۹۵/۵/۱۳، ۰۸:۴۰ عصر
گزارش Report چیست؟
گزارش روشي براي استخراج و نمايش تمام يا بخشي از اطلاعات موجود در بانك اطلاعاتي است . قابليت مهم گزارش امكان چاپ اطلاعات با ساختار و چيدماني است كه مورد نظر كاربر است . به اين معني كه كاربر تعيين ميكند كه چه فيلدهايي در كجاي صفحه و با چه ويژگيهايي چاپ شوند
ايجاد گزارش ساده با استفاده از ابزار Report
استفاده از ابزار Report ساده ترين و سريعترين روش براي ايجاد گزارش است. با اين ابزارمي توان به سهولت و سرعت از روي جدول يا پرسوجويي كه در نماي DataSheet باز شده است يك گزارش ايجاد كرد زيرا با استفاده از اين ابزار Access هيچ سوالي ازكاربر در ساخت اين نوع گزارش نمي پرسد و به سرعت كل جدول را در قالب چاپي نمايش ميدهد. براي ايجاد گزارش با اين روش مراحل زير را دنبال كنيد:
- جدول يا پرس وجوي مورد نظرخود را در نماي DataSheet بازكنيد
- از گروه Reports در زبانه Create روی ابزار Report
كليك كنيد
گزارش نمايش داده شده وعنواني همنام با جدول يا پرسوجوي انتخاب شده براي گزارش درنظر گرفته ميشود. براي ذخيرهي گزارش روي نام آن كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي Save را انتخاب نمایید یا از نوار Access روي دكمه ي
کلیک کنید
درپنجره ي باز شده دركادر Report Name نامي را براي گزارش تايپ كنيد و دكمه ok کلیک کنید
شناخت نماهاي گزارش
چهارنما براي كار با گزارش ها وجود دارد كه هركدام كاربرد خاصي دارند و در مواقع مورد نياز از آنها استفاده مي شود . اين نماها عبارتند از:
- Design View
- Layout View
- Report View
- Print Preview
نمای Print Preview يا پيش نمايش چاپ دقيقا آنچه را كه بايد چاپ شود نشان ميدهد. اين نما لبه هاي كاغذ را در صفحه نمايش مشخص ميكند بنابراين حاشيه هاي واقعي را مي توان در اين نما مشاهده كرد. اين نما به منظور اطمينان از درستي و بي نقص بودن گزارش هنگام چاپ به كارميرود زيرا آنچه قرار است روي كاغذ ديده شود را نشان ميدهد.در اين نما نمي توان گزارش را ويرايش كرد.
با بازشدن گزارش در اين نما زبانه PrintPreview ظاهرميشود.اين زبانه شامل ابزاري براي انجام عمليات مختلف روي گزارش است
نماي Report View
اين نما نيز تقريبا هرآنچه كه بايد چاپ شود را نشان مي دهد اما لبه هاي كاغذ را در صفحه نمايش مشخص نمي كند بنابراين حاشيه هاي واقعي را نمي توان مشاهده كرد. مثلا اگرمقداري خارج از كاغذ قرار گرفته باشد كاربردراين نما نمي تواند اين موضوع را تشخيص دهد. دراين نما نيز نمي توان گزارش را ويرايش كرد
نماي Layout View
ظاهراين نما مشابه نمای Report View است ولي تفاوتهاي زيادي بين اين دو نما وجود دارد. علاوه بر اينكه امكان صفحه آرايي و تغيير چيدمان گزارش دراين نما دراختيار كاربر قرار مي گيرد , كاربر مي تواند عملياتي نظيرقالب بندي محتواي گزارش مانند تغيير قلم رنگ سايز ترازبندي وغيره را انجام دهد.همچنين مرتب سازي ركوردها گروهبندي آنها و انجام عمليات محاسباتي نظيرمجموع و ميانگين روي ركوردها در اين نما امكان پذيراست.
علاوه براين مي توان با استفاده از قابليت AutoFormat در اين نما از قالب بنديهاي آماده براي تعيين رنگ و طرح زمينه ي گزارش استفاده نمود
![[تصویر: do.php?img=1777]](http://romaak.ir/up/do.php?img=1777)
ظاهراين نما مشابه نمای Report View است ولي تفاوتهاي زيادي بين اين دو نما وجود دارد. علاوه بر اينكه امكان صفحه آرايي و تغيير چيدمان گزارش دراين نما دراختيار كاربر قرار مي گيرد , كاربر مي تواند عملياتي نظيرقالب بندي محتواي گزارش مانند تغيير قلم رنگ سايز ترازبندي وغيره را انجام دهد.همچنين مرتب سازي ركوردها گروهبندي آنها و انجام عمليات محاسباتي نظيرمجموع و ميانگين روي ركوردها در اين نما امكان پذيراست.
علاوه براين مي توان با استفاده از قابليت AutoFormat در اين نما از قالب بنديهاي آماده براي تعيين رنگ و طرح زمينه ي گزارش استفاده نمود
برخي از عمليات كه در نماي Layout روي ركوردها قابل اجراست عبارتند از :
- مرتب كردن ركوردها براساس يك فيلد
براي اين كار روي ستون مورد نظر كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي Sort A to Z را برای مرتب سازي صعودي(از كوچك به بزرگ) و Sort Z to A را براي مرتب سازي نزولي(ازبزرگ به كوچك ) انتخاب كنيد
- انجام محاسبات
در نمای Layout ميتوان عملياتي همچون محاسبهي مجموع , ميانگين وتعيين كمترين و بيشترين مقدار را روي فيلدهاي عددي (مثل معدل) انجام داد. همچنين محاسبه تعداد ركوردها نيز براي انواع فيلدها قابل انجام است
از دو روش مي توان براي انجام محاسبات استفاده كرد:
از دو روش مي توان براي انجام محاسبات استفاده كرد:
- بعد از انتخاب ستون مورد نظر ,كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي Total را انتخاب و از زير منوي حاصل يكي از گزينه هاي Max و Min, Count Records, Average, Sum را انتخاب كنيد كه به ترتيب براي محاسبه ي مجموع ,ميانگين ,تعداد ركوردها ,كمترين مقدار و بيشترين مقدار به كار مي رود . پس از انجام محاسبه نتيجه در زير همان ستون درج مي شود
- روش ديگربراي انجام اين گونه محاسبات استفاده از گزينه ي Totals در گروه Grouping & Totals واقع در زبان Format است. بعد از انتخاب فيلد مورد نظر در گزارش روي اين گزينه كليك كنيد و از منوي ظاهر شده دستور محاسباتي مورد نياز را انتخاب كنيد
آرامشت را به هیچ کس و هیچ چیز وابسته نکن تا همواره در آرامش باشی...