آشنایی با هوش تجاری و مفاهیم آن

[farnaz]

هوش تجاری (Business intelligence یا همان BI) یک اصطلاح کلی است که به تعداد زیادی برنامه و نرم‌افزار مورد استفاده برای پردازش و تحلیل اطلاعات خام یک شرکت اطلاق می‌شود. هوش کسب و کار در واقع از نظام به هم پیوسته‌ی فعالیت‌های مرتبط با همی چون داده کاوی، پردازش تحلیلی آنلاین، تحقیق و گزارش تشکیل شده است. این مقاله در چند پست منتشر شده و کمک می کند تا بیشتر با مفهوم هوش تجاری آشنا شوید.

فناوری های نوین با سرعتی سرسام آور در حال پیشرفت هستند، به طوری که جوامع به صورت عام و بازار به صورت خاص با شتابی وصف ناپذیر به دنبال ترفند هایی می گردند که بقایشان را در این عرصه آشفته و متلاطم تضمین کنند. سازمانها باید بپذیرند که فلسفه حیاتشان تغییر کرده است و دیگر زنده بودن به معنای رسیدن به وضعیت سوددهی مداوم نمی تواند باشد و باید به دنبال رقابت و ابزار آن باشند، چرا که امروزه کمتر شرکتی در این عرصه به صورت سنتی و به دور از قواعد جدید بازی کسب و کار، به تلاش ادامه می دهد و برای اینکه بتوان پا به پای رقبا باقی ماند یا شاید بسختی و با مهارت بسیار بتوان یک قدم از آنها پیش گرفت، می بایست به قواعد جدید بازی کاملا مسلط بود تا شاید روزی بتوان خود را یک قاعده جدید انگاشت. بنابراین تسلط بر فناوریهای جدیدی مانند هوش تجاری در کسب و کارها یک الزام و ضرورتی اجتناب ناپذیر تلقی می شود. هدف نیز چیزی جز یادآوری روند روبه رشد و توقف ناپذیر نوآوری در فناوری و دگرگونی در نحوه کسب و کارها نیست؛ تحولی که در این انقلاب صورت پذیرفته است و دگرگونیهایی که در رویه تغییرات موجبات بروز اختلافات و پیدایش شکافهای عمیقی را بین فرداها با امروز فراهم آورده و خواهد آورد.

تعریف هوش تجاری

تعاریف زیادی برای هوش تجاری وجود دارد، اما به طور کلی هوش تجاری به عنوان یک رویکرد جدید در معماری سازمانی مطرح شده است که این معماری بر اساس سرعت در تحلیل اطلاعات به مدیران جهت اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند کسب و کار در حداقل زمان ممکن کمک می کند. هوش تجاری یک چارچوب کاری شامل فرایندها، ابزار و فناوری های مختلف است که برای تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش مورد نیاز هستند، که با استفاده از همین دانش مدیران قادر به تصمیم گیری بهتر می شوند و در نتیجه عملکرد سازمان خود را بهبود می بخشند.
با پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری فاصله موجود بین مدیران میانی و مدیران ارشد از دیدگاه ارتباط اطلاعاتی از میان خواهد رفت و اطلاعات مورد نیاز مدیران در هر سطح، در لحظه و با کیفیت بالا در اختیار آنها قرار خواهد گرفت. همچنین کارشناسان و تحلیل گران می توانند با استفاده از امکانات ساده، فعالیتهای خود را بهبود بخشند و به نتایج بهتری دست پیدا نمایند.
احساس نیاز به وجود یک سیستم هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش های زیرین منتقل می گردد. مهم ترین نیاز یک مدیر، تصمیم گیری است. فرآیند تصمیم گیری می تواند به سه بخش کلی تقسیم شود که عبارتند از:

• دسترسی، جمع آوری و پالایش داده ها و اطلاعات مورد نیاز.
  
• پردازش، تحلیل و نتیجه گیری براساس دانش.
  
• اعمال نتیجه و نظارت بر پیامد های اجرای آن.
  

در هر یک از موارد فوق، سازمانهای قدیمی که از هوش تجاری استفاده نمی کنند، دارای مشکلاتی هستند که اغلب از عواملی چون حجیم بودن داده ها، پیچیدگی در تحلیلها و ناتوانی در ردگیری نتایج فرایندها و پیامدهای تصمیمات گرفته شده، نشات می گیرند. هوش تجاری با کمک به حل مشکلات فوق، به دلیل ساختاری که در سازمان به وجود می آورد، فرصتهای جدیدی نیز برای رشد سازمان ایجاد می کند و نه تنها عامل حذف مشکلات است، بلکه با صرفه جویی در زمان و هزینه، شرایط کاری را دگرگون می سازد.

مراحل هوش تجاری

اگر مراحل هوش تجاری را به صورت شکل شماره 1 در نظر بگیریم:

1. منابع داده در مرحله اول جمع آوری می شوند. این منابع می تواند داده های انواع پایگاه داده یا اطلاعات نرم افزارهای موجود را در بر بگیرد.
   
2. اطلاعات جمع آوری شده طی فرایند ETL در پایگاه داده تحلیلی یا همان انبار داده بارگذاری می شود.
   
3. داده در پایگاه داده تحلیلی در بخش های مجزایی به نام داده گاه قرار می گیرد.
   
4. در مرحله بعد هوش تجاری وارد عمل شده و روی اطلاعات طبقه بندی شده تجزیه و تحلیل انجام می دهد.
   
5. در نهایت اطلاعات جهت انتشار به ابزارهای سطح بالا تحویل داده می شود.
   

کلیات هوش تجاری

هوش تجاری یا هوش کسب و کار که قالب عمده تری را مانند استفاده‌های تجاری و غیر تجاری (نظامی و غیر‌انتفاعی) در بر دارد، عبارت است از بُعد وسیعی از کاربردها و تکنولوژی برای جمع آوری داده و دانش جهت زایش پرس و جو در راستای آنالیز بنگاه برای اتخاذ تصمیمات تجاری دقیق و هوشمند. یک هوش تجاری براساس یک معماری بنگاه تشکیل شده است و در قالب پردازش تحلیلی برخط به تحلیل داده های تجاری و اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند می‌پردازد. هوش تجاری، نه به عنوان یک محصول و نه به عنوان یک سیستم، بلکه به عنوان یک معماری و رویکردی جدید موردنظر است که البته شامل مجموعه ای از برنامه های کاربردی و تحلیلی است که به استناد پایگاههای داده عملیاتی و تحلیلی به اخذ و کمک به تصمیم گیری برای فعالیتهای هوشمند تجاری و کسب و کار می پردازند. اما هوش تجاری از دیدگاه های دیگر:

• از نظر معماری و فرآیند به هوش تجاری به عنوان یک چارچوب که عامل افزایش کارایی سازمان و یکپارچگی فرایندها و نهایتا بر فرایندهای تصمیم گیری در سطوح مختلف سازمانی متمرکز است، نگریسته می شود.
  
