پس از انتخاب يك ستون با درگ كردن آن به سمت چپ و راست مي توان آن ستون را جابجا كرد

ثابت سازي ستون به اين معناست كه اين ستون "ستون اول جدول شده و امكان تغيير مكان آن وجود نداشته باشد. براي اين كار ابتدا آن ستون را انتخاب و سپس كليك راست كنيد و از منوي باز شده گزينهFreeze   Columns  را انتخاب كنيد براي خارج كردن ستون از حالت ثابت  آن را انتخاب و گزينه   UnFreeze All Columns  را از منوي حاصل از كليك راست روي ستون انتخاب كنيد.

براي مخفي كردن ستون آن را انتخاب كرده و از منوي حاصل از كليك راست گزينهHide Columns را انتخاب کنید ميتوانيد چند ستون مجاور را با نگهداشتن كليد shift انتخاب كنيد. براي نمايش مجدد ستون از منوي كليك راست روي يكي از ستونها گزينهUnhide Columns  را انتخاب كنيد برای نمایش  مجدد ستون از منوي كليك راست روي يكي از ستونها گزينه  Unhide Columns  را انتخاب كنيد در كادر بازه شده ستونهاي مورد نظر خود را انتخاب و دكمهClose را کلیک کنید

براي اين منظور روي ستون انتخاب شده كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه Rename Columns  را انتخاب کنید به اين ترتيب نام فيلد انتخاب و آماده تغيير ميشود. براي اينكار علاوه بر روش مذكور ميتوان روي نام فيلد ستون مورد نظر دابل كليك كرد

براي اين منظور روي ستون انتخاب شده كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه Delete Columns  را انتخاب کنید یا از گروه Record در زبانه home گزینه delete را انتخاب کنید

با انتخاب گزينه حذف ركورد پيغامي مبتني بر اينكه با حذف ستون اين فيلد به همراه مقاديرش در جدول براي هميشه از بين خواهد رفت ظاهر میشود برا تایید روی yesکلیک کنید

با انتخاب گزینه insert Columns  از منوي حاصل از كليك راست بر روي يك ستون انتخاب شده ميتوان يك ستون جديد قبل از ستون انتخاب شده اضافه نمود اين ستون با عنوان field به همراه یک شماره  ظاهر ميشود كه با روشهايي كه آموختيد ميتوانيد عنوان آن را به عنوان مورد نظر تغيير دهيد.به اين ترتيب ميتوان در نمايDataSheet فيلدهايي به جدول اضافه نمود.

براي مرتب كردن ركوردها بر اساس مقادير يك فيلد , پس از انتخاب ستون مربوطه كليك راست كرده و از منو ظاهر شده Sort Smallest to laregest   را براي مرتب سازي از كوچكترين مقدار تا بزرگترين مقدار  مرتب سازي صعودي وSort laregest to Smallest  را براي مرتب سازي از بزرگترين تاكوچكترين مقدار (مرتب سازي نزولي) انتخاب كنيد

برای این کار میتوانید از گزینه های مشابه در گروه filter & sort در زبانه home نیز استفاده کنید

 وقتی روی یک ستون کلیک راست میکنید منویی  به شرح زیر نمایان میشود

گاهي ممكن است بخواهيد فقط بعضي از ركوردهاي جدول كه داراي مقادير خاصي هستند   نمايش داده شوند يا برعكس بخواهيدركوردهايي با مقاديري خاص در جدول ظاهر نشوند مثلا ممكن است بخواهيد فقط ركوردهايي كه رشته تحصيلي آنها كامپيوتر است در جدول ديده شوند به اين منظور از قابليت فيلتر كردن جدول در Access استفاده میشود

بعد از انتخاب ستون مورد نظر از گروه Sort & Filter  در زبانه homeگزینه filter را انتخاب کنید تا کادری باز شود سپس مقاديري را كه نميخواهيد در جدول ديده شود را با برداشتن علامت √ از حالت انتخاب خارج كنيدو دكمه ok  را کلیک کنید با انتخاب مقادیر "کامپیوتر" و "الکترونیک" فقط ركوردهايي كه اين دو مقدار را در فيلد رشته تحصيلي داشته باشند نمایش میابند



روش دوم:
بعد از انتخاب مقدار مورد نظر در جدول از گروه Sort & Filter  در زبانه home گزینه   Selection را انتخاب كنيد و از منوي ظاهر شده  بنا بر نياز خود يكي از گزينه ها را انتخاب  

 كنيد. لازم به ذكر است كه گزينه هاي اين منو وابسته به نوع مقداري است كه انتخاب شده است.به اين معني كه با انتخاب مقادير عددي و غير عددي گزينه هاي منوي ظاهر شده متفاوت خواهد بود


منوي حاصل از انتخاب گزينه  Selectionدر گروه Sort & Filter  وقتي مقدار غير عددي انتخاب شده



منوي حاصل از انتخاب گزينه  Selection در گروه Sort & Filter  وقتي مقدار  عددي انتخاب شده






نکته : براي خنثي كردن اثر فيلترها  روي دكمه از گروه Sort & Filter در زبانه home كليك كنيد.

براي مشاهده ي مجدد اثر فيلتر روي اين دكمه دوباره كليك كنيد

يك بانك اطلاعاتي ميتواند شامل بيش از يك جدول باشد . بعضي از جداول موجود در بانكهاي اطلاعاتي با هم در ارتباط و برخي ديگر ارتباطي با يكديگر ندارند. براي مثال يك كتابخانه را

 

درنظر بگيريد. براي موجوديت كتاب , يك جدول براي نگهداري مشخصات كتاب مورد نياز است. همچنين براي نگهداري مشخصات اعضا كتابخانه جدول ديگري نياز داريم . تا اينجا اين دو جدول با هم ارتباطي ندارند .

 

ولي اگر بخواهيد كتابهاي به امانت رفته و اعضايي كه آنها را به امانت برده اند را شناسايي كنيدنياز به داشتن جدول سومي است كه در آن مشخص ميشود كه كدام عضو, كدام كتاب را به امانت برده است

این جدول ها نشان ميدهد كه هر عضو كدام كتاب را به امانت برده است، ولي نام كتاب و نام عضوي كه كتاب را امانت گرفته در اين جدول مشخص نيست
اين جدول با جدول مشخصات  كتاب داراي فيلد مشترك "كدكتاب" و با جدول اعضا داراي فيلد مشترك "كد اعضا" است .
براي بدست  آوردن نام كتاب و نام عضوي كه آن را امانت گرفته, نياز به ايجاد ارتباط بين اين جدول با دو جدول ديگرآوردن نام كتاب و نام عضوي كه آن را امانت گرفته, نياز به ايجاد ارتباط بين اين جدول با دو جدول ديگر است. در جداول مشخصات كتاب , فيلد كد كتاب ودر جدول مشخصات اعضا فيلد كد اعضا  داراي مقادير منحصر بهفرد (غير تكراري) هستند, در حاليكه در جدول كتابهاي امانت داده شده  ,اين فيلدها ميتوانند مقادير تكراري داشته باشند. ارتباط بين دو جدول از طريق فيلد مشترك آنها ايجاد ميشود.

