاهر مي شودكه  به صورت يك جدول Datasheet  ركوردهاي مرتبط با ركورد فعال در فرم اصلي را نشان مي دهد . اين فرم , فرم فرعي يا زير فرم( Sub Form) نامیده میشود

---

ايجاد فرم با استفاده از ويزارد

یکی دیگر از ابزارهای Access براي ايجاد فرم ويزارد است كه با طرح پرسشهاي مرحله به مرحله , فرم ايجاد ميكند. براي استفاده از اين ابزار گزينه ي more form در گروه forms از زبانهCreate را انتخاب کرده و از منوی باز شده گزینهForm Wizard را انتخاب کنید

به اين ترتيب پنجره Form Wizard  باز میشود.به این ترتیب جدول ها و پرس و جوهای خود به ترتیب از بخش Table/Queries انتخاب کنید تا فیلد های آن در بخش Available Fields

ظاهر شوند. سپس با استفاده از دكمه هاي موجود در اين پنجره فيلدهايي را كه مايل به نمايش آنها در فرم هستيد را به بخش Selected Fields  منتقل کنید

برای انتخاب جدول و فیلدها  دکمه   next  و یا برای پایان دادن به ویزارد کمه finish را کلیک کنید

با کلیک روی گزینه next پنجره ای از کادر با عنوان نحوه صفحه چیدمان  فرم را مشخص میکند

نحوه ي صفحه بندي اين چهار گزينه به شرح زير است:

 Columnar  :در هر صفحه يك ركورد نمايش داده ميشود .نام هر فيلد در كنار مقدار آن قرار ميگيرد

Tabular:در هر صفحه فهرستي از ركوردها نشان ميدهد. ركوردها در سطرهاي متوالي نمايش داده ميشوند

DataSheet:مشابه با نماي   DataSheet جداول , ركوردها را نشان ميدهد

Justified:مشابه روش Columnar  در هر صفحه يك ركورد را نشان ميدهد با اين تفاوت كه نام هر فيلد در بالاي مقدار آن درج ميشود

پس از انتخاب نحوهي صفحه بندي فرم , روي دكمه  next  كليك كنيد يا براي خاتمه دادن به مراحل ويزارد دکمه finfsh را کلیک کنید

در پنجره سوم ويزارد, سبكي براي قالب بندي فرم انتخاب ميشود. سبكها شامل رنگ و طرح زمينه, فونت و... هستند . پس از انتخاب سبك مورد نظر روي دكمه next یا finish کلیک کنید

در چهارمین پنجره ویزارد نامی برای ذخیره فرم دریافت میشو  با کلیک روی دکمه  finish  در اخرین  پنجره ي ويزارد به طور پيش فرض فرم برای ورود و ویرایش  اطلاعات باز میشود برای اعمال تغییرات در   طراحي ظاهري فرم  گزینه Modify the form's design را انتخاب کنید

يك نمونه فرم طراحي شده با ويزارد را كه به روش  Columnar صفحه بندي شده و سبكي نيز  براي آن انتخاب شده است را نشان ميدهد  این فرم آماده دریافت و ویرایش داده ها میباشد

فرمی را با انتخاب چیدمان Tabular  در پنجره دو  Wizard Form نشان میدهد

ايجاد فرم با ابزار Form Design


ابزار هايي كه تا اينجا براي ايجاد فرم استفاده شد فرم هايي ايجاد كردند كه طراحي ظاهر فرم و چيدمان آنها را Access به صورت خودكار انجام ميداد . اگر كاربر بخواهد طراحي ظاهر فرم و چيدمان عناصر آن را خود به عهده بگيرد  لازم است از ابزار Form Design استفاه کند
براي استفاده از اين ابزار گزينه Form Design از گروه Form در زبانه Create را انتخاب کنید

به اين ترتيب يك فرم خالي در اختيارتان قرار ميگيرد كه ميتوانيد به دلخواه خود چيدمان آن را طراحي کنید.برا ي اضافه كردن فيلدها به فرم  از گروه Tools واقع در زبانه ی Design
گزینه ی   Add ExistingFields   را کلیک کنید 

 به اين ترتيب كادري با عنوان Field List که شامل اسامي تمام جداول بانك اطلاعاتي فعال است ظاهر میشود با كليك روي علامت + در كنار نام هر جدول اسامي فيلدهاي آن ليست ميشود   

براي قرار دادن هر فيلد روي فرم , آن را از كادر Field List  روي فرم درگ كنيد و در محل مورد نظر رها کنید با قرار دادن هر فيلد روي فرم دو كادر در كنار يكديگر روي فرم قرار ميگيرند كه يكي براي نشان دادن نام ديگري براي نمايش مقدار فيلد به كار ميرود. در حالت طراحي فرم مقادير فيلدها نشان داده نمي شوند بنابراين عنوان هر دو كادر يكسان خواهد بود

