چطور یک پاورپوینت عالی برای ارائه تهیه کنیم؟

[saye.tanha]

آیا همیشه فکر می‌کنید مطالبی که می‌خواهید ارائه‌ دهید، با وجود حجم انبوهی از اطلاعات، جذابیت و یا کاربرد لازم را ندارد؟ آیا وقتی می‌خواهید مطلبی را برای یک سخنرانی آماده کنید، مانده‌اید چگونه آن را ارائه دهید؟در این مقاله نکاتی را می‌‌خوانید که به کمک آنها ‌می‌توانید یک پاورپوینت عالی و منحصربه‌فرد برای ارائه‌ی سخنرانی خود تهیه کنید.

استیوجابز در همایش Macworld سال ۲۰۰۸، سخنرانی خود را با این جمله‌ی شش کلمه‌ای آغاز کرد: «اتفاق هیجان‌انگیزی در شرف وقوع است» از استیو جابز اغلب به عنوان یکی از بهترین سخنرانان در بین مالکان ابَرشرکت‌های آمریکایی یاد می‌شود. رمز موفقیت استیو جابز در سخنرانی‌های خود یک نکته‌ی بسیار ساده بود، او می‌دانست چگونه باید داستان تعریف کند. یک ارائه‌ی پاورپوینتی موثر هم مثل یک سخنرانیِ تبلیغ محصول، باید از یک روایت متقاعدکننده برخوردار باشد. وجود یک روایت جذاب در ارائه‌ی شما واکنشی احساسی را در شنونده برمی‌انگیزد و سبب می‌شود مخاطب حتی در مواجهه با سخنرانی‌هایی با موضوعاتی همچون ادغام بدهی‌های شرکت‌ها یا مباحث مالیِ تکمیلی نیز با شما همراه شود. رمز این همراهی در سه نکته خلاصه می‌شود: توجه مخاطبان خود را جلب کنید، تمرکز آنها را بر روی مسئله‌ی مورد نظر خود حفظ کنید و از ابزارهای دیداری صحیح برای انتقال پیام خود بهره ببرید. تهیه‌ی یک ارائه‌ی پاورپوینتی عالی با رعایت این اصول سبب می‌شود در هر حالتی مخاطب خود را بر سر ذوق آورید، چه در حال تشریح یک ایده برای یک سرمایه‌گذار باشید، چه در حال معرفی یک محصول به مشتری و چه در حال بررسی فصلنامه‌ی نتایج شرکت.

تهیه‌ی یک ارائه‌ی پاورپوینتی عالی بسیار ساده‌تر از چیزی است که تصور می‌کنید. برای این منظور معمولا حتی نیاز نیست طراح، نویسنده یا سخنرانی عالی باشید تا بتوانید یک ارائه‌ی جالب توجه داشته باشید. فقط باید بدانید که چگونه توجه و همچنین کمی از قوه‌ی تخیل مخاطب خود را به چنگ آورید. این مقاله شامل چند ترفند کلیدی است که با کمک آنها می‌توانید یک ارائه‌‌ی فراموش‌نشدنی برای مخاطبان خود تهیه کنید.

ارائه‌ای تهیه کنید که در دل خود یک داستان داشته باشد
ژانت بُرنمن، یکی از طراحان خلاق PowerPoint Studio، واقع در اَکتُن ایالت ماساچوست، در این مورد می‌گوید: «من سعی می‌کنم ارائه‌ای را تهیه کنم که حتما در دل خود یک داستان منطقی داشته باشد.» مشتری‌های اصلی ‌پاورپوینت‌هایی که بُرنمن طراحی می‌کند، شرکت‌های تجاری هستند و از نظر او یک ارائه‌ی خوب همچون یک متن ادبی باید دارای مقدمه،‌ میانه و انتها باشد. در بخش مقدمه معمولا به مخاطب خود می‌گویید که قرار است در چه مورد با او صحبت کنید، بخش میانه به بیان صحبت‌های اصلی شما اختصاص دارد و در پایان گفته‌های خود را جمع‌بندی می‌کنید. بُرنمن در مورد ساختار هر اسلاید نیز ترفند هوشمندانه‌ای را پیشنهاد می‌دهد. به نظر او بهتر است هر اسلاید شامل پنج خط و هر خط شامل پنج کلمه باشد.
گای کوازاکی، سرمایه‌گذار، کارآفرین و سهامدار شرکت‌های تجاری برای تهیه‌ی پاورپوینت‌هایی که هدف آنها جذب سرمایه‌گذار برای موسسان و کارآفرینان است از تکنیک منحصر به فردی برای ایجاد یک خط داستانی بهره می‌برد. کوازاکی روش خود را «قانون ۱۰/۲۰/۳۰» می‌نامد و شما به کمک آن می‌توانید ساختار خط داستانیِ ارائه‌ی خود را به خوبی شکل دهید. کوازاکی در وبلاگ شخصی‌اش، در مورد روش خود اینگونه توضیح می‌دهد: «روش کار بسیار ساده است؛ یک ارائه‌ی پاورپوینتی باید حاوی ۱۰ اسلاید باشد، ارائه‌ی آن بیشتر از ۲۰ دقیقه طول نکشد و اندازه‌ی هیچ‌یک از فونت‌‌های آن کمتر از ۳۰ نباشد.»