1-دو جدول در يك بانك اطلاعاتي قرار داشته باشند.

2-دو جدول داراي فيلد مشتركيباشند كه از نظر نوع داده يكسانند

3-فيلد مشترك برقرار كننده ارتباط در جدول پدر بايد كليد اصلي باشد يا مشخصه Indexed  آن مقدار غيرتكراري و منحصر به فرد Yes- No duplicates  باشد

بعد از ايجاد ارتباط بين جداول و انجام تنظميات لازم يكپارچگي يا جامعيت ارجاعي Referential Integrity  در سطح بانك اطلاعاتي برقرارميشود.
به اين معني كه از ناسازگار شدن دادهها در جداول و از ورود داده های متناقض و حذف داده هاي ضروري مورد نياز در ساير جداول جلوگيري ميشود

مانع ورود مقاديري كه در جدول اصلي وجود ندارد به فيلد كليد خارجي (در جدول فرعي) ميشود. مثلا اگر كاربر كد كتابي را در جدول كتابهاي امانت داده شده وارد كند كه در جدول

مشخصات كتاب موجود نيست Access  به او اخطار ميدهد و مانع اشتباه او ميشود.

ACCESS اجازه حذف ركوردي از جدول اصلي كه در جدول فرعي از آن استفاده شده است را به كاربر نميدهد. مثلا نميتوانيد عضوي را از جدول مشخصات اعضا حذف كنيد , در حاليكه كد آن عضو در جدول كتابهاي امانت داده شده موجود باشد.

ACCESS اجازه ويرايش مقدار فيلد مشترك در جدول اصلي(كليد اصلي) راكه در جدول فرعي از آن  استفاده شده است, به كاربر نميدهد. مثلا نميتوانيد كد عضوي را از جدول مشخصات اعضا تغييردهيد در حاليكه كد آن عضو در جدول كتابهاي امانت داده شده موجود باشد.

اگر كاربر بخواهداقدام به حذف يا ويرايش تعدادي ركورد در جداول اصلي كند ACCESS مانع میشود مگر اينكه ابتدا در جداول فرعي ركوردهاي مرتبط را حذف كرد. براي برداشتن محدوديت ACCESS  قابليتي را به نام حذف و بروز رساني آبشاري دارد

هنگامي كه جامعيت ارجاعي فعال باشد ميتوانيد از بروز رساني و حذف آبشاري نيز استفاده كنيد. در بروزرساني آبشاري  وقتي كه كليد اوليه در جدول اصلي تغيير ميكند  در جدول مرتبط (جدول فرعي)نيزمقدار فيلد خارجي تغيير ميكند.
 همچنين در حذف آبشاري نيز هنگامي كه كليد اوليه در جدول اصلي حذف شود  در جدول مرتبط (جدول فرعي)نيز مقدارفيلد خارجي حذف ميشود

براي آشنايي با نحوي ايجاد ارتباط بين جداول در ACCESS ابتدا داده هایی که در بالا به صورت جدول آمده است را با عنوان هایی   براي    كتابهاي امانت داده HoldInTrust   براي مشخصات اعضا و Members     براي مشخصات كتاب BOOKS را در يك بانك اطلاعاتي به نام LIBRARY  ايجاد كنيد و فيلدهاي كدكتاب در جدول مشخصات كتاب و كد اعضا در جدول مشخصات اعضا را كليد اصلي قرار دهيد

يكي از جداول را در نمای DataSheet   باز كنيد تا زبانه Datasheet  نمايان شود سپس از گروه Relationships  روي دكمه ي Relationship  كليك كنيد

 

به اين ترتيب يك زبانه با عنوان RelationShip  در قسمت زبانه هاي جداول اضافه ميشود و كادري با عنوان Show Table  نيز نمايش داده ميشود. (در صورت عدم نمايش كادر

Show Table روی دکمه  ShowTable  دیده میشود کلیک کنید)

نام جداول موردنظر خود را در كادر ShowTable  را انتخاب و Add کنید تا در صفحه درج شود

براي بستن كادر ShowTable  روی دکمه Close در این کادر کلیک کنید

براي ساخت يك رابطه فيلد كليد اصلي در جدول اصلي را به سمت فيلد مرتبط در جدول فرعي بكشيد و رها كنيد

به اين ترتيب يك كادر با عنوان  Edit Relationships  باز ميشود.و نام فيلدهاي شركت كننده درارتباط را نشان ميدهد.
 براي اينكه قوانين جامعيت ارجاعي اجرا شوند گزينه

  Enforce Referentioal Integrit      را انتخاب كنيد. به منظور اجراي حذف و بروز رساني آبشاري فيلدها نيز ميتوانيد دو گزينه ی Cascade Update Related Fields و

Cascade Delete Related Fields را در حالت انتخاب قرار دهید

روی دکمه Create کلیک کنید

به اين ترتيب ارتباط بين جداول با خطوطي نمايان ميشود.ارتباطات ايجاد شده در اين مثال از نوع يك به چند است

  انواع ارتباط بين جداول
بر اساس اينكه چه تعداد ركورد از طريق فيلد مشترك در دو جدول با هم مرتبط ميشوند , نوع ارتباطها متفاوت است از اين لحاظ ارتباط ها به چند دسته تقسيم ميشوند.

(one to one) • ارتباط يك به يك
اين نوع ارتباط زماني ميتواند برقرار شود كه يك ركورد از يك جدول فقط با يك ركورد از جدول ديگر ازطريق فيلد مشترك دو جدول با هم در ارتباط باشند .
براي مثال فرض كنيد جدولي با فيلدهاي كد معلم , نام ,نام خانوادگي , شماره شناسنامه وآدرس براي نگهداري مشخصات فردي يك معلم و جدول ديگري با فيلدهاي كد معلم ,مدرك تحصيلي ,سال استخدام , كد درس و گروه براي نگهداري مشخصات شغلي معلم در نظرگرفته شود.
 اين دو جدول را ميتوان از طريق فيلد مشترك كد معلم به هم ارتباط داد. ارتباط اين دو جدول از نوع يك يه يك است زيرا يك ركورد از جدول اول با يك ركورد از جدول دوم در ارتباط است. در واقع مشخصات هر معلم به دو قسمت تقسيم شده و در دو جدول قرار گرفته است.