• بازار هوش تجاری را ابزاری برای برتری رقابتی و پایشگر و تحلیلگر بازار و مشتریان می داند.
  
• از نقطه نظر فناوری نیز هوش تجاری یک سیستم هوشمند است که با پردازش دقیق داده ها، نقطه دخالت سخت افزار و نرم افزار در مغز افزار ها به حساب می آید.
  
• ولی به بیان ساده تر هوش تجاری چیزی نیست مگر فرایند بالابردن سود دهی سازمان در بازار رقابتی با استفاده هوشمندانه از داده‌های موجود در فرایند تصمیم گیری.
  

در صورتی که مفهوم هوش تجاری بدرستی درک و منتقل نگردد، موجب می شود تا انتظارات مدیران به صورت ناگهانی افزایش یابد و برآورده نشدن این توقعات مواردی را از جمله سلب اطمینان افراد و بویژه مدیران از این سیستم به دنبال خواهد داشت؛ چرا که هوش تجاری فقط به دنبال کوتاه کردن مسیر های پرس و جو در داخل اطلاعات است و خود مستقلا و بدون نیاز به اطلاعات مناسب قادر به ارائه پیشنهاد یا راهکاری نیست.

[farnaz]

اجزا و مهارت های لازم برای ارتقای هوشمندی کسب و کار

برای اینکه یک سیستم با هوش تجاری بدرستی عمل کند، با شناخت موقعیتها که چه اطلاعاتی در اختیار چه افرادی قرار گیرد، باید روابط بین افراد و اطلاعات و روند اجرای پروسه ها بدقت مورد بررسی قرار گیرد.
هوش تجاری در سازمان، کلیه کاربران و همینطور روابط بین آنان را در نظر دارد تا زنجیره ارزش بنگاه به صورت کامل پوشش داده شود و فرایندی از قلم نیفتد.
برای اجرای هر گونه فرایند بهبود در سازمان می بایست مهارتهایی خاص آن فرایند ترتیب داده شود که البته برای فرایندهای کلان نظیر هوشمندی کسب و کار دقت نظر خاصی مورد نیاز است.
مهارتهای کسب و کار اعم از روال کسب و کار و ارتباط با استراتژی سازمانی به همراه فرایندهای دگرگون‌سازی است، که در تعیین خط مشی سازمانی بسیار حائز اهمیت است. مهارتهای فناوری اطلاعات که به صورت فنی به مدیریت تغییر کمک می‌کند و پشتیبان متدولوژی های تحلیل است نیز می بایست، در سازمان به حدی کافی موجود باشد. مهارت دیگری باعنوان مهارتهای تحلیلی شامل خلاصه سازی تحلیل و کاوش و تشریح درست، به اندازه سایر مهارتها قابل ملاحظه است که این سه نوع مهارت در برخی بنگاهها دارای یک مرکز تلاقی هستند که آن دقیقا مرکز ارتقای هوشمندی کسب و کار تلقی می شود و هرچه وسیع تر باشد، مسلما هوشمندی کسب و کار در سازمان بیشتر و هرچند کوچکتر باشد هوشمندی در آن کسب و کار کمتر وجود دارد. البته در برخی از سازمانها که جزیره‌ای عمل می‌کنند محدوده هریک از این مهارت هرچند که وسیع باشند، ولی هیچ همپوشانی ندارند و مسلما اجرای اینگونه طرحها (هوش تجاری) در این سازمانها تعریفی ندارد، چون شرط اصلی استفاده از فناوری نوین هوش تجاری، کار در محیط رقابتی است و شرکتهایی که به صورت جزیره ای عمل می کنند، اصولا در این محیط نمی توانند وارد شوند.

اگر سازمان در لایه های زیرساختی و تراکنشی خود از فناوری استخراج و انتقال و تبدیل داده ها استفاده کند و بستری از هوش تجاری را در تکنولوژی داده کاوی فراهم آورده باشد و همچنین ابزار BI را مبتنی بر فناوری اطلاعات و مشتری‌گرایی به کار گیرد، هوشمندی در این کسب و کار کارآمد خواهد بود.
چنانچه در بستر BI از استانداردها و برنامه های کاربردی، استراتژیک، عملیاتی، تحلیلی نیز استفاده شود، هوشمندی در این کسب و کار اثربخش است. زمانی هوشمندی نقش اهرمی را در کسب و کار به عهده می گیرد که عملکرد به دقت ارزیابی شود و فرهنگ سازی در بین کاربران آغاز شده باشد. درنهایت برای تحقق این هدف می بایست متدولوژی BI و مهارتهای آن در بدنه سازمان مستقر شود.
هنگامی که سازمان به سمت اهداف جهانی سازی با استفاده از مجازی شدن متمایل شود و پا از ساختمانهای فیزیکی به عرصه مجازی نهاده شود، می تواند روند اجرای فرایندهای درون سازمان خود را به حد اعلا شفاف و نقش هوشمندی را یک نقش رقابتی سازد، بنابراین با این نقطه قوت با رقبا به رقابت بپردازد.

اهمیت استراتژیک هوش تجاری در تصمیمات سازمان

رشد تصمیم گیری سازمان معمولا بدین ترتیب است که پایین ترین سطح انجام فعالیتهای تجاری یک سازمان، سطح عملیاتی است که فرایند در دفعات بالا و معمولا به صورت تکراری در رده های پایین سازمان انجام می شود و معمولا با حجم کمی از داده ها سر و کار دارند. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل ساخت یافته و توسط مدیران رده پایین اتخاذ می شود. نتایج حاصل از این تصمیمات، تاثیرات کوتاه مدت و خرد در سازمان دارند.
سطح تاکتیکی در سازمان مربوط به عملیاتی است که در حوزه مدیران میانی انجام می شود. این عملیات می تواند شامل پیگیری عملیات در سطح پایین، نحوه انجام آن، گزارش گیری و نهایتا جمع بندی داده‌های مفید برای اتخاذ تصمیمات میان مدت سازمان باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطح غالبا در حوزه مسائل نیمه ساخت یافته و توسط مدیران میانی اتخاذ می شود و نهایتا بالاترین سطح استراتژیک مربوط به تصمیم گیریهای کلان سازمان است که توسط مدیران رده بالا اتخاذ می‌شود. این نوع استفاده‌ها در دفعات کم و در دوره های طولانی انجام می شود، اما ممکن است با حجم بالایی از اطلاعات و پردازشها همراه باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل غیر ساخت یافته و توسط مدیران ارشد انجام می شود و نتایج حاصله تاثیرات بلند مدت و کلانی در مسیر حرکت سازمان دارند.

