آموزش اکسس Access

[ms.khassi]

 گزارش Report چیست؟

گزارش روشي براي استخراج و نمايش تمام يا بخشي از اطلاعات موجود در بانك اطلاعاتي است . قابليت مهم گزارش امكان چاپ اطلاعات با ساختار و چيدماني است كه مورد نظر كاربر است . به اين معني كه كاربر تعيين  ميكند كه چه فيلدهايي  در كجاي صفحه و با چه ويژگيهايي چاپ شوند

ايجاد گزارش ساده با استفاده از ابزار Report

استفاده از ابزار Report ساده ترين و سريعترين روش براي ايجاد گزارش است. با اين ابزارمي توان به سهولت و سرعت از روي جدول يا پرسوجويي كه در نماي   DataSheet  باز شده است يك گزارش ايجاد كرد زيرا  با استفاده از اين ابزار Access هيچ سوالي ازكاربر در ساخت اين نوع گزارش نمي پرسد و به سرعت كل جدول را در قالب چاپي نمايش ميدهد. براي ايجاد گزارش با اين روش مراحل زير را دنبال كنيد:

• جدول يا پرس وجوي مورد نظرخود را در نماي  DataSheet  بازكنيد  
  

• از گروه Reports در زبانه Create روی ابزار Report  كليك كنيد
  

گزارش نمايش داده شده وعنواني همنام با جدول يا پرسوجوي انتخاب شده براي گزارش درنظر گرفته ميشود. براي ذخيرهي گزارش روي نام آن كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي Save را انتخاب نمایید  یا از نوار Access روي دكمه ي کلیک کنید

  درپنجره ي باز شده دركادر  Report Name نامي را براي گزارش تايپ كنيد و دكمه ok کلیک کنید

شناخت نماهاي گزارش

چهارنما براي كار با گزارش ها وجود دارد كه هركدام كاربرد خاصي دارند و در مواقع مورد نياز از آنها استفاده مي شود . اين نماها عبارتند از:

• Design View
  
• Layout View
  
• Report View
  
• Print Preview
  

  نمای Print Preview  يا پيش نمايش چاپ دقيقا آنچه را كه بايد چاپ شود نشان ميدهد. اين نما لبه هاي كاغذ را در صفحه نمايش مشخص ميكند بنابراين حاشيه هاي واقعي را مي توان در اين نما مشاهده كرد. اين نما به منظور اطمينان از درستي و بي نقص بودن گزارش هنگام چاپ به كارميرود زيرا آنچه قرار است روي كاغذ ديده شود را نشان ميدهد.در اين نما نمي توان گزارش را ويرايش كرد.

با بازشدن گزارش در اين نما  زبانه    PrintPreview  ظاهرميشود.اين زبانه شامل ابزاري براي انجام عمليات مختلف روي گزارش است

  براي ارسال گزارش به چاپگر از اين گزينه استفاده مي شود

براي تعيين سايز كاغذ چاپ استفاده مي شود .با كليك روي گزينه ليستي از سايزهاي مختلف كاغذ مثل A4_A5 غيره براي انتخاب ظاهر می شود

 براي تعيين حاشيه كاغذ استفاده مي شود .با كليك روي اين گزينه كه به ترتيب پهناي حاشيه Narrow و Wide,Normal سه انتخابدر چهار جهت (بالا_پايين _چپ_ راست ) را به صورت معمولي عريض و باريك در نظر مي گيرند  براي انتخاب در اختيار كاربر قرار داده مي شود

 با انتخاب اين گزينه چاپ در جهت عمودي كاغذ انجام ميگيرد

با انتخاب اين گزينه پنجره ي PageSetup براي تنظيم دقيق حاشيه صفحه در چهار جهت با دريافت عدد برحسب ميلي متر باز مي شود .همچنين امكان تعيين سايز كاغذ و جهت چاپ از مواردي است كه در پنجره PageSetup فراهم مي شود

با انتخاب اين گزينه چاپ در جهت افقي كاغذ انجام ميگيرد

را بر حسب درصد فراهم Print Preview امكان بزرگنمايي نماي مي كند با كليك روي اين گزينه درصدهاي م ختلف براي انتخاب در اختيار كاربر قرار مي گيرد

اين سه گزينه زماني به كار مي روند كه تعداد صفحات گزارش براي Two Pages بيش از يك صفحه باشد .با انتخاب گز ينه ي براي نمايش More Pages نمايش همزمان دو صفحه و گزينه چهار, هشت و دوازده صفحه به طور همزمان به كار مي رودPrint PrevieW فقط يك صفحه را درنماي OnePage گزينه نشان مي دهد

نماي Report View
اين نما نيز تقريبا هرآنچه كه بايد چاپ شود را نشان مي دهد اما لبه هاي كاغذ را در صفحه نمايش مشخص نمي كند بنابراين حاشيه هاي واقعي را نمي توان مشاهده كرد. مثلا اگرمقداري خارج از كاغذ قرار گرفته باشد كاربردراين نما نمي تواند اين موضوع را تشخيص دهد. دراين نما نيز نمي توان گزارش را ويرايش كرد

 نماي Layout View

ظاهراين نما مشابه نمای   Report View است ولي تفاوتهاي زيادي بين اين دو نما وجود دارد. علاوه بر اينكه  امكان صفحه آرايي و تغيير چيدمان گزارش دراين نما دراختيار كاربر قرار مي گيرد , كاربر مي تواند عملياتي نظيرقالب بندي محتواي گزارش مانند تغيير قلم رنگ  سايز ترازبندي وغيره را انجام دهد.همچنين مرتب سازي ركوردها گروهبندي آنها و انجام عمليات محاسباتي نظيرمجموع و ميانگين روي ركوردها در اين نما امكان پذيراست.
 علاوه براين مي توان با استفاده از قابليت AutoFormat  در اين نما از قالب بنديهاي آماده براي تعيين رنگ و طرح زمينه ي گزارش استفاده نمود

برخي از عمليات كه در نماي Layout روي ركوردها قابل اجراست عبارتند از :

• مرتب كردن ركوردها براساس يك فيلد
  

براي اين كار روي ستون مورد نظر كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي  Sort A to Z را برای مرتب سازي صعودي(از كوچك به بزرگ) و  Sort Z to A  را براي مرتب سازي نزولي(ازبزرگ به كوچك ) انتخاب كنيد

• انجام محاسبات
  

در نمای Layout  ميتوان عملياتي همچون محاسبهي مجموع , ميانگين وتعيين كمترين و بيشترين مقدار را روي فيلدهاي عددي (مثل معدل) انجام داد. همچنين محاسبه تعداد ركوردها نيز براي انواع فيلدها قابل انجام است
از دو روش مي توان براي انجام محاسبات استفاده كرد:

1. بعد از انتخاب ستون مورد نظر ,كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي  Total را انتخاب و از زير منوي حاصل يكي از گزينه هاي Max و Min, Count Records, Average,   Sum را انتخاب كنيد كه به ترتيب براي محاسبه ي مجموع ,ميانگين ,تعداد ركوردها ,كمترين مقدار و بيشترين مقدار به كار مي رود . پس از انجام محاسبه نتيجه در زير همان ستون درج مي شود
   
2. روش ديگربراي انجام اين گونه محاسبات استفاده از گزينه ي Totals در گروه  Grouping &  Totals واقع در زبان   Format است. بعد از انتخاب فيلد مورد نظر در گزارش روي اين گزينه كليك كنيد و از منوي ظاهر شده  دستور محاسباتي مورد نياز را انتخاب كنيد