(one to many) • ارتباط يك به چند
در ارتباط يك به چند, يك ركورد از يك جدول با چند ركورد از جدول ديگر از طريق فيلد مشترك در ارتباطند.در بخش قبل مشاهده كرديد كه جدول مشخصات كتاب براي هر كتاب يك ركورد نگهداري ميكند اين جدول با جدول كتابهاي امانت داده شده از طريق كد كتاب در ارتباط است .

يك كتاب را در تاريخ هاي متفاوت افراد مختلفي به امانت ميبرند . بنابراين هر كد كتاب ميتواند در چند ركورد از كتابهاي امانت داده شده, ظاهر شود. بنابراين اين ارتباط يك يه چند است.


(many to many) • ارتباط چند به چند
در ارتباط چند به چند , يك ركورد از جدول اول با چند ركورد از جدول دوم و همچنين يك ركورد از جدول دوم با چند ركورد از جدول اول در ارتباط است .
اين نوع ارتباط در عمل به طور مستقيم بين دو جدول وجود ندارد و به يك جدول واسط نياز است كه كليد اصلي دو جدول ديگر به عنوان كليد خارجي در اين جدول واسط قرارداشته باشد.

جداول بانك اطلاعاتي بعد از مدتي از اطلاعات انباشته خواهند شد كه مرور ركوردها و يافتن بخشي از اطلاعات در آنها دشوار خواهد بود .به خصوص اگر بانك اطلاعاتي شامل چند جدول باشد و بخواهيد به بخشي از اطلاعات ذخيره شده در تعدادي از آنها دسترسي داشته باشيد بازيابي اين اطلاعات و مشاهده همزمان آنها كار ساده اي به نظر نميرسد .

يكي از اجزاي بانك اطلاعاتي پرسوجوها هستند  از پرس وجوها براي استخراج داده هاي مورد نظر از يك يا چند جدول بانك اطلاعاتي استفاده ميشود. پرس و جوها انواع مختلفي دارند . پرس و جوي مورد نظر ما كه براي انتخاب زير مجموعه اي از ركوردها با شرايط خاص به كار می رود پرس و جوب انتخاب A select query نیز نامیده میشود

يك پرس وجوي انتخاب ميتواند داده ها را از يك يا چند جدول و حتي از يك يا چند پرس و جوي ديگر انتخاب كند. پرس وجوها همچون جداول ذخيره ميشوند و آنها را همانند جداول ميتوان در نماي هاي مختلف نمايش داد . همچنين روي نتيجه اجراي يك پرس و جو در نمای DataSheet میتوان عملیاتی مشابه آنچه در جداول قابل اجراست را روي سطرها و ستونها انجام داد. براي مثال ميتوان ركوردهاي حاصل از يك پرس و جو را مرتب  ويرايش  فيلتر و حتي حذف نمود .

ايجاد پرس و جو با استفاده ازWizard

 يكي از ساده ترين روش ها براي ايجاد پرسوجو استفاده از ويزارد است . به وسيله ي ويزارد ايجاد پرس و جو به صورت مرحله به مرحله و با طرح پرسشهايي از كاربر انجام ميشود.

براي ايجاد پرس و جو به اين روش از زبانه Create گروه  Other را انتخاب کرده و Query Wizard  را كليك كنيد

به این ترتیب کادری با عنوان New Query  باز خواهد شد.گزینه اول Simple Query Wizard را انتخاب و رویokکلیک کنید

به این ترتیب کادر دیگری با عنوان Simple Query Wizard  باز خواهد شددر این کادر  Access  از شما ميخواهد كه فيلدهاي مورد نظر خود را كه مي خواهيد در پرس و جو ظاهر شود انتخاب نماييد . اين فيلدها ميتوانند از چند جدول و پرس وجوي مختلف موجود در بانك اطلاعاتي انتخاب شوند

پس از انتخاب فیلد ها روی دکمه next یا برای به اتمام رساندن ویزارد روی finish کلیک کنید

در کادر باز شده Access از شما سوال میکند که ركوردهاي حاوي فيلدهاي بازيابي شده را نشان دهد يا خلاصه وضعيت (Summary) ركوردها را نشان دهد. انتخاب گزينه خلاصه براي زماني كه فيلدهاي انتخابي از نوع عددي باشند مورد استفاده قرار ميگيرد و محاسباتي از قبيل مجموع (Sum) میانگین (Avg) بزرگترین (Max)و كوچكترين(Min)  مقدار را براي فيلدهاي عددي محاسبه ميكند.

گزینه اول (Detail) را انتخاب و گزینه Next را بزنید.در مرحله بعد نامي براي ذخيره پرس و جو به شما پيشنهاد ميشود آن را پذیرفته و یا نام مورد نظر خود را جايگزين نام پيشنهادي كرده و دكمه Finish را انتخاب کنید به طور پيش فرضAccess پس از ايجاد يك پرس و جو آن را درنماي  Datasheet مانند يك جدول نمايش ميدهد

از آنجايي كه بين اين جداول ارتباطاتي وجود دارد, نتيجه اين پرس و جو با نمايش نام و نام خانوادگي هر عضو كتاب امانت داده شده به وي و تاريخ امانت داده شدن آن را نشان خواهد داد.

نتیجه اجرا پرس و جو  مانند شکل زیر است

براي ايجاد پرس و جو به اين روش از زبانه Create گروه Other را انتخاب کرده و گزینه ی Query Wizard را کلیک کنید

یه این ترتیب کادر Show Table به منظور طراحي پرس وجو باز خواهد شد. در اين كادر زبانه ي Tables جداول زبانه ي  Queries پرس و جوها و زبانه ي  Both جداول و پرس و جوها همزمان براي انتخاب نشان ميدهد
 جداول و پرس وجوها ي مورد نظر خود را به ترتيب انتخاب و يا دكمه Add  به صفحه طراحي پرس و جو اضافه كنيد.