کاربرد هوش تجاری در سطح استراتژیک را می توان به نوعی برای کمک به افزایش کارایی کلی سازمان و بهینه سازی فرایندها در کنار یکدیگر، در نظر گرفت. این سیستم ها روی برخی ویژگیهای مهم مالی و سایر پارامترهای مهم دیگر در افزایش کارایی سازمان متمرکز می شوند. بدیهی است که سیستم در این سطوح می‌بایست فرایندهای خارجی سازمان را نیز در بر بگیرد. خصوصیات مختلف برنامه‌های کاربردی در مقاطع مختلف سازمان، باعث ایجاد تفاوتهایی در ابزارها، تکنیک ها و زیرساختهای مورد نیاز برای هر یک از آنها می شود. استفاده از ابزارهای تحلیلی و هوشمند بیشتر در سطح بالا انجام می شود که نیازمند پردازشهای بالا با میزان دسترسی انبوهی از اطلاعات در سطوح استراتژیک و تاکتیکی بیشتر از عملیاتی است. بخش عملیاتی هوش تجاری بیشتر وظیفه جمع آوری اطلاعات و ذخیره سازی آنها را در و یا پایگاه داده های خصوصی بر عهده دارد.

[farnaz]

اهمیت استراتژیک هوش تجاری در تصمیمات سازمان

رشد تصمیم گیری سازمان معمولا بدین ترتیب است که پایین ترین سطح انجام فعالیتهای تجاری یک سازمان، سطح عملیاتی است که فرایند در دفعات بالا و معمولا به صورت تکراری در رده های پایین سازمان انجام می شود و معمولا با حجم کمی از داده ها سر و کار دارند. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل ساخت یافته و توسط مدیران رده پایین اتخاذ می شود. نتایج حاصل از این تصمیمات، تاثیرات کوتاه مدت و خرد در سازمان دارند.
سطح تاکتیکی در سازمان مربوط به عملیاتی است که در حوزه مدیران میانی انجام می شود. این عملیات می تواند شامل پیگیری عملیات در سطح پایین، نحوه انجام آن، گزارش گیری و نهایتا جمع بندی داده‌های مفید برای اتخاذ تصمیمات میان مدت سازمان باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطح غالبا در حوزه مسائل نیمه ساخت یافته و توسط مدیران میانی اتخاذ می شود و نهایتا بالاترین سطح استراتژیک مربوط به تصمیم گیریهای کلان سازمان است که توسط مدیران رده بالا اتخاذ می‌شود. این نوع استفاده‌ها در دفعات کم و در دوره های طولانی انجام می شود، اما ممکن است با حجم بالایی از اطلاعات و پردازشها همراه باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل غیر ساخت یافته و توسط مدیران ارشد انجام می شود و نتایج حاصله تاثیرات بلند مدت و کلانی در مسیر حرکت سازمان دارند.

کاربرد هوش تجاری در سطح استراتژیک را می توان به نوعی برای کمک به افزایش کارایی کلی سازمان و بهینه سازی فرایندها در کنار یکدیگر، در نظر گرفت. این سیستم ها روی برخی ویژگیهای مهم مالی و سایر پارامترهای مهم دیگر در افزایش کارایی سازمان متمرکز می شوند. بدیهی است که سیستم در این سطوح می‌بایست فرایندهای خارجی سازمان را نیز در بر بگیرد. خصوصیات مختلف برنامه‌های کاربردی در مقاطع مختلف سازمان، باعث ایجاد تفاوتهایی در ابزارها، تکنیک ها و زیرساختهای مورد نیاز برای هر یک از آنها می شود. استفاده از ابزارهای تحلیلی و هوشمند بیشتر در سطح بالا انجام می شود که نیازمند پردازشهای بالا با میزان دسترسی انبوهی از اطلاعات در سطوح استراتژیک و تاکتیکی بیشتر از عملیاتی است. بخش عملیاتی هوش تجاری بیشتر وظیفه جمع آوری اطلاعات و ذخیره سازی آنها را در و یا پایگاه داده های خصوصی بر عهده دارد.

تکنيک‌های تسهيل تصميم گيری هوش تجاری

در هر دقیقه، دوهزار صفحه مطلب علمی به حجم اطلاعات شبکه اینترنت افزوده می‌شود. هر روز بیش از سیصد میلیون صفحه در اینترنت ارسال می‌شود و تقریبا 5 سال طول می‌کشد که بتوان مقالات و مطالب به روز شده در 24 ساعت را به تمامی خواند. بنابراین تمام اطلاعات از چنین نرخ رشدی برخوردارند. در بخشهای تحقیق و توسعه اغلب یک گروه چند نفری شروع به جمع آوری اطلاعات مورد نیاز می‌کنند و شاید اطلاعاتی مشابه، اما با نامهای مختلف را بایگانی کنند و معمولا چندین و چند بار در این گروهها دوباره و چند باره کاری اتفاق می‌افتد.
در عصری که زمان، کلید اصلی در تجارت است، شرکتها به استفاده از ابزارهای اطلاعاتی روی آورده اند تا بتوانند اطلاعات مورد نظر را بسرعت ازمنابع استخراج کنند هوش تجاری در امر تصمیم گیری در سطوح مختلف سازمان بویژه سطوح مدیران ارشد با تحلیل اطلاعات و روشهای پرس و جو تسهیلات زیادی را فراهم می کند که متداولترین این روشها به قرار زیر است:

