آيا تا به حال با اين نياز روبرو شده ايد كه بخواهيد مجموعه اي از اطلاعات را به صورت سازماندهي شده و منظم در كامپيوتر شخصي خود نگهداري كرده و در زمان مقتضي از آن ها استفاده كنيد؟
به نظر شما بهترين  نرم افزار براي انجام اين كار كدام است؟ شايد پاسخ شما نرم افزارهاي مايكروسافت Excel , word باشد ,پاسخ شما درست است، با كمك اين نرم افزارها مي توانيد ليستي از اطلاعات خود را ذخيره كنيد، ولي گاهي بااطلاعاتي سر و كار داريم كه روز به روز به حجم آنها اضافه مي شود و ليست اطلاعات ما بزرگ و بزرگ ترخواهد شد.

در چنين شرايطي جستجو در اين ليستها و يافتن اطلاعات مورد نظر بسيار مشكل و وقت گيرخواهد بوداز طرفي به دليل زياد شدن حجم اطلاعات، ناخواسته ممكن است اطلاعات تكراري به ليست اضافه شود. اين مشكلات را چگونه مي توان حل كرد؟
بانك هاي اطلاعاتي كه به وسيله نرم افزارهاي سيستم مديريت پايگاه داده يا DBMS ايجاد مي شوند  راه حل خوبي براي اين مشكلات ACCESS یکی از این نرم افزار هاست

حال بانكهاي اطلاعاتي داراي چه ساختاري هستند كه باعث سازماندهي اطلاعات ميشوند؟ چه عملياتي روي اطلاعات موجود در بانكهاي اطلاعاتي مي توان انجام داد؟

بانك اطلاعاتي چيست؟
بانك اطلاعاتي مجموعه اي سازمان يافته از داده ها و اطلاعات مرتبط به يك موضوع است به طوريكه به آساني ميتوان اين داده ها را بازيابي و ويرايش نمود  نرم افزارهاي سيستم مديريت پايگاه داده همچون Access ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي و مديريت  آنها هستند.
 اين نرم افزارها امكاناتي را فراهم مي كنند تا بتوان انواع متفاوت داده ها را ذخيره سازي ,ويرايش و بازيابي نمود. بازيابي اطلاعات شامل استخراج اطلاعات مفيد از داده هاي بانك اطلاعاتي در قالبهاي مختلف مثل فرم,گزارش و غيره است.

 Access به عنوان يكي از اين نرم افزارها, اطلاعات را به صورت جداولي شامل سطرها و ستونها مانند آن چه در كار برگهاي Excel  ديده ايد، سازماندهي مي كند. بسته به موضوعي كه بانك اطلاعاتي براي آن  طراحي مي شود، ممكن است بانك اطلاعاتي شامل يك يا چند جدول باشد.
براي مثال شما براي نگهداري اطلاعات تماس دوستان خود فقط نياز به يك جدول در بانك اطلاعاتي داريد كه درآن نام ، نام خانوادگي، آدرس و شماره تلفن دوستانتان را نگهداري كنيد ولي اگر همين اطلاعات به عنوان مشخصات دانش آموزان در بانك اطلاعاتي يك مدرسه ، ذخيره شود، نيازبه داشتن جداول ديگري نظير جدول اطلاعات نمرات هر دانش آموز و جدول ثبت مشخصات دروس اخذ شده نيز مي باشد.

با كمك   Access مي توان عمليات زير را روي داده هاي موجود در بانك اطلاعاتي انجام داد

اضافه كردن داده اي جديد به بانك اطلاعاتي
مثل اضافه كردن مشخصات يك دانش آموز جديد به جدول مشخصات دانش آموزان

ويرايش داده هاي موجود در بانك اطلاعاتي
مثل تغيير يك شماره تلفن در جدول مشخصات دانش آموزان


حذف اطلاعات
مثل حذف اطلاعات دانش آموزي كه مدرسه خود را عوض كرده يا دانش آموزي كه ترك تحصيل كرده است.


سازماندهي و نمايش داده ها به روشهاي متفاوت
مثل استفاده از فرمها، نمودارها و ....... براي نمايش تمام يا بخشي از اطلاعات


 به اشتراك گذاشتن داده ها با ديگران, از طريق گزارشها، پيغامهاي ايميل، اينترانت يا اينترنت
مثل مواقعي كه يك سازمان نياز به ارسال اطلاعات به زير مجموعه هاي خود درساير شهرستانها دارد ,اين كار مي تواند از طريق ارسال ايميل يا چاپ گزارش و ارسال آن انجام شود.