آموزش اکسس Access

[ms.khassi]

گروه بندي ركوردها بر اساس يك فيلد

گروه بندي ركوردها براساس يك فيلد به اين معني است كه ركوردهايي كه مقدار مشتركي در يك فيلد دارند در يك گروه قرار ميگيرند و در گزارش پشت سر هم ظاهر مي شوند

براي گروه بندي ركوردها در نماي  Layout ستون مربوط به فيلد مورد نظر خود را انتخاب كرده و كليك راست كنيد,از منوي حاصل گزينه ي   Group on را انتخاب كنيد

عمل گروه بندي براساس فيلد آن ستون انجام شود

تغيير چيدمان فيلدها

در نماي  Layout كاربر ميتواند با درگ كردن محل ستون ها را جابجا كند. براي انجام اينكار بعد از كليك روي عنوان ستون مورد نظر در سطر اول ,اشاره گر ماوس را روي آن قرار دهيد شكلي مشابه صليب به سر پيكان اشاره گر ماوس اضافه ميشود سپس با درگ به سمت چپ و راست آن ستون را در محل مورد نظر رها كنيد.

 همچنين براي تغيير پهناي ستون ها اشاره گر ماوس را در مرز ستون مورد نظر قرار دهيد تا شكل اشاره گر ماوس به شكل       در آيد سپس با عمل درگ عرض ستونها را تغيير دهيد.

استفاده از قابليت AutoFormat

يكي ديگر از امكاناتي كه نماي Layout  در اختيار كاربر قرار ميدهد استفاده از قابليت   AutoFormat  است .AutoFormat  قالب بندي گزارش را به منظور رنگآميزي و طرح بندي بخشهاي مختلف گزارش با  استفاده از سبكهاي آماده انجام ميدهد.

براي استفاده از اين قابليت گزینه AutoFormat را از گروه   AutoFormat  Format واقع در زبانه  انتخاب كنيد .به اين ترتيب ليستي ازسبكهاي آماده نمايش داده ميشود

با انتخاب هر مورد گزارش در آن قالب قرار ميگيرد. انتخاب قالب با استفاده از گزينه ي AutoFormat  Wizard  واقع در انتهاي اين ليست نيز امكان پذير است

نمای Design View

اين نما براي طراحي گزارش به كار ميرود. بعد ايجاد گزارش به روشهاي مختلف, از اين نما براي اصلاح گزارش استفاده ميشود. در اين نما ميتوان محل اجزاي گزارش و عناصر تشكيل دهنده آن را تغيير داد. كم و زياد كردن تعداد فيلدها و تعيين دقيق محل آنها در گزارش در اين نما انجام ميشود .

 به علاوه تمام عملياتي كه در نمايLayout  ذكر شد در اين نما نيز قابل اجراست با اين تفاوت كه در اين نما ركوردها ديده نمي شوند

اصلاح گزارش درنمايDesign View

در نمایdesign مي توان به اصلاح گزارش پرداخت . اصلاح گزارش شامل حذف و  اضافه كردن فيلدها , تغييرچيدمان و قالب بندي آنها اضافه و حذفكردن بعضي عناصر در گزارش مثل تصوير-شماره صفحه -عنوان - تاريخ و ساعت گزارش است.

در اين بخش چگو نگي انجام اين اصلاحات توضيح داده ميشود

حذف و اضافه كردن فيلدها:

به منظور اضافه كردن فيلدها به گزارش از گروه Tools واقع در زبانه ی Design در گزینه ی  Add Existing Fields      را انتخاب کنید

بعد از انتخاب اين گزينه كادري با عنوان Field List  به صفحه اضافه مي شود كه در آن جداول موجود دربانك اطلاعاتي فعال و اسامي فيلدهاي مربوط به آنها نشان داده مي شود

براي اضافه كردن فيلدها به گزارش كافي است نام فيلد مورد نظر خود را در كادرField List  يافته و آن را در بخش  Detail یا    Page Header  درگ كنيد. به اين ترتيب عنوان فيلد در هر دو بخش درج ميشود.براي مشاهده ركوردها دراز ساير نماها استفاده كنيد. Detail  از ساير نماها استفاده كنيد