• On-Line Analytical Processing - OLAP
  
• On-Line Transaction Processing - OLTP
  
• Data Warehousing - DW
  
• Data Mining - DM
  
• Intelligent Decision Support System - IDSS
  
• Intelligent Agent - IA
  
• Knowledge Management System - KMS
  
• Supply Chain Management - SCM
  
• Customer Relationship Management - CRM
  
• Enterprise Resource Planning - ERP
  
• Enterprise Information Management - EIM
  

لازم به ذکر است، صرف وجود تمام این تکنیک ها در سطح سازمان بدون در نظر داشتن فرهنگ سازمان و رویکرد سیستمی موجود بین کارکنان نمی‌تواند موید هوشمندی کسب و کار آن سازمان باشد. به همین علت است که برای هوش تجاری از کلمات استقرار و پیاده سازی استفاده می کنند نه از کلمه نصب؛ چراکه عواملی دیگر نیز غیر از بسته های نرم افزاری در درست کار کردن هوش تجاری موثرند و به همین منظور در تعاریف آن را رویکرد معماری نوین نامیده اند، زیرا از ابتدای فرایند تدوین داده ها تا مراحل ذخیره سازی و فراخوانی مجدد و استخراج دانش مورد نیاز، هوشمندی، رفتار محسوس و ملموس است.
مواردی مانند زیرساختهای سازمان و یا فرهنگ سازمان در پیاده‌سازی هوش تجاری بسیار نقش قابل ملاحظه و حساسی را ایفا می کنند برای موفقیت در استقرار و کارایی یک سیستم BI در یک سازمان باید برخی موارد از ریشه های فرهنگی سازمان تغییر کند، چون این موارد در میزان بهره‌وری سیستم هوش تجاری نقش بسزایی خواهند داشت. برخی موارد مانند تلقی سازمان از اطلاعات که به عنوان یکی از مهمترین منابع سازمانی محسوب می‌شود و نوآوری که در سازمان باید بخشی از کار تجاری سازمان تلقی شود و نوع تفکر سازمان در مورد اطلاعات و نوآوری مسلما در بسته‌های نرم‌افزاری وجود ندارند، بلکه باید در لابه لای لایه‌های زیرساخت سازمان فرهنگ سازی و لحاظ گردند.

عوامل موثر بر هوش تجاری سازمان

همانطور که یک رویکرد سیستمی دقیق و به روز مانند هوش تجاری می تواند بر کارایی و عملکرد سازمان تاثیرات زیادی بگذارد، بسیاری از عوامل نیز بر میزان کارایی هوش تجاری سازمان تاثیر گذارند، از جمله این عوامل می توان به مشتریان، رقبا، شرکا تجاری، محیط اقتصادی و کارکنان داخلی اشاره کرد. با توجه به این نکته که هیچ کسب و کاری بدون مشتری معنا ندارد، پایش رفتار مشتریان و مخصوصا شناسایی آنان از حیث دائمی یا موقتی بودن می تواند در پیش بینی میزان دقیق عرضه و تنظیم میزان تقاضا بسیار کارامد واقع شود. بنابراین تکنیک‌های سیستم های حمایت تصمیم‌گیری هوشمند و مدیریت ارتباط با مشتری که در متن معماری هوش تجاری نهفته است، می توانند روند حرکت سازمان را با عقاید و علایق مشتریان همگام کنند. نداشتن اطلاعات کافی در رابطه با مشتریان مانند اینکه: مشتریان واقعی چه کسانی هستند؟ این مشتریان چه کالاهایی و در چه زمانی می‌خرند؟ چگونه می توان الگوهای خرید مشتری را استخراج کرد؟ چگونه می‌توان میزان وفاداری مشتری را بالا برد؟، معضلات فراوانی را در اجرای چنین رویکردهای نوینی به بار خواهد آورد.
با توجه به این منطق که اگر به هر تحلیلگری در قالب سیستم یا سازمان، اطلاعات ناقص یا اشتباه وارد شود، خروجی آن هرگز قابل ارزیابی مطلوب نخواهد بود و اگر بهترین ساز و کارها در اختیار افراد نا مناسب قرار گیرد، مطمئنا ضمن کاهش عمر مفید کاری آنها، کارایی قابل توجهی هم نخواهند داشت، پس با توجه به آثار هوش تجاری بر سازمان باید بر تاثیرات عوامل متعدد داخلی و خارجی سازمان بر هوش تجاری مطالعه کرد تا سازمان باوجود صرف هزینه و زمان هنگفت برای ایجاد تغییرات کلی، در خروجی دچار خسارات جبران ناپذیری نشود؛ چراکه تصمیمات اساسی و استراتژیک در سازمانها با بهبود قسمتی از آن بسیار متفاوت است. این تصمیمات استراتژیک روند تفکر و حرکت سازمان را به کل تغییر می‌دهند و در صورت شکست، رجوع به نقطه اول و اصلاح اشتباهات یا تغییر جدید امکان پذیر نیست، زیرا تغییر فرهنگ سازمانی و نگرش افراد مستلزم برداشتن گامهای طولانی مدت و برنامه‌ریزی شده است. بنابراین کم تخمین زدن تاثیرات عوامل به نظر کوچک می تواند پایان یک راه امیدوارکننده و روشن را تیره و تار کند. ممکن است سازمانها در مواردی مشابه باشند، ولی هرگز دقیقا عملکرد یکسانی نداشته باشند و حتی اگر عملکردشان نیز بسیار به هم مشابه باشد، محیط فعالیت متفاوت یا خاص باشد و با توجه به سایر موارد باید اینگونه معماریهای بنیادین را طبق زیرساختها و ویژگیهای سازمان، طراحی، برنامه‌ریزی و پیاده سازی کرد.

اهداف

همانطور که از تعاریف متعدد استنباط می شود، هوش تجاری در قالب هر تعریفی به دنبال افزایش سودآوری سازمان با استفاده از اتخاذ تصمیمات هوشمند و دقیق است و به طور اعم می توان اهداف زیر را برای این رویکرد نوین عنوان کرد:

1. تعیین گرایشهای تجاری سازمان که موجب می شود تا سازمان بدون اتلاف وقت و هزینه و انرژی در سایر مسیرها به دنبال اهداف کلان و اساسی خود متمرکز شود.
   
2. تحلیل عمیق محیط های پیرامونی کسب و کار.
   
3. افزایش کارایی سازمان در امور داخلی و شفاف سازی رویه فرایندهای کلیدی.
   
4. تسهیل در تصمیم گیری که جزء اهداف اساسی هوش تجاری محسوب می‌شود.
   
5. پیش بینی بازار که می تواند قبل از اینکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جدید به وجود آمده در بازار را عاید سازمان کند.
   
6. بالابردن سطح رضایتمندی مشتریان که می تواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن این اعتماد و رضایتمندی معضلاتی را برای بنگاه به همراه دارد.
   
7. شناسایی مشتریان دائمی که وفادارند، می توان با پیگیری رفتار آنان، جهت‌گیریهای کلان و استراتژیک را انجام داد.
   