ساختار پیشنهادی کوازاکی برای یک ارائه‌ی مناسب، جهت جذب سرمایه‌گذار به شرح زیر است:
۱. طرح مسئله
۲. راهکار پیشنهادی
۳. مدل تجاری
۴. فناوری اصلی
۵. بازاریابی و میزان فروش
۶. رقبای موجود در بازار
۷. تیم مسئول پروژه
۸. طرح و نقاط کلیدی پروژه
۹. وضعیت و زمانبندی پروژه
۱۰. جمع‌بندی و دعوت به اقدام پروژه

صرف نظر از ساختار خاصی که برای ارائه‌ی خود انتخاب می‌کنید، خط داستانی شما باید سه هدف اصلی را در برگیرد: چهارچوب موضوع را مشخص کند، چالش‌های اصلی را معرفی و روش مواجهه‌ی شما با مسئله را بیان کند.

حتی کم هم زیاد است
برای همه‌ی ما پیش آمده است پاورپوینتی آماده کنیم که پر از حجمی بی‌انتها از بولِت‌ها، جملات و نمودارها باشد. هرچند احتمالا این موضوع برای خودتان هم واضح است، ولی به نظر بُرنمن استفاده از این روش بزرگ‌ترین و البته متداول‌ترین اشتباه یک سخنران خواهد بود. هرگاه یک سخنران جزییات فراوانی را در اسلایدهای خود فهرست ‌کند،‌ تعداد کمی از مخاطبان قادر خواهند بود تمام این جزییات را درک کنند.
به عقیده‌ی بُرنمن در یک ارائه‌ی عالی تنها باید رئوس مطالب را ذکر کرد. به عنوان مثال سخنرانی‌های استیو جابز به این مشهور بود که او در اسلایدهای خود به جای متن تماما از تصاویر استفاده می‌کرد. گاه استفاده از تصویر یک محصول جدید یا دو یا سه کلمه کلی از اصل ماجرا برای انتقال مفهوم کافی است. بُرنمن در این زمینه می‌گوید: «برخی می‌ترسند از اسلاید‌هایی استفاده کنند که تنها دارای یک کلمه باشد،‌ ولی استفاده از چنین اسلایدهایی یک مزیت بزرگ دارد: مخاطب قادر است پیش از رفتن به موضوع بعدی اطلاعات مندرج در اسلاید قبلی را به راحتی پردازش کند.»
استفاده از این ترفند برای بخش‌بندی ارائه‌ی شما بسیار مفید است. هرگاه می‌خواهید یک موضوع را به انتها رسانده و وارد موضوع بعدی شوید استفاده از اسلایدهای ساده و تک‌کلمه‌ای سبب می‌شود مخاطب داده‌های بخش قبلی را در ذهن خود جمع‌بندی و پردازش کند. با استفاده از این روش مخاطب شما فرصتی می‌باید تا در مورد آنچه به او می‌گویید، تامل کند. بُرنمن در این رابطه این نکته را نیز اضافه می‌کند که «بسیار مهم است که ذهن مخاطب بتواند بر روی یک ایده یا فکر خاص تامل کند. بنابراین اگر ذهن مخاطب خود را با جریان مداومی از کلمات بمباران کنید ذهن او به تدریج خسته می‌شود.»

به عقیده‌ی جیم کُنفالُن، پایه‌گذار و طراح خلاق در استودیوی طراحی ProPoint Graphics در شهر نیویورک، افراد در مواجهه با اسلایدهایی که بیش از اندازه با متن پر شده‌اند، به راحتی از توجه به آنها امتناع می‌کنند. در واقع به نظر او، «چنین اسلایدهایی در ذهن مخاطب به تدریج به تصویر زمینه‌ی نمایشگر تبدیل می‌شوند.» به عبارت دیگر آنها ترجیح می‌دهند تا اینگونه اسلایدها را از دامنه‌ی توجه خود خارج کنند.
مخاطب شما به فرصتی نیاز دارد تا داده‌های دریافتی را هضم کند. بنابراین از درنگ کردن روی یک اسلاید و یا تهیه‌ی اسلایدی که تنها شامل یک تصویر باشد، به هیچ عنوان نترسید. پذیرش خطرهایی از این دست به شما کمک می‌کند ارائه‌ی خود را به راحتی به مخاطب خود عرضه کنید و مانع از آن شوید تا او با نگاهی بی‌حال و سرشار از خستگی به شما و ارائه‌تان زل بزند.