براي بستن كادر  Show Table  روی دکمه Close کلیک کنید

جداول و پرسو جوهاي انتخاب شده به همراه ارتباطات بين آنها , در بخش بالاي صفحه طراحي پرس وجو ظاهر ميشوند , در بخش پايين گزينه هايي براي طراحي پرس وجو در اختيار كاربر قرار ميگيرد تا به كمك آنها تعيين كند كه از هر جدول چه فيلدهايي با چه شرايطي در پرس و جو شركت داشته باشند

بعد از اضافه شدن جداول به پرس و جو براي انتخاب فيلدها ي شركت كننده در آن , يكي از روشهاي زير را به كارببريد:

روش اول:روي نام فيلدهاي مورد نظر درجدول مربوطه دابل كليك كنيد

روش دوم:نام فيلدهاي مورد نظر خود را به ستونهاي بخش پاييني صفحه طراحي پرس وجو درگ كنيد

روش سوم:از بخش پاييني صفحه طراحي پرس و جو , در سطري كه گزينهField را نشان ميدهد  نام  فيلدهاي موردنظر خود را انتخاب كنيد

براي حذف كردن فيلد از پرس و جو درنيمه پاييني صفحه طراحي , ستون مربوط به آن را انتخاب و كليد Delete از صفحه كليد را بفشاريد. به منظور انتخاب يك ستون اشاره گر ماوس را در بالاي آن ستون قراردهيد تا اشاره گر ماوس به شكل در آيد  سپس كليك كنيد تا آن ستون انتخاب شود

تعيين معيار هاي جستجو در پرس وجو

بعد از انتخاب فيلدها در صورت لزوم ميتوان معيارهايي را براي نمايش ركوردها مشخص نمود  اين معيارها در سطري كه گزينه ي  Criteria را نشان ميدهد مشخص ميشوند. همچنين گزينه هاي ديگري در بخش پايين صفحه طراحي وجود دارد

تنظيماتي را روي گزينه هاي بخش پايين صفحه طراحي پرس وجو نشان ميدهد كه به موجب آن نام خانوادگي تمام افرادي كه كتابهايي با موضوعات علمي يا داستان را در تاريخي بعد از تاريخ 1395/02/20به امانت برده اند را به شرط اينكه نام خانوادگي آنها عبارت "حبیبی" باشد بازيابي ميكند . نتيجه اين پرس و جو علاوه بر نام خانوادگي افراد نام كتاب به امانت برده شده موضوع كتاب و تاريخ امانت را نيز نمايش خواهد داد.


عملكرد هريك از گزينه هاي موجود:


عملگرهاي شرطي
در صفحه طراحي پرس و جو گزينه اي براي تعيين معيارهاي جستجوي ركوردها به نام  Criteria وجود دارد. براي نوشتن شرط هاي تعيين معيار , عملگرهايي استفاده میشوند

نکته:
به کار بردن عملگر = الزامی نیست به این معنی که برای بررسی مساوی بودن مقداری با یک فیلد ,کافیست فقط مقدار مورد نظر را در مقابل criteria بنویسید

پرس وجوها مانند جداول ذخيره ميشوند تا براي مواقع مورد نياز مورد استفاده قرار گیرند.برای ذخیره کردن پرس و جو روی زبانه پرس و جو کلیک کرده و گزینه  seve را انتخاب کنید

و یا از نوار آرس Access  روی   کلیک کنید

                         

به این ترتیب کادری با عنوان seve asباز شده و نامی را برای پر سو جوی انتخاب کنید

نمايش نتيجه پرس و جو

براي نمايش نتيجه پرس و جوي طراحي شده كه همان ركوردهاي استخراج شده هستند روي زبانه مربوط به نام پرسوجو كليك راست كرده و گزينه يDatasheet View  کلیک کنید

فرم (form) چیست؟

فرم يكي از اجزاي بانك اطلاعاتي است كه واسطي بين كاربر و جداول بانك اطلاعاتي براي نمايش , ورود و ويرايش داده هاي يك يا چند جدول ايجاد ميكند .

با ايجاد فرم ها ميتوان عمليات ورود , ويرايش و حذف داده ها را ساده تر وكاربر پسندتر نمود . با استفاده از فرم ها ميتوان دسترسي كاربران به داده هاي جداول را كنترل كرد و به جاي تمام فيلدها و ركوردها , تعداد محدودي كه مورد نياز آنهاست را در اختيار كاربران قرار داد.

ايجاد فرم با استفاده از ابزار Form

براي ساخت سريع و آسان فرم , از ابزار form استفاده میشوددر زبانه   Create  روی گزینه form در گروه formsکلیک کنید

 

فرم ايجاد شده هم نام با جدول يا پرس و جوي انتخاب شده است , براي ذخيره فرم روي نام آن كليك  راست كرده و از منوي حاصل گزينه seve را انتخاب کنید در کادر seve as  در صورت تمایل نام آن را تغییر دهید و سپس ok را کلیک کنید

به این ترتیب Access  فرمي را براي جدول انتخاب شده , ايجاد مي كندكه درهر لحظه فقط يك ركورد را نشان مي دهد. براي مشاهده ي ساير ركوردها از نوار مرور ركوردها كه در قسمت پايين پنجره فرم قرار استفاه کنید عملكرد دكمه هاي مرور ركوردها را كه مشابه دكمه هاي نوار مرور ركوردها در جداول است را يادآوري ميكند.

اگر جدولي كه براي ايجاد فرم انتخاب شده , داراي ارتباط يك به چند با جدول ديگري باشد(جدول انتخاب شده جدول اصلي باشد ) , در پايين فرم ايجاد شده , فرم ديگري نيز ظاهر مي شودكه  به صورت يك جدول Datasheet  ركوردهاي مرتبط با ركورد فعال در فرم اصلي را نشان مي دهد . اين فرم , فرم فرعي يا زير فرم( Sub Form) نامیده میشود

ايجاد فرم با استفاده از ويزارد

یکی دیگر از ابزارهای Access براي ايجاد فرم ويزارد است كه با طرح پرسشهاي مرحله به مرحله , فرم ايجاد ميكند. براي استفاده از اين ابزار گزينه ي more form در گروه forms از زبانهCreate را انتخاب کرده و از منوی باز شده گزینهForm Wizard را انتخاب کنید

به اين ترتيب پنجره Form Wizard  باز میشود.به این ترتیب جدول ها و پرس و جوهای خود به ترتیب از بخش Table/Queries انتخاب کنید تا فیلد های آن در بخش Available Fields

ظاهر شوند. سپس با استفاده از دكمه هاي موجود در اين پنجره فيلدهايي را كه مايل به نمايش آنها در فرم هستيد را به بخش Selected Fields  منتقل کنید

برای انتخاب جدول و فیلدها  دکمه   next  و یا برای پایان دادن به ویزارد کمه finish را کلیک کنید

با کلیک روی گزینه next پنجره ای از کادر با عنوان نحوه صفحه چیدمان  فرم را مشخص میکند

نحوه ي صفحه بندي اين چهار گزينه به شرح زير است:

 Columnar  :در هر صفحه يك ركورد نمايش داده ميشود .نام هر فيلد در كنار مقدار آن قرار ميگيرد

Tabular:در هر صفحه فهرستي از ركوردها نشان ميدهد. ركوردها در سطرهاي متوالي نمايش داده ميشوند

DataSheet:مشابه با نماي   DataSheet جداول , ركوردها را نشان ميدهد

Justified:مشابه روش Columnar  در هر صفحه يك ركورد را نشان ميدهد با اين تفاوت كه نام هر فيلد در بالاي مقدار آن درج ميشود