8. تقسیم بندی مشتریان و متعاقبا ایجاد تنوع در روش برخورد با هرگروه از مشتریان.
   
9. استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان.
   
10. تشخیص زود هنگام خطرات قبل از اینکه سازمان را به مخاطرات جدی بکشاند و شناسایی فرصتهای کسب و کار قبل از اینکه رقبا آن را تصاحب کنند.
    

با توجه به موارد فوق می توان گفت که احساس نیاز به وجود هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخشهای زیرین منتقل می شود، ولی برای ایجاد آن می‌بایست از پایین‌ترین سطوح و لایه ها شروع کرد. مهمترین نیاز یک مدیر، داشتن اطلاعات دقیق برای اتخاذ تصمیم درست است.

[farnaz]

داشبورد چیست؟

در سیستم های اطلاعات مدیریت، داشبورد ارائه گرافیکی مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص است؛ که در یک صفحه با دقت و نظم چیده شده اند، تا مدیران بتوانند با یک نگاه وضعیت موجود را نظارت کنند.
داشبورد معمولا از مجموعه ای از عناصر گرافیکی تشکیل شده است و قادر به پیوستن به منابع متنوع می باشد، یعنی اطلاعات را از بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه، نمایش می دهد.داشبورد می تواند برای تمامی بخش های سازمان در نظر گرفته شود، مثل: منابع انسانی، استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره.
داشبوردهای مدیریتی تا حدودی شبیه داشبورد اتومبیل هستند که میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و… را در یک پنل کوچک، جلوی چشم راننده ارائه می دهد، همچنین مدیران می توانند، میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی و هزینه های جاری و هر اطلاعات دیگری که در مورد شرکت خود نیاز دارند را در یک صفحه در قالب تصویر و نمودارهای مختلف مشاهده کنند.
چیزی که در بین داشبورد مدیریتی و داشبورد خودرو مشترک است این است که در هر دو شاخص های عملکردی کلیدی که برای کاربر حیاتی است را نمایش می دهند. سازماندهی و ارائه اطلاعات را به عهده دارند و باعث می شوند اطلاعات آسان خوانده و مشاهده شوند.
داشبورد هنگامی که درست طراحی شده باشد می تواند ابزاری قدرتمند و منحصر به فرد برای نظارت بر عملکرد سازمان در یک نگاه باشد. اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوری می کند، امکان پیش بینی آینده را فراهم می سازد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار می دهد، دسترسی به اطلاعات کسب و کار را آسان می کند و اغلب بهترین راه برای به دست آوردن بینش به عملیات و عملکرد سازمان است. با استفاده از داشبورد، مدیران و مدیران ارشد سازمان ها می توانند به سادگی در یک محیط پویا و ساده، بر شاخص های عملکردی سازمان، بخش یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند.

مزایای داشبوردهای کسب وکار

• دسترسی به اطلاعات حیاتی کسب و کار
  
• ساده بودن و درک سریع بصری
  
• برجسته سازی نقاط کلیدی مانند ماکزیمم، مینیمم، خارج از رنج و بحرانی
  
• حذف جزئیات تا حد امکان
  

داشبوردها بر شاخص های کلیدی عملکرد و موارد خاص تمرکز می کنند و اطلاعات مورد نیاز ما را در قالب نمودار و اجزای گرافیکی در اختیارمان قرار می دهند، اما به این معنی نیست که در داشبورد جدول وجود ندارد. با داشبورد سریع و ساده به اطلاعات مورد نیازمان دسترسی پیدا می کنیم و با یک نگاه کلی می توانیم آنها را درک کنیم. هدف ما از استفاده داشبورد دیدن تصویری از اطلاعات جهت تصمیم گیری برای رسیدن به اهداف در کمترین زمان است، اما برای دیدن جزئیات بیشتر در مورد یک موضوع مورد نظر، باید به گزارش های سنتی رجوع کرد، گزارش های سنتی عمق اطلاعات را نشان داده و نیاز به توجه و دقت عمیق تری دارند و عموماً ترکیبی از اعداد و جداول هستند اما، وجود نمودار در این گزارش ها موضوع بعیدی نیست.

طبقه بندی پروژه های هوش تجاری

در پیاده سازی پروژه های هوش تجاری

• اگر به دنبال داشبوردهای ابتدایی هستیم که در آنها اطلاعات ایستا نشان داده میشود، میتوان داشبورد های مزبور را در زمره داشبورد های ساده طلقی کرد.
  
• اگر به دنبال داشبورد های تعاملی که دارای اطلاعات دقیق میگردیم داشبورد های مزبور را در زمره داشبورد های نسبتا پیچیده قرار میگیرد.
  
• اگر به دنبال داشبورد هایی با قابلیت تعاملی بالا که به ما امکان تحلیل دقیق داده ها در عمق یا در اطراف را می دهد هستید این پروژه در طبقه داشبورد های پیچیده قرار میگیرد.
  

بسته به اینکه پروژه ی ما در کدام حوزه قرار میگیرد مراحل انجام کار میتواند تا حدودی خلاصه تر و یا تفصیلی تر باشد.

محدوده طرح اجرایی

در این طرح ما به دنبال پیاده سازی شاخصهای تعریف شده توسط کارفرما هستیم که با استفاده از ابزارهای مستقر موجود در سازمان پیاده سازی خواهد شد و در قالب داشبوردهای مربوطه تحویل کارفرما داده می شود. ایجاد پایگاه داده تحلیل – تجمیعی در محدوده طرح بوده و بر اساس متدولوژی مورد توافق و ابزار متناسب ایجاد می گردد. تهیه شناسنامه شاخص در محدوده پروژه بوده و اجزا آن بایستی به تائید کارفرما برسد. راهنمای کاربری داشبوردهای ایجاد شده در محدوده طرح بوده و به صورت مقتضی و مناسب به کارفرما ارائه می گردد. گزارشات آماری اولیه مانند (میانگین، مُد، میانه، واریانس، انحراف از استاندارد و رگرسیون) در حیطه تحلیل های مورد توافق می باشد.
هدف گذاری شاخص ها که از اهمیت بالایی برای شناسایی روند و سنجش میزان تحقق لازم است در محدوده این طرح نمی باشد. نصب و پیکره بندی ابزار هوش تجاری در محدوده این طرح نمی باشد. شناسایی آماره های ترکیبی مورد نیاز توسط کارفرما در ابتدای معرفی شاخص بایستی صورت پذیرد و در حیطه اختیارات و وظایف پیمانکار نمی باشد.