سادگی مهم است: به فکر برندتان باشید
کلیپ آرت دشمن تمام ارائه‌های عالی است. وقتی که برای ارائه‌تان اسلاید درست می‌کنید، قرار دادن کلیپ آرت، جابجایی بین صفحات و هر انیمیشن نخ‌نمای دیگری که به کار ببرید، یک راه ساده برای آلوده کردن نام برندتان است. هرچند استفاده از آنها آسان است، باعث می‌شود برندتان کاملا معمولی و از مد افتاده به نظر برسد. از این گذشته،‌ هرکسی که از مایکروسافت استفاده کند، به همه آن عکس‌ها و کلیپ آرت‌ها دسترسی دارد و به احتمال زیاد همه آنها را جاهای دیگر دیده است.
برنومن می‌گوید: «نباید به سیرک افکت‌ها تبدیل شوید، به همان رنگ‌ها و فونت‌ها قانع باشید و روی پیغام تمرکز کنید. هرچیزی که در پاورپوینت شما قرار می‌گیرد باید دلیلی داشته باشد و هیچ دلیلی برای استفاده از افکت در اسلایدها وجود ندارد.»
همچنین ممکن است در دام استفاده بیش از حد از نمودارها و جدول‌ها برای بیان منظورتان بیفتید. اما اگر این تصویرها برای بیان اطلاعات و پیشبرد اطلاعات لازم نیستند، پس برای در داستان شما هم جایی ندارند. کُنفالُن می‌گوید: «هرچیزی که می‌تواند اختیاری باشد را دور بریزید. اگر محتوای جالبی وجود نداشته باشد، هرکاری که کنید هیچ فایده‌ای نخواهد داشت.»

تمرین، تمرین و باز هم تمرین
اهمیت سخنرانی شما در کنار پرده‌ی نمایش، دقیقا به اندازه اهمیت اسلایدهای روی پرده‌ی نمایش است. هنگامی که در حال ارائه‌ی پاورپوینت خود هستید حتما کمی حس و حال را نیز به سخنرانی خود اضافه کنید. کارمین گالو، استاد علوم ارتباطات، در ستون ثابت خود در نشریه‌ی بیزنس ویک (Business Week)،‌ نکته‌ای را در این مورد یادآوری می‌کند: «اکثر سخنرانان گمان می‌کنند در حین ارائه‌ی مطالب خود باید کاملا خالی از هر گونه احساس باشند. باید به همه‌ی آنها بگویم،‌ اگر نسبت به محصول یا خدمات خود هیچ اشتیاقی نشان ندهید، ‌چگونه می‌توانید از مخاطبان‌تان چنین انتظاری داشته باشید؟»
تنها روش کاربردی برای افزایش اعتماد به نفس در حین سخنرانی، تمرین است. اگر برای تهیه‌ی مطالب خود ۱۵ ساعت وقت صرف کردید، برای ارائه‌ی آنها نیز باید ۱۵ ساعت وقت صرف کنید. در طول سخنرانی چندان به یادداشت‌های خود تکیه نکنید زیرا مخاطب انتظار دارد سخنران به جای توجه به دست‌نوشته‌هایش، بیشتر به او توجه کند.
کُنفالُن این مسئله را نیز به مشتریانش گوشزد می‌کند که اغلب حضار، بعد از برنامه تنها نکات بسیار کلیدی ارائه‌ی شما را به یاد خواهند داشت، بنابراین نیازی نیست که آنها را با نکات ریز و جزئی سردرگم کنید. بهتر است این جزئیات را در بروشورهایی درج کنید که پیش از سخنرانی بین آنها توزیع می‌کنید.

هدف شما از ارائه‌ی یک پاورپوینت تلاش برای فروش چیزی به مخاطب است، تفاوتی نمی‌کند آن چیز یک ایده یا محصول باشد یا صرفا معرفی خود شما. اگر عنوان ارائه‌ی شما ملال‌آور باشد، نمی‌توانید به این بهانه مخاطبان‌ خود را مجبور کنید که یک ارائه‌ی ملال‌آور را نیز شاهد باشند. کُنفالُن در این مورد اینگونه توصیه می‌کند: «موضوع چه جذاب باشد چه نباشد، شما باید نکات کلیدی بحث را در قالب ارائه‌ی خود تخلیص کنید و برای رسیدن به این هدف استفاده از عنصر اطمینان و اشتیاق در کلام، تنها ابزار شماست.»