شما چگونه می­توانید هنگامی که همکارانتان در کشور مجاور شما در حال فعالیت هستند نه در میز مجاورتان مطمئن شوید یک فرهنگ کاری سالم وجود دارد؟ آموزشی که در این مقاله از تجربیات nGen Works ارائه می ­شود می ­تواند سودمند باشد.

یکی از داغترین موضوعات در حوزه صنعت، کارکنان دور کار و گروه های توزیع شده است. برخی حس می­ کنند این گروهها روشی است که باید در آینده به آن تکیه کرد در حالی که عده­ای دیگر فکر می­کنند آنها مرگ کفایت و خلاقیت را بدنبال دارند. اغلب این بحثها نکته اصلی را در نظر نمی ­گیرند. ساختار هر دو گروه توزیع شده و مستقر در محیط کار را افراد تشکیل می­ دهند. مسئله این نیست که آیا شما نزدیک و در کنار یکدیگر نشسته­ اید موضوع این است که آیا شما با هم در ارتباط هستید؟ اگر پاسخ منفی است پس مهم نیست کجا لپ تاپتان را راه اندازی کنید.

اعضای گروه
برخی از افراد برای فعالیت از راه دور بهتر از سایرین آماده می ­شوند فقط به این دلیل که بعضی ها در محیط های آرام و ساکت بهتر از محیط های پر سر و صدا و شلوغ کار می ­کنند. غالبا افرادی که مترجمان آزاد موفقی هستند(یا کسانی که کار شخصی دارند) کاندیداهای خوبی برای این مورد هستند. در شرکت nGen Works ویژگی­ هایی وجود دارد که مهمترین آنها را در زمینه کارکنان مستعد در زیر می­ آوریم:

تنبل نبودن: اگر شما تنبل و تن پرور هستید مهم نیست چقدر استعداد دارید زیرا شما تنبلید. حضور یک فرد تنبل تیم را از خط خارج می­کند.

اجتماعی: این دسته از افراد حتی اگر در حال دور کاری باشند مثل اینست که واقعا در ارتباط فیزیکی هستند. ویدئوچت ها و پاتوقها در این حالت متداول هستند.

مشارکت: کارکنان دور کار باید تمایل داشته باشند که چالشها را با یکدیگر برطرف کنند. نیاز آنها به تشریک مساعی بسیار بالاست.

نتیجه محور: آنها می­خواهند از تاثیری که بر پروژه­های تیم و شرکت دارند مطلع باشند.

دستیار: بهترین کارکنان دور کار اهدافی را برای خودشان و تیمشان در نظر می­ گیرند.

نیازمند به بازخورد: آنها مشتاقند اطلاعاتی را در خصوص نحوه کارشان به شکل فردی یا به عنوان بخشی از گروه بدانند. آنها همچنین دوست دارند کمک و شراکت سایرین را مدنظر قرار دهند.

استقلال: یک اشتیاق قوی برای متکی به خود بودن و داشتن اظهار نظر و عقیده در مورد نحوه صورت گرفتن کارها دارند. همین مسئله باعث می­ شود که کارمند صبح که از خواب بیدار می­شود در همان اوایل صبح آنلاین شود.

پر انرژی: یک هم تیمی فوق العاده است که روشهایی را برای انرژی بخشیدن به دیگران پیدا می­کند. انرژی مثل حفظ انگیزه برای انجام کارهای بزرگ بسیار حیاتی است.

شوخ طبعی: اهمیت داشتن حس شوخ طبیعی ممکن است ساده لوحانه به نظر برسد. این حس می­تواند کمک کند تا یک تلاش بی نتیجه به مسیر درست خود باز گردد. تیمهای دور کار در زمینه لطیفه­ ها و جوکهای که داخل گروه مطرح می­شود موفق هستند و الگوهای رفتاری دارند که هیچ کس دیگری نخواهد داشت. اعضای جدی­تر تیمها ممکن است این مورد را اتلاف وقت تلقی کنند. در حالیکه در واقعیت شوخ طبیعی چسبی است که همه چیز را کنار هم حفظ می­کند.