براي حذف يك عنصر از گزارش ,كافي است با كليك , آن عنصر را انتخاب كنيد .(انتخاب صحيح هر عنصر در گزارش كادري رنگي را در اطراف آن ظاهر مي كند)  سپس كليد Delete  

از صفحه كليد را بفشاريد يا روي آن كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي Delete  را انتخاب كنيد

تغيير چيدمان عناصردر گزارش

جابجا كردن عناصر در يك گزارش با درگ كردن آنها انجام ميگيرد. به اين منظور پس از انتخاب عنصر موردنظر، اشاره گر ماوس را روي لبه هاي كادر آن قرار دهيد تا شكلي مشابه صليب به پيكان اشاره گر ماوس  اضافه شودسپس با درگ به سمت چپ يا راست آن عنصر را در محل مورد نظر قرار دهيد

همچنين براي تغيير پهناي يك عنصر پس از انتخاب آن  اشاره گر ماوس را روي لبه هاي كادر آن قرار دهيد تا شكل اشاره گر ماوس به صورت (فلش دو جهته ) تبديل شود سپس با عمل درگ عرض و ارتفاع آن را تغيير دهيد

نمايش اشاره گر شكل اشاره گر ماوس براي جابجا كردن عنصر در گزارش

نمايش اشاره گر شكل اشاره گر در حال تغيير سايز عنصردر گزارش

تغيير قالب بندي عناصر



براي تغيير رنگ ,سايز ,فونت و تراز بندي( وسط چين,چپ چين و راست چين كردن) و... ,عنصرمورد را انتخاب كنيد تا كادري رنگي در اطراف آن ظاهر شود سپس از ابزار موجود در گروهDesign واقع در زبانه Font  براي قالب بندي آن استفاده كنيد

افزودن تصوير - عنوان -شماره صفحه -تاريخ وساعت به گزارش وحذف آنها

معمولا در قسمت Report Header  تصويري از لوگوي شركت يا سازمان قرار مي گيرد Access نیز به طور اتوماتيك تصوير را در سمت چپ اين بخش درج مي كند.سپس كاربر مي تواند باعمل درگ  تصوير را به بخشهاي ديگر گزارش منتقل كند براي درج تصوير در گزارش از گروه Controls واقع در زبانه ي Design  گزینه ی Logo را انتخاب کنید
 
به اين ترتيب كادر محاورهاي Insert Picture براي انتخاب تصوير باز مي شود. تصوير مورد نظر را انتخاب و روي دكمه ok  کلیک کنید

هر گزارش داراي عنواني است كه به محتواي آن اشاره دارد عنوان نيز از مواردي است كه در بخش Report Header قرار مي گيرد. براي درج عنوان روي گزينه ي Tille واقع در گروه Control كليك كنيد

اگر قبلا عنواني در اين بخش موجود باشد درحالت انتخاب قرارمي گيرد و كاربر ميتواند آن را اصلاح كند در غير اينصورت يك عنوان اضافه ميشود كه محتواي آن با نام گزارش يكي است . مثلا اگر نام گزارش Report1 باشد عنوان گزارش هم با متن Report1 درج خواهد شد. در صورت نياز مي توان متن آن را تغييرداد

براي افزودن شمارهي صفحه, از گروه Control روي آيكن (Insert page number) كليك كنيد. به اين ترتيب كادري با عنوان page Numbers باز مي شود. تنظيمات اين كادرمحل قرارگيري شماره صفحه در گزارش و چگونگي نمايش آن را مشخص مي كند عبارت Page N به معناي درج عبارتPage    به همراه شماره صفحه و عبارت  Page N of M    به معناي درج شماره صفحه به همراه تعداد كل صفحات  گزارش است 

ايجاد و حذف سر صفحه (Page Header)و پا صفحه (Page Footer)

براي حذف سر صفحه و پاصفحه در يك گزارش در محلي خالي(جايي كه فيلدي قرارنگرفته) كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي(Page Header/Footer  را انتخاب كنيد

در صورتيكه سرصفحه وپاصفحه حاوي عناصري باشنداز شما براي حذف اين بخش ها تاييدميگيرد.در صورت خالي بودن اين بخش ها بدون گرفتن تاييد از كاربر اين بخش ها از گزارش حذف ميشوند. براي ايجاد سرصفحه و پاصفحه در گزارش همين عمل را دوباره انجام دهيد تا اين بخش ها روي گزارش ظاهر شوند 