متدولوژی اجرای طرح

متدولوژی استقرار داشبوردهای هوش تجاری

رویکرد استقرار داشبوردهای هوش تجاری

فاز صفر: تعیین اهداف و حوزه پروژه

• شناخت مخاطبان و کاربران جهت تشکیل تیم
  
• جمع آوری و درک نیازها
  
• تهیه لیست شاخصهای کلیدی عملکردی
  

فاز اول: طراحی

• مشخص نمودن تعاملات کاربر
  
• تایید منابع داده برای هر جزء داده
  
• تعریف نحوه نگهداری داده ها
  
• تعریف جستجوگرهای مورد نیاز برای بازیابی هر یک از اجزاء داده ها
  
• تعیین مسیرهای ریز شدن
  
• طراحی معماری و ساختار کلی مکعب های OLAP
  

فاز دوم : ساخت و اعتبار سنجی

• ساختن داستان نما
  
• پیاده سازی پرسوجوها
  
• توسعه انباره های داده و مکعب
  
• امنیت پیکربندی
  
• اعتبار سنجی
  

فاز سوم : گسترش

• آموزش
  
• تحویل
  

فاز چهارم : نگهداشت

• جمع آوری بازخوردهای کاربران
  
• اعمال تغییرات
  

متدولوژی منتخب مشاور جهت استقرار هوش تجاری

به طور کلی زیر ساخت و معماری فنی هوش تجاری در هر سازمانی فارغ از گستردگی و پیچیدگی های آن دارای ساختاری به شکل زیر است:

فرآیند پیاده سازی هوش تجاری

متدولوژی منتخب مشاور جهت استقرار هوش تجاری

به ترتیب از سمت چپ نخست سیستم های اطلاعاتی وجود دارد که محل تولید و ذخیره داده های سازمانی میباشد. در اولین قدم میبایست که محل ذخیره سازی داده های مورد نیاز را روی سیستم های اطلاعاتی مختلف شناسایی کنیم.

ETL

در این فرآیند اطلاعات مورد نیاز از سیستمهای اطلاعاتی واکشی شده و بعد از پاکسازی در انبار داده ها ذخیره می گردد. نرم افزار مورد استفاده Microsoft SSIS می باشد.

نرم افزارهای واکشی، تغییر و بارگذاری

در آخرین رتبه گارتنر از نظر توان اجرایی در رتبه سوم و در حوزه چالشگران قرار دارد. دلیل این انتخاب میزان سازگاری بالا با دیتابیس مایکروسافت و سهولت دسترسی و منابع مطالعاتی گسترده می باشد.

انبار داده ها

سومین بخش دیتاورهاوس می باشد که محلی برای قرار گیری داده های واکشی شده از سیستم های اطلاعاتی به صورت خلاصه و تمیزکاری شده می باشد. این سرور نیز به صورت مستقل پیاده سازی شده و تحت مدیریت بانک اطلاعاتی مایکروسافت نگهداری می شود.

رتبه بندی پایگاه های داده ای

Microsoft SQL Server در آخرین رتبه بندی گارتنر در رتبه اول قرار گرفته است. برای ذخیره سازی داده ها معماری مختلفی وجود دارد که بسته به استراتژی های توسعه ای میتواند متفاوت باشد.

سرور هوش تجاری

چهارمین بخش مربوط به سرور هوش تجاری می باشد که این سرور نیز به صورت مستقل باید تهیه شده و نرم افزارهای مصور سازی هوش تجاری روی آن نصب شده باشد. نرم  QlikView می تواند یکی از انتخاب ها باشد.

رتبه بندی نرم افزارهای مصور سازی

نرم افزار کلیک ویو در آخرین رتبه بندی از نظر توان اجرایی در رتبه دوم و در حوزه رهبران پلتفرم های آنالیز داده قرار دارد.

انتشار اطلاعات

در آخرین بخش برای انتشار اطلاعات نیز از سرویس انتشار اطلاعات کلیک ویو استفاده می کنیم که مربوط به همان شرکت Qlik می باشد. این سرویس اطلاعات را به صورت تحت وب برای انواع پلتفرم ها انتشار می دهد.

شرح خدمات مشاوره

• مشاوره در زمینه تعیین شاخص های مورد نیاز و معرفی مدل های مرجع عملکردی
  
• مشاوره اصول آمار مهندسی و تعیین آماره ها
  
• شناسایی سیستم های اطلاعاتی مربوطه
  
• تهیه پرس و جوهای مورد نیاز
  
• ایجاد انبار داده استاندارد با استفاده از پایگاه داده¬ی استاندارد مایکروسافت
  
• مصورسازی و ایجاد داشبوردهای مورد نیاز با استفاده از نرم افزار کلیک ویو
  
• آموزش استفاده از داشبوردهای اطلاعاتی ایجاد شده به ذینفعان
  
• تهیه اسناد راهنمای کاربری
  
• ارائه برنامه زمانبندی شده پروژه استقرار
  
• ارائه مستندات از فازهای اجرای طرح
  

[farnaz]

جمع بندی کلی

شرکت‌ها از BI برای بهبود تصمیم‌گیری‌ها، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و کشف فرصت‌های تجاری جدید استفاده می‌کنند. BI چیزی فراتر از جمع‌آوری گزارشات و چیزی بیشتر از مجموعه‌ای از ابزارها برای به‌کارگیری هوشمندانه‌ی سیستم‌های تجاری است. مدیران فناوری شرکت‌ها از هوش کسب و کار برای شناسایی عملیات تجاریِ ناقصی که می‌توانند بستر خوبی برای باز‌مهندسی باشند استفاده می‌کنند. 

با وجود ابزارهای امروزیِ هوش کسب‌‌ و‌ کار، بهتر است افرادی که در کار تجارت هستند خودشان دست به کار شده و داده‌ها را تحلیل کنند و منتظر گزارش‌های پیچیده‌ی سیستم‌های فناوری اطلاعات نمانند. آزادسازی اطلاعات این امکان را به کاربران می‌دهد که تصمیمات تجاری‌ِشان را با پشتوانه‌ی اعداد قطعی و مشخص بگیرند؛ که در غیر این صورت مجبور می‌شدند تصمیمات‌شان را تنها بر اساس احساس درونی و شایعات اتخاذ کنند.

هر چند هوش تجاری امکانات زیادی فراهم می‌کند اما این محاسبات ممکن است بر اثر چالش‌های تکنیکی یا فرهنگی منحرف شوند. مدیران اجرایی باید از صحیح و کامل بودن داده‌هایی که به برنامه‌های BI وارد می‌شوند اطمینان داشته باشند تا کاربران بتوانند به آن اعتماد کنند.