مهارت خوب نوشتن: در یک تیم توزیعی میزان عظیمی از ارتباطات نوشتاری وجود دارد بخصوص وقتی که تمام تفاوتهای منطقه زمانی را تخمین زده باشید. توانایی فهماندن هدف و نقطه نظرتان به صورت واضح و بطور خلاصه یک مزیت مهم است.

اطمینان: وقتی که همکارانتان را نمی ­بینید اینکه اجازه دهید شک و تردید وارد تصمیم گیری­های شما شود بسیار آسان است. ارتباطات و بازخورد در حال پیشرفت می ­تواند به حفظ حس اعتماد بنفس شما کمک کند. اما در آن ساعت هایی که با خودتان تنها هستید اینکه بتوانید این مسئله را کنترل کنید بسیار مهم و حیاتی است. کارکنان بزرگ اساس تشکیل یک تیم توزیعی بزرگ هستند، اما آنها به خودی خود کافی نیستند. در اینجا 10 مورد از مواردی را که برای کمک به رشد و پیشرفت آنها نیاز است، ارائه می­شود.

پشتیبانی: یک کارمند دور کار لازم است بداند که فردی وجود دارد از آنها می­ خواهد در کارشان موفق باشند. برخی از افرادی که اگر آنها احساس ضرر و زیان می­ کنند می­ توانند آنها را راهنمایی کنند. هر فرد در یک گروه توزیعی نیاز به یک مربی دارد. در عوض هر شخص در یک گروه توزیع شده لازم است یک مربی باشد. این جریان در حال پیشروی از مسئولیتهای فردی، تمرکز تیم را بر روی کمک به فرد دیگر حفظ می­ کند.

ارتباطات: یکی از بزرگترین خطرات برای یک تیم توزیعی سکوت است. برای عضو تیم خلاص شدن از این مخمصه اگر هیچ کس در حال گفتگو نباشد بسیار ساده است. در زمان یکسان یک وقفه، کارایی را از بین می ­برد. ارتباطات هفتگی برنامه ریزی شده روابط یک تیم را حفظ می­ کند. صحبت درباره شرکت، روند کارهای آن و تجارت جدید ، جشنهای تولد، جشنهای کاری سالانه و سایر رویدادهای مثبت و خوب نمونه ­ای از این موارد هستند. شاید شما نتوانید تقسیم کیک بین اعضا را به درستی انجام دهید اما می ­توانید سرود تولدت مبارک را در مراسم بخوانید.

تعریف حدود: لازم است تیم بداند که چه انتظاری از آنها وجود دارد حتی چه زمانی آنها به صورت خودگردان کار می­ کنند. بنویسید موارد چگونه باید صورت گیرد و همیشه یک کانال برای بحث فراهم آورید. روند کاری سه ماهه­ تان را مجددا مرور کنید و بعد از تغییرات عمده مطمئن شوید که هنوز این تعاریف مفهوم خود را در بر دارند.

برنامه ریزی جلسات ملاقات شخصی: تیمهای مستقر می­توانند با بحث پیرامون مشکلات که در محل کار رخ می ­دهد ساعات خوشی داشته باشند اما کارکنان دور کار این شانس را ندارند. به همین دلیل باید زمانهایی برای ارتباطهای رو در رو در نظر گرفته شود. اهمیت حضور داشتن در محل اغراق آمیز نیست. تفاوتهای عظیمی بین دریافت یک ایمیل از فردی که شما هر گز آن را ندیده­ اید و کسی که رو در رو با صحبت کرده و به او لبخند می ­زنید، وجود دارد.

حضور چند مکانی: فکر نکنید یک شرکت توزیعی فاقد یک مکان واقعی است. به این شرکتها اینطور نگاه کنید که دارای مکانهای زیادی هستند. با امکان ایجاد یا پشتیبانی از رویدادها برای کارکنان دور کار، چند مکانی بودنتان را جشن بگیرید. یک اعتبار مالی برای این کار به منظور توانمند ساختن آنها  در رشد و ارتقاء جمعی­شان فراهم آورید. به منظور کمک به ایجاد حس در ارتباط بودن بین اعضاء تیم، این مسئله می ­تواند یک حضور بزرگتر و وسیعتر را برای شرکتتان به ارمغان آورد.