براي افزودن تاريخ و ساعت به گزارش از گروه Contro  روی آیکون(Date & Time)  كليك كنيد. به اين ترتيب كادري با عنوان  Date and Time باز مي شود. تنظيمات اين كادر نمايش يا عدم نمايش هر يك از عناصر زمان و تاريخ و فرمت نمايش آنها را مشخص مي كند

 

منوي حاصل ار كليك راست در محل خالي از گزارش در نمايDesign

  تغيير رنگ زمينه سر صفحه( Page Footer) و پاصفحه (Page Header)

براي تغيير رنگ زمينهي بخش سر صفحه و پاصفحه روي عنوان بخش مورد نظركليك راست كرده و ازمنوي حاصل گزينه ي Fill/Back color را انتخاب كنيد به اين ترتيب ليستي از رنگ ها در اختيارتان قرار مي گيرد رنگ مورد نظر را انتخاب كنيد

تنظيم بلندي (ارتفاع )بخشهاي مختلف

گاهي اوقات محتواي بخشهاي مختلف گزارش به دليل افزايش سايز, تغيير فونت و... به درستي ديده نمي شوند .در چنين شرايطي بايد اندازه بلندي بخشها را تغيير داد. برعكس گاهي كم كردن سايز بخش هاي اشاره گر ماوس براي تنظيم بلندي بخشهاي مختلف در گزارش در نماي Design مختلف مورد نيازاست. سپس با درگ كردن به سمت پايين اندازه بلندي بخش بالايي اضافه وبا درگ به سمت بالا بلندي بخش بالايي كم ميشود

براي مثال براي زياد كردن بلندي (ارتفاع )بخشPage Header مكان نما را در مرز دو بخش Page Header بخش Detail قرار دهيد تا شكل اشاره گر ماوس به شكل صليب درآيد.سپس به سمت پايين درگ كنيد

تغييرنماي گزارش

براي تغيير نماي گزارش يكي از روشهاي زير را به كار ببريد

• روي نام گزارش كليك راست كرده و ازمنوي ظاهر شده نماي مورد نظر را انتخاب كنيد.
  

• از آيكن هاي موجود در منتهي اليه سمت راست پايين پنجره گزارش استفاده کنید
  

• در نماهاي Design و Layoutدر زبانه ی Home از ابزار   View  براي تغيير نما استفاده کنید
  

ايجاد گزارش با استفاده از ابزار   Report Wizard  

روش ديگر براي ايجاد گزارش استفاده از ويزارد است . دراين روشAccess با طرح پرسش هايي در مورد انتخاب جدول يا پرس و جو , فيلدها , نحوه ي گروه بندي , مرتب كردن و چگونگي چيدمان ركوردها با توجه به پاسخ ارائه شده به وسيله ي كاربر, گزارش را مي سازد

براي ايجاد گزارش با استفاده از ويزارد مراحل زير را دنبال كنيد:

ز گروه Report در زبانه ي   Create روي ابزار Rrport Wizard  كليك كنيد

پنجره ي Report Wizard  ظاهر مي شود.در اين پنجره نام جداول يا پرس جوهاي موردنظر را از ليست باز شونده ي Table/Query انتخاب كنيد تا نام فيلدهاي آنها در كادر Available Fields ظاهر شوندفيلدهايي كه مايليد در گزارش وجود داشته باشند را به كادرSelected Fields منتقل كنيد

نحوه ي انجام اين كار را نشان مي دهد سپس دكمه Nextرا كليك كنيد .در صورت تمايل با كليك روي دكمه ي  Finish درهمين مرحله مي توانيد ,يك گزارش ساده را مشاهده كنيد

در پنجره ي بعدي مي توانيد در صورت تمايل براي گروه بندي ركوردها فيلدهايي را انتخاب كرده و به كادر سمت راست منتقل كنيد و سپس دكمه Next را كليك كنيد .

در صورت عدم تمايل به گروه بندي بدون انتخاب فيلدها روي دكمه ي Next كليك كنيد. همچنين مي توانيد مراحل ساخت گزارش را بدون ادامه دادن مراحل بعدي با كليك روي دكمه ي Finish به پايان برسانيد