جابجا كردن و تغيير سايز فيلدهاي روي فرم

با انتخاب هر يك از فيلدهاي قرار گرفته روي فرم , كادر آن تغيير رنگ داده و دستگيرههايي به آن اضافه میشود. براي جابجا كردن  همزمان كادرهاي نام و مقدار فيلد پس از انتخاب يكي از آنها اشاره گر ماوس را روي  حاشيه ي كادر آن قرار دهيد به طوريكه شكلي مشابه صليب به پيكان اشاره گر ماوس اضافه شود. سپس با عمل درگ آن ها را جابجا كرده و در محل مناسب رها كنيد

براي جابجا كردن كادرهاي نام و مقدار فيلد به طور جداگانه ومستقل , پس از انتخاب هر يك , اشاره گر ماوس را روي دستگيرهي مربع شكل بزرگ كه در سمت چپ و بالاي كادر آن ديده ميشود  قرار دهيد به اين

ترتيب باز هم شكلي مشابه صليب به پيكان اشارهگر ماوس اضافه ميشود, سپس با عمل درگ آن را جابجا کنید براي تغيير سايز كادر هاي نگهدارندهي محتواي فيلدها , پس از انتخاب آنها اشاره گر ماوس را روي دستگيره هاي كوچك آن قرار دهيد تا شكل اشاره گر  ماوس به صورت فلش دو جهته() در آيد .سپس با عمل درگ  سايز آنها را تغيير دهيد

اضافه كردن عنوان و تصوير به فرم

فرم ها معمولا داراي عنواني هستند كه نشان دهنده , محتويات آنهاست براي فرم هاي ايجاد شده به وسيله ي ابزار های Form Wizard و Form Tool  به طور خودكار عنواني مشابه نام فرم در نظر گرفته ميشود. در روش  Design Form نيز امكان اضافه كردن عنوان به فرم وجود دارد. به اين منظور از گروه Controls  در زبانه Design استفاده میشود

 

براي افزودن عنوان به فرم  روي آيكن در گروه Control  كليك كنيد. به اين ترتيب كادري دربخش بالاي فرم اضافه ميشود. اين كادر حاوي نامي است كه براي فرم در نظر گرفته شده است  در صورت تمايل ميتوانيد محتواي آن را تغيير دهيد.

همچنين براي افزودن تصوير به فرم , روي گزينه ي در گروه Control  کلیک کنید به این ترتیب کادر محاوره Insert Picture براي انتخاب تصوير باز ميشود. پس از انتخاب تصوير  Access آن را را در بالاي فرم و در كنار عنوان فرم قرار ميدهد.

براي جابجا كردن و تغيير سايز عنوان و تصوير درج شده  آنها را انتخاب كنيد تا دستگيرههايي اطراف آنها ظاهر شود. سپس مشابه روشي كه براي جايجايي و تغيير سايز فيلدها در بخش قبل شرح داده شد  عمل كنيد فرمی را شامل نام و تصویر و عنوان در نمای Design نشان میدهد

تغيير رنگ وطرح زمينه و اجزاي فرم

براي تغيير رنگ عناصر (نام فيلدها , مقادير فيلدها , عنوان فرم و ...) بعد از انتخاب آن عنصر روي آن راست كنيد و از منوي حاصل, گزينه ي Fill/Back color را براي تغيير رنگ زمينه و گزينه ي

Font/Fore color را براي تغيير رنگ متن عنصر به كار ببريد

برا ي تغيير رنگ زمينه فرم روي نوار Detail كليك راست كنيد و گزينه ي Fill/Back color  را انتخاب كنيد يا بعد از انتخاب نوار Detail از آيكن   در گروه Font استفاده كنيد

همچنين براي تغيير فونت , سايز , نحوه ي تراز بندي و .... متن عناصر روي فرم نيز ميتوانيد ازگروه Font در زبانه Homeاستفاده کنید

 

:تغییر فونت و تغییر سایز

:تغییر رنگ متن

:تراز بندی متن

:تغییر رنگ زمینه



استفاده از قابلیت AutoFormat  برای تغییر رنگ و  طرح فرم

به جاي تغيير قالب بندي هر يك از اجزاء موجود در فرم به طور جداگانه ,ميتوان از سبك هاي آماده كه با انتخاب گزینه ی AutoFormat در زبانه  Arrange  در سترس قرار میگیرند

با كليك روي هر يك از سبكها , اجزا ي فرم در قالب انتخاب شده قرار ميگيرندو رنگ و طرح زمينه فرم واجزا آن تغيير ميكند