چه نوع شرکت‌هایی از سیستم‌های هوش کسب‌ و‌ کار استفاده می‌کنند؟

رستوران‌های زنجیره‌ای از مهم‌ترین کاربران نرم‌افزار BI هستند. آنها از BI برای گرفتن تصمیمات راهبردی استفاده می‌کنند؛ تصمیماتی نظیر این که چه محصولات جدیدی را در منو قرار دهند، چه غذاهایی را حذف کنند و کدام شعبه‌های کم درآمد را تعطیل کنند. همچنین از BI برای مسائل تاکتیکی نیز استفاده می‌کنند، مثلا بررسی دوباره‌ی قراردادهایی که با شرکت‌های تأمین‌کننده‌ی مواد اولیه‌ی غذایی دارند یا برای بهبود شیوه‌های ناکارآمدی که تا الان به کار برده می‌شد. با توجه به شیوه‌ی کار عملیاتی رستوران‌های زنجیره‌ای و خاصیت مرکزی بودن سیستم BI برای کمک به آنها در اداره‌ی این کسب و کار، رستوران‌های زنجیره‌ای در صدر لیست همه‌ی صنایعی هستند که از ارزش واقعی این سیستم بهره‌مند می‌شوند.

یکی از اجزای اصلی هوش کسب و کار، تجزیه و تحلیل تجاری است. این عامل برای موفقیت بسیاری از شرکت‌ها در صنایع مختلف از جمله موفقیت تیم‌های ورزشیِ حرفه‌ای مهم است.

چه کسی باید شروع کند؟
به اشتراک‌گذاری در پروژه‌های BI اهمیت بسیار زیادی دارد. چون هر کسی که در این عملیات نقشی داشته باشد باید برای گرفتن تصمیمات مهمی مثل تغییر رویه، به همه‌ی اطلاعات دسترسی کامل داشته باشد. پروژه‌های BI باید به وسیله‌ی مدیران اجرایی اصلی شروع شوند ولی گروه بعدی که آن را به کار می‌برند فروشندگان هستند. از آنجا که شغل این افراد بالا بردن فروش است و به خاطر این توانایی‌شان حقوق می‌گیرند، آنها از هر ابزاری که کمک‌شان کند این کار را بهتر انجام بدهند استقبال می‌کنند. البته مشروط بر این که استفاده از این ابزار راحت و اطلاعات آن قابل اعتماد باشد.

کارمندان با کمک سیستم BI تغییرات فردی و گروهی‌شان را اصلاح می‌کنند که در نهایت باعث بهبود عملکرد تیم فروش می‌شود. وقتی مدیران اجرایی پیشرفت بزرگی در یک تیم نسبت به دیگر تیم‌ها می‌بینند، سعی می‌کنند گروه‌هایی که عقب مانده‌اند را به گروه‌های پیشرو برسانند. وقتی فروشندگان را با خودتان همراه کردید، دیگر راحت می‌توانید بقیه‌ی سازمان را هم به استفاده از BI تشویق کنید. آنها نقش مبلّغ را دارند و درباره‌ی قدرت این ابزارها و این که چطور BI زندگی آنها را بهتر می‌کند احساسات خود را بیان می‌کنند.

چطور باید سیستم BI را راه‌اندازی کرد؟
شرکت‌هایی که برای BI برنامه‌ریزی می‌کنند باید اول روش‌های تصمیم‌گیری‌شان را تجزیه و تحلیل کنند و علاوه بر توجه به اطلاعاتی که مدیران اجرایی احتیاج دارند (تا بتوانند سریع‌تر و با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرند)، باید به این نکته توجه کنند که این مسئولان ترجیح می‌دهند از چه روشی این اطلاعات در دسترس آنها قرار بگیرد. (مثلا به شکل یک گزارش یا یک جدول، به صورت آنلاین یا بر روی کاغذ) بحث‌هایی که موقع تصمیم‌گیری انجام می‌شود مشخص کننده‌ی این نکته است که شرکت‌ها باید چه اطلاعاتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و در برنامه‌ی BI خود منتشر کنند.

یک سیستم BI خوب، باید علت‌ها را بگوید. (مسائل پشت پرده را مشخص کند) صرف این که سیستم اطلاعاتی مانند میزان فروش امروز به این مقدار و سال آینده دقیقا در همین روز یک مقدار دیگر است را بدهد کافی نیست؛ بلکه باید علاوه بر آن، به ما بگوید که چه عواملی بر کسب و کار تأثیر گذاشتند که باعث تغییر این میزان فروش شدند.

مثل خیلی از پروژه‌های فناوری دیگر، اگر کاربران، فناوری را تهدیدی برای خود بدانند و در استفاده از آن تردید داشته باشند BI نتیجه‌ی دلخواه را نخواهد داد. وقتی صحبت از چیزی مثل BI است مدیر فناوری اطلاعات شرکت باید برای احساس کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوند به این دلیل که اگر به روش درست مورد استفاده قرار گیرد روش‌های مورد استفاده‌ی شرکت‌ها و چگونگی تصمیم‌گیری افراد را از پایه تغییر می‌دهد.

هفت قدم برای راه‌اندازی یک سیستم BI

1. اطمینان از اینکه پاک‌سازی داده‌ها انجام شده است (حذف داده‌های پِرت، برطرف کردن ناسازگاری‌ها، حذف داده‌های تکراری و…)
   
2. آموزش مؤثر کاربران
   
3. همه چیز را سریع پیش ببرید و به تدریج تعادل ایجاد کنید. برای تهیه‌ی یک گزارش بی‌نقص وقت‌تان را تلف نکنید. همان طور که کسب و کار به سمت تکامل پیش می‌رود، نیازها هم پیش می‌روند. گزارش‌هایی را که باارزش‌ترین اطلاعات را در اختیار می‌گذارند به سرعت انتخاب کنید و روی آنها کار کنید‌.
   
4. تمام تلاش‌تان را انجام دهید تا منبع داده‌های‌تان را از همان اول بسازید. خودتان را با یک استراتژی ناکارآمد برای به دست آوردن داده محدود نکنید.
   
5. قبل از شروع کار معنای نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری (ROI) را برای خودتان مشخص کنید. میزان سودی که انتظار دارید به دست بیاورید را تعیین کنید و هر فصل یا هر شش ماه یک بار بررسی کنید که تا چه حد این مقدار با واقعیت مطابقت دارد.
   