پس از انتخاب نحوهي صفحه بندي فرم , روي دكمه  next  كليك كنيد يا براي خاتمه دادن به مراحل ويزارد دکمه finfsh را کلیک کنید

در پنجره سوم ويزارد, سبكي براي قالب بندي فرم انتخاب ميشود. سبكها شامل رنگ و طرح زمينه, فونت و... هستند . پس از انتخاب سبك مورد نظر روي دكمه next یا finish کلیک کنید

در چهارمین پنجره ویزارد نامی برای ذخیره فرم دریافت میشو  با کلیک روی دکمه  finish  در اخرین  پنجره ي ويزارد به طور پيش فرض فرم برای ورود و ویرایش  اطلاعات باز میشود برای اعمال تغییرات در   طراحي ظاهري فرم  گزینه Modify the form's design را انتخاب کنید

يك نمونه فرم طراحي شده با ويزارد را كه به روش  Columnar صفحه بندي شده و سبكي نيز  براي آن انتخاب شده است را نشان ميدهد  این فرم آماده دریافت و ویرایش داده ها میباشد

ايجاد فرم با ابزار Form Design


ابزار هايي كه تا اينجا براي ايجاد فرم استفاده شد فرم هايي ايجاد كردند كه طراحي ظاهر فرم و چيدمان آنها را Access به صورت خودكار انجام ميداد . اگر كاربر بخواهد طراحي ظاهر فرم و چيدمان عناصر آن را خود به عهده بگيرد  لازم است از ابزار Form Design استفاه کند
براي استفاده از اين ابزار گزينه Form Design از گروه Form در زبانه Create را انتخاب کنید



به اين ترتيب يك فرم خالي در اختيارتان قرار ميگيرد كه ميتوانيد به دلخواه خود چيدمان آن را طراحي کنید.برا ي اضافه كردن فيلدها به فرم  از گروه Tools واقع در زبانه ی Design
گزینه ی   Add ExistingFields   را کلیک کنید 






 به اين ترتيب كادري با عنوان Field List که شامل اسامي تمام جداول بانك اطلاعاتي فعال است ظاهر میشود با كليك روي علامت + در كنار نام هر جدول اسامي فيلدهاي آن ليست ميشود   




براي قرار دادن هر فيلد روي فرم , آن را از كادر Field List  روي فرم درگ كنيد و در محل مورد نظر رها کنید با قرار دادن هر فيلد روي فرم دو كادر در كنار يكديگر روي فرم قرار ميگيرند كه يكي براي نشان دادن نام ديگري براي نمايش مقدار فيلد به كار ميرود. در حالت طراحي فرم مقادير فيلدها نشان داده نمي شوند بنابراين عنوان هر دو كادر يكسان خواهد بود

جابجا كردن و تغيير سايز فيلدهاي روي فرم

با انتخاب هر يك از فيلدهاي قرار گرفته روي فرم , كادر آن تغيير رنگ داده و دستگيرههايي به آن اضافه میشود. براي جابجا كردن  همزمان كادرهاي نام و مقدار فيلد پس از انتخاب يكي از آنها اشاره گر ماوس را روي  حاشيه ي كادر آن قرار دهيد به طوريكه شكلي مشابه صليب به پيكان اشاره گر ماوس اضافه شود. سپس با عمل درگ آن ها را جابجا كرده و در محل مناسب رها كنيد




براي جابجا كردن كادرهاي نام و مقدار فيلد به طور جداگانه ومستقل , پس از انتخاب هر يك , اشاره گر ماوس را روي دستگيرهي مربع شكل بزرگ كه در سمت چپ و بالاي كادر آن ديده ميشود  قرار دهيد به اين

براي افزودن عنوان به فرم  روي آيكن در گروه Control  كليك كنيد. به اين ترتيب كادري دربخش بالاي فرم اضافه ميشود. اين كادر حاوي نامي است كه براي فرم در نظر گرفته شده است  در صورت تمايل ميتوانيد محتواي آن را تغيير دهيد.

همچنين براي افزودن تصوير به فرم , روي گزينه ي در گروه Control  کلیک کنید به این ترتیب کادر محاوره Insert Picture براي انتخاب تصوير باز ميشود. پس از انتخاب تصوير  Access آن را را در بالاي فرم و در كنار عنوان فرم قرار ميدهد.

براي جابجا كردن و تغيير سايز عنوان و تصوير درج شده  آنها را انتخاب كنيد تا دستگيرههايي اطراف آنها ظاهر شود. سپس مشابه روشي كه براي جايجايي و تغيير سايز فيلدها در بخش قبل شرح داده شد  عمل كنيد فرمی را شامل نام و تصویر و عنوان در نمای Design نشان میدهد

تغيير رنگ وطرح زمينه و اجزاي فرم

براي تغيير رنگ عناصر (نام فيلدها , مقادير فيلدها , عنوان فرم و ...) بعد از انتخاب آن عنصر روي آن راست كنيد و از منوي حاصل, گزينه ي Fill/Back color را براي تغيير رنگ زمينه و گزينه ي

Font/Fore color را براي تغيير رنگ متن عنصر به كار ببريد

برا ي تغيير رنگ زمينه فرم روي نوار Detail كليك راست كنيد و گزينه ي Fill/Back color  را انتخاب كنيد يا بعد از انتخاب نوار Detail از آيكن   در گروه Font استفاده كنيد




همچنين براي تغيير فونت , سايز , نحوه ي تراز بندي و .... متن عناصر روي فرم نيز ميتوانيد ازگروه Font در زبانه Homeاستفاده کنید



 

:تغییر فونت و تغییر سایز

:تغییر رنگ متن

:تراز بندی متن

:تغییر رنگ زمینه



استفاده از قابلیت AutoFormat  برای تغییر رنگ و  طرح فرم

به جاي تغيير قالب بندي هر يك از اجزاء موجود در فرم به طور جداگانه ,ميتوان از سبك هاي آماده كه با انتخاب گزینه ی AutoFormat در زبانه  Arrange  در سترس قرار میگیرند


با كليك روي هر يك از سبكها , اجزا ي فرم در قالب انتخاب شده قرار ميگيرندو رنگ و طرح زمينه فرم واجزا آن تغيير ميكند

گزارش روشي براي استخراج و نمايش تمام يا بخشي از اطلاعات موجود در بانك اطلاعاتي است . قابليت مهم گزارش امكان چاپ اطلاعات با ساختار و چيدماني است كه مورد نظر كاربر است . به اين معني كه كاربر تعيين  ميكند كه چه فيلدهايي  در كجاي صفحه و با چه ويژگيهايي چاپ شوند