استقلال، مدیریت و هدف: بوک درایو دنیل پینک(danpink.com/books/drive) استقلال، مدیریت و هدف که کلیدهایی برای داشتن رضایت و کارآمدی کارکنان است را به ما آموزش می­ دهد. هر یک از اعضاء تیم باید مقداری کنترل و نظارت بر روی فعالیت روزانه و حرفه­ای خود داشته باشند. یک راه برای انجام این کار این است که اجازه دهیم تیم در انتخاب افرادی که می ­خواهد با آنها کار کنند و پروژه­ هایی که متعهد می ­شود، آزاد باشد. در نهایت انجام کاری که برای شما اهمیت دارد هر چیز دیگری را تحت الشعاع قرار می­دهد.

شفافیت: اگر یک تیم قصد دارد که استقلال داشته باشد لزوم آن در اختیار داشتن تمام اطلاعات مرتبط است. در غیر این صورت اعضاء تیم نمی­توانند تصمیمات خوبی بگیرند. چه مقدار پول در بانک وجود دارد، آیا خط سیر تجارت جدید تکمیل شده است؟ یا مدیران فریب کاری می ­کنند؟ آیا مشتریات راضی هستند؟ هم تیمی­های من چه احساسی درباره کاری که من انجام می­دهم دارند؟ آنها چه احساسی در مورد من دارند؟ مواضع روشن و شفاف داشته باشید و تمام مسائل را با دیگران سهیم شوید.

پاسخگویی محیطی: ما هنگامی که در جمع هستیم با زمانی که به تنهایی فعالیت می­کنیم متفاوت عمل می­ کنیم. وقتی اشتباهی رخ می­ دهد به طور عمومی در مورد آن صحبت کنید. تمام ارتباطات را به صورت عمومی حفظ کنید حتی اگر برای افرادی مشکل باشد. با به اشتراک گذاشتن نتیجه کار، همه افراد قوی­تر شده و متوجه می­ شوند که چه انتظاری از آنها وجود دارد. تمام برنامه­ های شرکت را طرح ریزی کنید و تعهدات و انجام وظایف را برای مرور در دسترس قرار دهید. تمام جلسات را اطلاع رسانی کرده و شرایطی فراهم نمایید تا تمام مدعوین ترغیب شوند به مطالبی که در این جلسات مطرح می­ شود توجه کنند. فرهنگ شفافیت ایجاد اعتماد می­ کند.

اعتماد: بدون داشتن اعتماد شما یک تیم نیستید. شما گروهی متشکل از افراد بصورت جداگانه هستید. اعتماد زمانی اتفاق می­ افتد که ما بدانیم سایر افراد کارشان را انجام می ­دهند و ما می­توانیم بر روی کار خودمان تمرکز کنیم. فقدان اعتماد به این معنی است که افراد بطور پیوسته تعهد خود را رها می­ کنند تا کار فرد دیگری را چک کنند. این روند انرژی یک گروه را از بین می ­برد.

فرهنگ سازی مناسب: فرهنگ سازی دشوارترین موردی است که هر شرکتی باید آن را پیاده کند. شما نمی­ توانید با اعمال زور فرهنگ ایجاد کنید. فرهنگ از افراد شروع می­شود و فرصتهایی که آنها برای ارتباط، به اشتراک گذاری و خلق تجربه با یکدیگر در اختیار دارند. یک تیم توزیعی بزرگ افرادی دارد که در جستجوی آن بارقه­ هایی هستند که در یک رشته پیام  نشان داده می شود و آنها را به فرصتهایی برای افراد به منظور تضمین و تعهد پرورش می­ دهند.

حالا تصمیم گیری با شماست
برای کمک به فوق العاده بودن تیمتان هیچ فرمول جادویی وجود ندارد. آنچه شما می­ توانید انجام دهید التزام به خوش آمدگویی به کسانی است که وارد عرصه می ­شوند. این نیت را داشته باشید که به هر فرد حق اظهار نظر بدهید. برای آنها این امکان را ایجاد کنید که با روشهایی که حتی به مجموعه مهارتهای اصلی آنها ارتباطی ندارد به تیم کمک کنند. وقتی متوجه شدید که می خواهید تغییر ایجاد کنید، زمان آن رسیده که وارد حیطه یک دفتر کار مجازی شوید.