6. بر اهداف کسب‌ و کار تمرکز کنید.
   
7. به این دلیل که فکر می‌کنید به نرم‌افزار هوش کسب‌وکار احتیاج دارید آن را نخرید. هوش کسب‌‌وکار را با این ایده راه‌اندازی کنید که اعدادی وجود دارند که شما باید از آنها اطلاع داشته باشید ولی نمی‌دانید کجا باید دنبال آنها بگردید.
   

چه مشکلاتی ممکن است سر راه ما قرار بگیرد؟
خودداری کاربران یکی از موانع بزرگ بر سر راه موفقیت BI است. مشکلات دیگر شامل ناچار شدن به غربال حجم زیادی از داده‌های نامربوط و کیفیت پایین داده‌هاست.

کلید به دست آوردن بینش دقیق از طریق سیستم BI، داده‌های استاندارد است. در هر بررسی BI، داده‌ها مهم‌ترین نقش را دارند. داده‌ها مثل آجرهایی هستند که بینش تجاری را می‌سازند. شرکت‌ها قبل از اینکه شروع به تجزیه و تحلیل کنند و بر اساس بینشی که به دست می‌آورند تصمیم‌گیری کنند، باید منابع داده‌های‌شان را به ترتیبی درست سازماندهی کنند. در غیر این صورت عملکرد آنها برپایه‌ی اطلاعات نادرستی خواهد بود.

مشکل دیگری که ممکن است با آن رو به رو شوید خودِ ابزار‌های BI هستند. هر چند این ابزارها امروزه جای بیشتری برای پیشرفت دارند و کار با آنها برای کاربران آسان‌تر از قبل شده است. هسته‌ی اصلی BI به جای آن که مدیریت روند باشد، هنوز بر پایه‌ی گزارش است؛ البته این وضعیت کم‌کم شروع به تغییر کرده‌ است. مراقب باشید مفهوم هوش کسب‌وکار را با تجزیه‌ و تحلیل تجاری اشتباه نگیرید.

سومین مانعی که بر سر راه استفاده از BI برای دگرگون کردن روند کسب و کار وجود دارد عدم شناخت بیشتر شرکت‌ها از روند کسب و کارشان است. (یا حداقل آن قدر نیست که بتواند به آنها در بهبود این روند کمک کند) شرکت‌ها باید در مورد روندی که انتخاب می‌کنند احتیاط زیادی به خرج دهند. اگر این روند تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد یا کسب‌وکار در جهت استاندارد کردن این روند در شرکت نباشد، ممکن است کل کار BI مختل شود. شرکت‌ها باید همه‌ی فعالیت‌هایی که روند یک کسب و کار مشخص را شکل می‌دهند درک کنند، چگونگی انتقال داده در روندهای مختلف و چگونگی انتقال داده بین کاربران مختلف را درک کنند و بدانند که هر فرد چطور از آنها استفاده می‌کند تا نقش خود را در این روند ایفا کند. اگر آنها می‌خواهند از طریق BI نحوه‌ی کار افراد را بهبود ببخشند باید همه‌ی این موضوعات را قبل از شروع پروژه‌ی BI شناسایی و تحلیل کنند.

مزایای هوش تجاری چیست؟

طیف وسیعی از برنامه‌های BI به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده‌اند تا ارقام قابل ملاحظه‌ای از نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کنند. تا کنون از هوش کسب و کار برای پیدا کردن راه‌‌حل‌هایی جهت کاهش هزینه‌ها، آشکار کردن فرصت‌های شغلی جدید، تبدیل اطلاعات حاصل از فروش مستقیم به گزارش‌های قابل دسترسی، پاسخ سریع به تقاضاهای خریدِ جزئی و بهینه‌سازی قیمت‌ها استفاده شده است.

نرم‌افزارهای BI علاوه بر قابل دسترس ساختن داده‌ها، با کمّی‌سازی ارزش رابطه با تأمین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا در طول مذاکرات‌شان موفق‌تر باشند.

در زمینه‌ی سرمایه‌گذاری راه‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها با بهینه‌سازی روند کسب و کار و تصمیمات متمرکز وجود دارد. BI با آشکار کردن اشتباهات کوچک کسب و کار که معمولا نادیده گرفته می‌شوند، بر افزایش نرخ بازگشت سرمایه تأثیر بسیاری می‌گذارد. مثلا کارمندان شهر آلبوکِرک (شهری در ایالت نیو مکزیکو) با استفاده از نرم‌افزار BI سعی کردند راه‌هایی برای کم کردن استفاده از تلفن همراه، هم از لحاظ مدت زمان و هم از لحاظ سایر هزینه‌ها پیدا کنند. آنها توانستند در مدت سه سال، ۲ میلیون دلار در هزینه‌های شهر صرفه‌جویی کنند. مثال دیگر این است که شرکت تویوتا در سال ۲۰۰۰ با کمک سیستم BI متوجه شد که به شرکت‌های باربری دو برابر بیشتر پرداخت می‌کرده است. برای موفق شدن در رقابت، شرکت‌هایی که از BI برای آشکار کردن اشتباهات روند کسب و کار استفاده می‌کنند شانس بیشتری نسبت به شرکت‌هایی دارند که فقط از BI برای نظارت بر کارها استفاده می‌کنند.

چند نکته‌ برای به‌کارگیری درست BI

• چگونگی تصمیم‌گیری مدیران اجرایی را تجزیه و تحلیل کنید.
  
• بررسی کنید که مدیران اجرایی برای اتخاذ سریع تصمیمات درست به چه اطلاعاتی احتیاج دارند.
  
• به کیفیت داده‌ها توجه کنید.
  
• معیارهای اجرایی‌ای تعیین کنید که بیشتر به کسب‌ و کار مرتبط باشند.
  
• زمینه‌ای برای تأثیر این معیارهای اجرایی فراهم کنید.
  

به یاد داشته باشید که هوش کسب و کار فراتر از پشتیبانی برای تصمیم‌گیری است. با توجه به پیشرفت فناوری و چگونگی به کار بردن آن توسط مدیران سرمایه‌گذاری، BI قدرت تغییر سازمان‌ها را در خود دارد. مدیران سرمایه‌گذاری‌ای که از BI برای بهبود روند کسب‌ و کار به درستی بهره می‌گیرند از راه‌های بسیار گسترده‌تری به سازمان خود کمک می‌کنند تا مدیرانی که فقط ابزار‌های اولیه‌ی گزارش را به کار می‌برند.