استفاده از ابزار Report ساده ترين و سريعترين روش براي ايجاد گزارش است. با اين ابزارمي توان به سهولت و سرعت از روي جدول يا پرسوجويي كه در نماي   DataSheet  باز شده است يك گزارش ايجاد كرد زيرا  با استفاده از اين ابزار Access هيچ سوالي ازكاربر در ساخت اين نوع گزارش نمي پرسد و به سرعت كل جدول را در قالب چاپي نمايش ميدهد. براي ايجاد گزارش با اين روش مراحل زير را دنبال كنيد:

• جدول يا پرس وجوي مورد نظرخود را در نماي  DataSheet  بازكنيد  
  

• از گروه Reports در زبانه Create روی ابزار Report  كليك كنيد
  

گزارش نمايش داده شده وعنواني همنام با جدول يا پرسوجوي انتخاب شده براي گزارش درنظر گرفته ميشود. براي ذخيرهي گزارش روي نام آن كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي Save را انتخاب نمایید  یا از نوار Access روي دكمه ي کلیک کنید

  درپنجره ي باز شده دركادر  Report Name نامي را براي گزارش تايپ كنيد و دكمه ok کلیک کنید

چهارنما براي كار با گزارش ها وجود دارد كه هركدام كاربرد خاصي دارند و در مواقع مورد نياز از آنها استفاده مي شود . اين نماها عبارتند از:

• Design View
  
• Layout View
  
• Report View
  
• Print Preview
  

  نمای Print Preview  يا پيش نمايش چاپ دقيقا آنچه را كه بايد چاپ شود نشان ميدهد. اين نما لبه هاي كاغذ را در صفحه نمايش مشخص ميكند بنابراين حاشيه هاي واقعي را مي توان در اين نما مشاهده كرد. اين نما به منظور اطمينان از درستي و بي نقص بودن گزارش هنگام چاپ به كارميرود زيرا آنچه قرار است روي كاغذ ديده شود را نشان ميدهد.در اين نما نمي توان گزارش را ويرايش كرد.

با بازشدن گزارش در اين نما  زبانه    PrintPreview  ظاهرميشود.اين زبانه شامل ابزاري براي انجام عمليات مختلف روي گزارش است

  براي ارسال گزارش به چاپگر از اين گزينه استفاده مي شود

براي تعيين سايز كاغذ چاپ استفاده مي شود .با كليك روي گزينه ليستي از سايزهاي مختلف كاغذ مثل A4_A5 غيره براي انتخاب ظاهر می شود

 براي تعيين حاشيه كاغذ استفاده مي شود .با كليك روي اين گزينه كه به ترتيب پهناي حاشيه Narrow و Wide,Normal سه انتخابدر چهار جهت (بالا_پايين _چپ_ راست ) را به صورت معمولي عريض و باريك در نظر مي گيرند  براي انتخاب در اختيار كاربر قرار داده مي شود

 با انتخاب اين گزينه چاپ در جهت عمودي كاغذ انجام ميگيرد

با انتخاب اين گزينه پنجره ي PageSetup براي تنظيم دقيق حاشيه صفحه در چهار جهت با دريافت عدد برحسب ميلي متر باز مي شود .همچنين امكان تعيين سايز كاغذ و جهت چاپ از مواردي است كه در پنجره PageSetup فراهم مي شود

با انتخاب اين گزينه چاپ در جهت افقي كاغذ انجام ميگيرد

را بر حسب درصد فراهم Print Preview امكان بزرگنمايي نماي مي كند با كليك روي اين گزينه درصدهاي م ختلف براي انتخاب در اختيار كاربر قرار مي گيرد

اين سه گزينه زماني به كار مي روند كه تعداد صفحات گزارش براي Two Pages بيش از يك صفحه باشد .با انتخاب گز ينه ي براي نمايش More Pages نمايش همزمان دو صفحه و گزينه چهار, هشت و دوازده صفحه به طور همزمان به كار مي رودPrint PrevieW فقط يك صفحه را درنماي OnePage گزينه نشان مي دهد

نماي Report View
اين نما نيز تقريبا هرآنچه كه بايد چاپ شود را نشان مي دهد اما لبه هاي كاغذ را در صفحه نمايش مشخص نمي كند بنابراين حاشيه هاي واقعي را نمي توان مشاهده كرد. مثلا اگرمقداري خارج از كاغذ قرار گرفته باشد كاربردراين نما نمي تواند اين موضوع را تشخيص دهد. دراين نما نيز نمي توان گزارش را ويرايش كرد

 نماي Layout View

ظاهراين نما مشابه نمای   Report View است ولي تفاوتهاي زيادي بين اين دو نما وجود دارد. علاوه بر اينكه  امكان صفحه آرايي و تغيير چيدمان گزارش دراين نما دراختيار كاربر قرار مي گيرد , كاربر مي تواند عملياتي نظيرقالب بندي محتواي گزارش مانند تغيير قلم رنگ  سايز ترازبندي وغيره را انجام دهد.همچنين مرتب سازي ركوردها گروهبندي آنها و انجام عمليات محاسباتي نظيرمجموع و ميانگين روي ركوردها در اين نما امكان پذيراست.
 علاوه براين مي توان با استفاده از قابليت AutoFormat  در اين نما از قالب بنديهاي آماده براي تعيين رنگ و طرح زمينه ي گزارش استفاده نمود

برخي از عمليات كه در نماي Layout روي ركوردها قابل اجراست عبارتند از :

• مرتب كردن ركوردها براساس يك فيلد
  

براي اين كار روي ستون مورد نظر كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي  Sort A to Z را برای مرتب سازي صعودي(از كوچك به بزرگ) و  Sort Z to A  را براي مرتب سازي نزولي(ازبزرگ به كوچك ) انتخاب كنيد

• انجام محاسبات
  

در نمای Layout  ميتوان عملياتي همچون محاسبهي مجموع , ميانگين وتعيين كمترين و بيشترين مقدار را روي فيلدهاي عددي (مثل معدل) انجام داد. همچنين محاسبه تعداد ركوردها نيز براي انواع فيلدها قابل انجام است
از دو روش مي توان براي انجام محاسبات استفاده كرد:

1. بعد از انتخاب ستون مورد نظر ,كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي  Total را انتخاب و از زير منوي حاصل يكي از گزينه هاي Max و Min, Count Records, Average,   Sum را انتخاب كنيد كه به ترتيب براي محاسبه ي مجموع ,ميانگين ,تعداد ركوردها ,كمترين مقدار و بيشترين مقدار به كار مي رود . پس از انجام محاسبه نتيجه در زير همان ستون درج مي شود
   
