آموزش اکسس Access

[ms.khassi]

جداول بانك اطلاعاتي بعد از مدتي از اطلاعات انباشته خواهند شد كه مرور ركوردها و يافتن بخشي از اطلاعات در آنها دشوار خواهد بود .به خصوص اگر بانك اطلاعاتي شامل چند جدول باشد و بخواهيد به بخشي از اطلاعات ذخيره شده در تعدادي از آنها دسترسي داشته باشيد بازيابي اين اطلاعات و مشاهده همزمان آنها كار ساده اي به نظر نميرسد .

پرس و جو Query  ها راه حل خوبي براي رسيدگي به اين قبيل نيازهاي  كاربران ACCESS میباشد

پرس و جو (Query)چیست؟

يكي از اجزاي بانك اطلاعاتي پرسوجوها هستند  از پرس وجوها براي استخراج داده هاي مورد نظر از يك يا چند جدول بانك اطلاعاتي استفاده ميشود. پرس و جوها انواع مختلفي دارند . پرس و جوي مورد نظر ما كه براي انتخاب زير مجموعه اي از ركوردها با شرايط خاص به كار می رود پرس و جوب انتخاب A select query نیز نامیده میشود

يك پرس وجوي انتخاب ميتواند داده ها را از يك يا چند جدول و حتي از يك يا چند پرس و جوي ديگر انتخاب كند. پرس وجوها همچون جداول ذخيره ميشوند و آنها را همانند جداول ميتوان در نماي هاي مختلف نمايش داد . همچنين روي نتيجه اجراي يك پرس و جو در نمای DataSheet میتوان عملیاتی مشابه آنچه در جداول قابل اجراست را روي سطرها و ستونها انجام داد. براي مثال ميتوان ركوردهاي حاصل از يك پرس و جو را مرتب  ويرايش  فيلتر و حتي حذف نمود .

ايجاد پرس و جو با استفاده ازWizard

 يكي از ساده ترين روش ها براي ايجاد پرسوجو استفاده از ويزارد است . به وسيله ي ويزارد ايجاد پرس و جو به صورت مرحله به مرحله و با طرح پرسشهايي از كاربر انجام ميشود.

براي ايجاد پرس و جو به اين روش از زبانه Create گروه  Other را انتخاب کرده و Query Wizard  را كليك كنيد

به این ترتیب کادری با عنوان New Query  باز خواهد شد.گزینه اول Simple Query Wizard را انتخاب و رویokکلیک کنید

به این ترتیب کادر دیگری با عنوان Simple Query Wizard  باز خواهد شددر این کادر  Access  از شما ميخواهد كه فيلدهاي مورد نظر خود را كه مي خواهيد در پرس و جو ظاهر شود انتخاب نماييد . اين فيلدها ميتوانند از چند جدول و پرس وجوي مختلف موجود در بانك اطلاعاتي انتخاب شوند

پس از انتخاب فیلد ها روی دکمه next یا برای به اتمام رساندن ویزارد روی finish کلیک کنید

در کادر باز شده Access از شما سوال میکند که ركوردهاي حاوي فيلدهاي بازيابي شده را نشان دهد يا خلاصه وضعيت (Summary) ركوردها را نشان دهد. انتخاب گزينه خلاصه براي زماني كه فيلدهاي انتخابي از نوع عددي باشند مورد استفاده قرار ميگيرد و محاسباتي از قبيل مجموع (Sum) میانگین (Avg) بزرگترین (Max)و كوچكترين(Min)  مقدار را براي فيلدهاي عددي محاسبه ميكند.

گزینه اول (Detail) را انتخاب و گزینه Next را بزنید.در مرحله بعد نامي براي ذخيره پرس و جو به شما پيشنهاد ميشود آن را پذیرفته و یا نام مورد نظر خود را جايگزين نام پيشنهادي كرده و دكمه Finish را انتخاب کنید به طور پيش فرضAccess پس از ايجاد يك پرس و جو آن را درنماي  Datasheet مانند يك جدول نمايش ميدهد

از آنجايي كه بين اين جداول ارتباطاتي وجود دارد, نتيجه اين پرس و جو با نمايش نام و نام خانوادگي هر عضو كتاب امانت داده شده به وي و تاريخ امانت داده شدن آن را نشان خواهد داد.

نتیجه اجرا پرس و جو  مانند شکل زیر است