آموزش اکسس Access

[ms.khassi]

  آشنايي با برخي اصطلاحات در ارتباط با بانك اطلاعاتي

( Entity ) موجوديت:هر موضوع يا مفهومي كه مي خواهيم اطلاعاتي را درباره آن نگهداري كنيم، يك موجوديت ناميده مي شود

( Table ) جدول:جدول ليستي از سطرها و ستونها است كه در خانه هاي آن داده ها نگهداري ميشود

(Field)  فيلد:فيلد كوچكترين بخش معني دار اطلاعات ذخيره شده در يك بانك اطلاعاتي است كه به يك ويژگي يا مشخصه از موجوديت مورد نظر مربوط مي شود

( Record )ركورد:ركورد مجموعه اي از فيلدهاي مرتبط به يكديگر است . در هرجدول-هر سطر يك ركورد ناميده مي شود

تصویر زیر مثالی از از اصطلاحات بالا  است در موضوعی با عنوان موجودیت کتاب در کتابخانه

---

آشنايي با انواع داده

داشتن يك بانك اطلاعاتي خوب مستلزم طراحي صحيح است . اولين مرحله در طراحي يك بانك اطلاعاتي تعيين جداول مورد نياز براي موجوديت مورد نظر و سپس تعيين ستونها يا همان فيلدهاي مورد نياز براي جداول است .
براي هر فيلد بايد يك نوع داده مناسب مشخص شود . نوع داده ي يك فيلد با توجه به مقاديري كه بايدبپذيرد تعيين مي شود . مثلا براي ذخيره تاريخ بايد نوع داده مخصوص آن و براي ذخیره انواع اعداد ، نياز به تعيين نوع داده ي عددي مناسب براي آنها است

تعيين نوع داده صحيح براي فيلدها از ورود مقاديرنادرست درجدول جلوگيري مي كند

 نوع داده اي Number

تصویر زیر مثالی است از اصطلاحاتی است که در بالا ذکر شد

---

اجزاي يك بانك اطلاعاتي در Access 

بانكهاي اطلاعاتي از اجزا و اشيايي تشكيل ميشوند كه براي سازماندهي و مديريت دادهها از آنها استفاده مي كنند. سازماندهي و مديريت شامل دسته بندي دادهها و استخراج اطلاعات موردنياز در قالبهاي مختلف نظير گزارش و فرم مي باشد

( Tables )جداول
  همان طور كه قبلا هم توضيح داده شد براي نگهداري و سازماندهي اطلاعات از جداول استفاده مي كند همان طور كه قبلا هم توضيح داده شد هر داده در يك خانه از يك جدول ذخيره مي شود اين داده به شكل سطرها و ستونها سازماندهي مي شوند

( Forms )  فرمها
فرمها كه گاهي صفحات ورود دادهها نيز ناميده مي شوند ، واسط كاربري براي ورود ، حذف ، ويرايش نمايش داده هاي موجود در جداول هستند

 ( Queries )پرس و جو ها
پرس و جوها براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك يا چند جدول بانك اطلاعاتي به كار مي روند . با كمك پرس و جوها ميتوان اطلاعات مربوط به ركوردهايي كه داراي شرايط خاصي هستند را از يك يا چند جدول استخراج كرد و به جاي تمام فيلدها فقط , فيلدهاي مورد نياز را بازيابي كرد

( Reports ) گزارشها
از گزارشها براي نمايش و خلاصه سازي اطلاعات موجود در جداول بانكهاي اطلاعاتي استفاده مي شود. گزارشها قابليت چاپ شدن را دارند . گزارشها را مي توان روي صفحه مشاهده كرد ، آنها را به برنامه هاي ديگر صادر كرد ، يا از طريق ايميل ارسال نمود

( Macros )ماكرو ها
ماكروها باعث سريع سازي انجام كارها در بانكهاي اطلاعاتي مي شوند .ماكروها حاوي دستوراتي براي انجام عمليات خاصي مي باشند . معمولا براي انجام كارهاي تكراري مثل باز كردن يك گزارش ،، يا بستن يك بانك اطلاعاتي و .... مي توان ماكروهايي را بدون نياز به دانستن زبانهاي برنامه نويسي و نوشتن برنامههاي پيچيده ايجاد كرد

( Modules ) ماجولها
ماجولها نيز مانند ماكروها ، باعث افزايش كارايي عملكرد بانك اطلاعاتي مي شوند از طريق ماجولها ميتوان با برنامه نويسي عمليات محاسباتي و پيچيده اي را روي بانكهاي اطلاعاتي انجام داد .فرق ماجول با ماكرو اين است كه ماجول نياز به برنامه نويسي دارد وفقط كساني كه مهارت كافي در برنامه نويسي داشته باشند مي توانند آنها را ايجاد كنند