2. روش ديگربراي انجام اين گونه محاسبات استفاده از گزينه ي Totals در گروه  Grouping &  Totals واقع در زبان   Format است. بعد از انتخاب فيلد مورد نظر در گزارش روي اين گزينه كليك كنيد و از منوي ظاهر شده  دستور محاسباتي مورد نياز را انتخاب كنيد  
   

گروه بندي ركوردها براساس يك فيلد به اين معني است كه ركوردهايي كه مقدار مشتركي در يك فيلد دارند در يك گروه قرار ميگيرند و در گزارش پشت سر هم ظاهر مي شوند

براي گروه بندي ركوردها در نماي  Layout ستون مربوط به فيلد مورد نظر خود را انتخاب كرده و كليك راست كنيد,از منوي حاصل گزينه ي   Group on را انتخاب كنيد

عمل گروه بندي براساس فيلد آن ستون انجام شود

تغيير چيدمان فيلدها

در نماي  Layout كاربر ميتواند با درگ كردن محل ستون ها را جابجا كند. براي انجام اينكار بعد از كليك روي عنوان ستون مورد نظر در سطر اول ,اشاره گر ماوس را روي آن قرار دهيد شكلي مشابه صليب به سر پيكان اشاره گر ماوس اضافه ميشود سپس با درگ به سمت چپ و راست آن ستون را در محل مورد نظر رها كنيد.

 همچنين براي تغيير پهناي ستون ها اشاره گر ماوس را در مرز ستون مورد نظر قرار دهيد تا شكل اشاره گر ماوس به شكل    ↔   در آيد سپس با عمل درگ عرض ستونها را تغيير دهيد.

استفاده از قابليت AutoFormat

يكي ديگر از امكاناتي كه نماي Layout  در اختيار كاربر قرار ميدهد استفاده از قابليت   AutoFormat  است .AutoFormat  قالب بندي گزارش را به منظور رنگآميزي و طرح بندي بخشهاي مختلف گزارش با  استفاده از سبكهاي آماده انجام ميدهد.

براي استفاده از اين قابليت گزینه AutoFormat را از گروه   AutoFormat  Format واقع در زبانه  انتخاب كنيد .به اين ترتيب ليستي ازسبكهاي آماده نمايش داده ميشود

با انتخاب هر مورد گزارش در آن قالب قرار ميگيرد. انتخاب قالب با استفاده از گزينه ي AutoFormat  Wizard  واقع در انتهاي اين ليست نيز امكان پذير است

نمای Design View

اين نما براي طراحي گزارش به كار ميرود. بعد ايجاد گزارش به روشهاي مختلف, از اين نما براي اصلاح گزارش استفاده ميشود. در اين نما ميتوان محل اجزاي گزارش و عناصر تشكيل دهنده آن را تغيير داد. كم و زياد كردن تعداد فيلدها و تعيين دقيق محل آنها در گزارش در اين نما انجام ميشود .

 به علاوه تمام عملياتي كه در نمايLayout  ذكر شد در اين نما نيز قابل اجراست با اين تفاوت كه در اين نما ركوردها ديده نمي شوند

در نمایdesign مي توان به اصلاح گزارش پرداخت . اصلاح گزارش شامل حذف و  اضافه كردن فيلدها , تغييرچيدمان و قالب بندي آنها اضافه و حذفكردن بعضي عناصر در گزارش مثل تصوير-شماره صفحه -عنوان - تاريخ و ساعت گزارش است.

در اين بخش چگو نگي انجام اين اصلاحات توضيح داده ميشود

حذف و اضافه كردن فيلدها:

به منظور اضافه كردن فيلدها به گزارش از گروه Tools واقع در زبانه ی Design در گزینه ی  Add Existing Fields      را انتخاب کنید

بعد از انتخاب اين گزينه كادري با عنوان Field List  به صفحه اضافه مي شود كه در آن جداول موجود دربانك اطلاعاتي فعال و اسامي فيلدهاي مربوط به آنها نشان داده مي شود

براي اضافه كردن فيلدها به گزارش كافي است نام فيلد مورد نظر خود را در كادرField List  يافته و آن را در بخش  Detail یا    Page Header  درگ كنيد. به اين ترتيب عنوان فيلد در هر دو بخش درج ميشود.براي مشاهده ركوردها دراز ساير نماها استفاده كنيد. Detail  از ساير نماها استفاده كنيد

براي حذف يك عنصر از گزارش ,كافي است با كليك , آن عنصر را انتخاب كنيد .(انتخاب صحيح هر عنصر در گزارش كادري رنگي را در اطراف آن ظاهر مي كند)  سپس كليد Delete  

از صفحه كليد را بفشاريد يا روي آن كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي Delete  را انتخاب كنيد

تغيير چيدمان عناصردر گزارش

جابجا كردن عناصر در يك گزارش با درگ كردن آنها انجام ميگيرد. به اين منظور پس از انتخاب عنصر موردنظر، اشاره گر ماوس را روي لبه هاي كادر آن قرار دهيد تا شكلي مشابه صليب به پيكان اشاره گر ماوس  اضافه شودسپس با درگ به سمت چپ يا راست آن عنصر را در محل مورد نظر قرار دهيد

همچنين براي تغيير پهناي يك عنصر پس از انتخاب آن  اشاره گر ماوس را روي لبه هاي كادر آن قرار دهيد تا شكل اشاره گر ماوس به صورت ↔ (فلش دو جهته ) تبديل شود سپس با عمل درگ عرض و ارتفاع آن را تغيير دهيد

تغيير قالب بندي عناصر



براي تغيير رنگ ,سايز ,فونت و تراز بندي( وسط چين,چپ چين و راست چين كردن) و... ,عنصرمورد را انتخاب كنيد تا كادري رنگي در اطراف آن ظاهر شود سپس از ابزار موجود در گروهDesign واقع در زبانه Font  براي قالب بندي آن استفاده كنيد






افزودن تصوير - عنوان -شماره صفحه -تاريخ وساعت به گزارش وحذف آنها

معمولا در قسمت Report Header  تصويري از لوگوي شركت يا سازمان قرار مي گيرد Access نیز به طور اتوماتيك تصوير را در سمت چپ اين بخش درج مي كند.سپس كاربر مي تواند باعمل درگ  تصوير را به بخشهاي ديگر گزارش منتقل كند براي درج تصوير در گزارش از گروه Controls واقع در زبانه ي Design  گزینه ی Logo را انتخاب کنید
 
به اين ترتيب كادر محاورهاي Insert Picture براي انتخاب تصوير باز مي شود. تصوير مورد نظر را انتخاب و روي دكمه ok  کلیک کنید

هر گزارش داراي عنواني است كه به محتواي آن اشاره دارد عنوان نيز از مواردي است كه در بخش Report Header قرار مي گيرد. براي درج عنوان روي گزينه ي Tille واقع در گروه Control كليك كنيد




اگر قبلا عنواني در اين بخش موجود باشد درحالت انتخاب قرارمي گيرد و كاربر ميتواند آن را اصلاح كند در غير اينصورت يك عنوان اضافه ميشود كه محتواي آن با نام گزارش يكي است . مثلا اگر نام گزارش Report1 باشد عنوان گزارش هم با متن Report1 درج خواهد شد. در صورت نياز مي توان متن آن را تغييرداد

براي افزودن شمارهي صفحه, از گروه Control روي آيكن (Insert page number) كليك كنيد. به اين ترتيب كادري با عنوان page Numbers باز مي شود. تنظيمات اين كادرمحل قرارگيري شماره صفحه در گزارش و چگونگي نمايش آن را مشخص مي كند عبارت Page N به معناي درج عبارتPage    به همراه شماره صفحه و عبارت  Page N of M    به معناي درج شماره صفحه به همراه تعداد كل صفحات  گزارش است 

ايجاد و حذف سر صفحه (Page Header)و پا صفحه (Page Footer)

براي حذف سر صفحه و پاصفحه در يك گزارش در محلي خالي(جايي كه فيلدي قرارنگرفته) كليك راست كرده و از منوي حاصل گزينه ي(Page Header/Footer  را انتخاب كنيد

در صورتيكه سرصفحه وپاصفحه حاوي عناصري باشنداز شما براي حذف اين بخش ها تاييدميگيرد.در صورت خالي بودن اين بخش ها بدون گرفتن تاييد از كاربر اين بخش ها از گزارش حذف ميشوند. براي ايجاد سرصفحه و پاصفحه در گزارش همين عمل را دوباره انجام دهيد تا اين بخش ها روي گزارش ظاهر شوند 

براي افزودن تاريخ و ساعت به گزارش از گروه Contro  روی آیکون(Date & Time)  كليك كنيد. به اين ترتيب كادري با عنوان  Date and Time باز مي شود. تنظيمات اين كادر نمايش يا عدم نمايش هر يك از عناصر زمان و تاريخ و فرمت نمايش آنها را مشخص مي كند



 

براي تغيير رنگ زمينهي بخش سر صفحه و پاصفحه روي عنوان بخش مورد نظركليك راست كرده و ازمنوي حاصل گزينه ي Fill/Back color را انتخاب كنيد به اين ترتيب ليستي از رنگ ها در اختيارتان قرار مي گيرد رنگ مورد نظر را انتخاب كنيد

گاهي اوقات محتواي بخشهاي مختلف گزارش به دليل افزايش سايز, تغيير فونت و... به درستي ديده نمي شوند .در چنين شرايطي بايد اندازه بلندي بخشها را تغيير داد. برعكس گاهي كم كردن سايز بخش هاي اشاره گر ماوس براي تنظيم بلندي بخشهاي مختلف در گزارش در نماي Design مختلف مورد نيازاست. سپس با درگ كردن به سمت پايين اندازه بلندي بخش بالايي اضافه وبا درگ به سمت بالا بلندي بخش بالايي كم ميشود

براي مثال براي زياد كردن بلندي (ارتفاع )بخشPage Header مكان نما را در مرز دو بخش Page Header بخش Detail قرار دهيد تا شكل اشاره گر ماوس به شكل صليب درآيد.سپس به سمت پايين درگ كنيد

براي تغيير نماي گزارش يكي از روشهاي زير را به كار ببريد

• روي نام گزارش كليك راست كرده و ازمنوي ظاهر شده نماي مورد نظر را انتخاب كنيد.
  

• از آيكن هاي موجود در منتهي اليه سمت راست پايين پنجره گزارش استفاده کنید
  

• در نماهاي Design و Layoutدر زبانه ی Home از ابزار   View  براي تغيير نما استفاده کنید
  

روش ديگر براي ايجاد گزارش استفاده از ويزارد است . دراين روشAccess با طرح پرسش هايي در مورد انتخاب جدول يا پرس و جو , فيلدها , نحوه ي گروه بندي , مرتب كردن و چگونگي چيدمان ركوردها با توجه به پاسخ ارائه شده به وسيله ي كاربر, گزارش را مي سازد

براي ايجاد گزارش با استفاده از ويزارد مراحل زير را دنبال كنيد:

ز گروه Report در زبانه ي   Create روي ابزار Rrport Wizard  كليك كنيد

پنجره ي Report Wizard  ظاهر مي شود.در اين پنجره نام جداول يا پرس جوهاي موردنظر را از ليست باز شونده ي Table/Query انتخاب كنيد تا نام فيلدهاي آنها در كادر Available Fields ظاهر شوندفيلدهايي كه مايليد در گزارش وجود داشته باشند را به كادرSelected Fields منتقل كنيد

نحوه ي انجام اين كار را نشان مي دهد سپس دكمه Nextرا كليك كنيد .در صورت تمايل با كليك روي دكمه ي  Finish درهمين مرحله مي توانيد ,يك گزارش ساده را مشاهده كنيد

در پنجره ي بعدي مي توانيد در صورت تمايل براي گروه بندي ركوردها فيلدهايي را انتخاب كرده و به كادر سمت راست منتقل كنيد و سپس دكمه Next را كليك كنيد .

در صورت عدم تمايل به گروه بندي بدون انتخاب فيلدها روي دكمه ي Next كليك كنيد. همچنين مي توانيد مراحل ساخت گزارش را بدون ادامه دادن مراحل بعدي با كليك روي دكمه ي Finish به پايان برسانيد

Access  مي تواند برچسبها را مستقيما با استفاده از داده هاي بانكاطلاعاتي ايجاد و براي چاپ آماده كند.برچسبها نوع ويژه اي از گزارش ها هستند كه ميتوانند در هر سطر ,چندين ركورد را چاپ كنند . براي مثال شما مي توانيد براي ايجاد برچسب براي كتابهاي يك كتابخانه از اين نوع گزارش ها استفاده كنيد.

با استفاده از Label Wizard به آساني مي توان برچسبها را در سايز هاي استاندارد با تنوع زياد ايجاد نمود

براي ايجاد برچسبها جدول مورد نظر را باز كنيد و مراحل زير را دنبال كنید

سپس برای قرار گرفتن مقادیر مورد نظر در محور افقی نام فیلد یا فیلد های مورد نظر را به  ناحیه ی Drop Category Fields Here  که در زیر محور افقی قرار دارد درگ کنید 

برای قرار گرفتن مقادیر فیل های مورد نظر در محور عمودی نام فیل ان را به زیر ناحیه ی  Drop category fields hereدرگ کنید

با ارزوی سرافرازی موفق باشید