۹۵/۸/۱۸، ۰۷:۱۵ عصر
حضور نداشتن فیزیکی در محیط کار می‌تواند ارتباطات کاری را تغییر دهد و بی‌توجهی به این تغییر برای افرادی که دورکار هستند، منجر به نابودی حرفه می‌شود.
وقتی به‌تنهایی و بدون حضور فیزیکی مشغول به کار هستید، فراموش کردن آداب‌ورسوم حرفه‌ای کسب‌وکار به مفهوم سنتی و همین‌طور نکات ظریف و درعین‌حال بسیار مهم مانند وقت‌شناسی و استفاده از کلمات مؤدبانه ساده مثل «لطفاً» و «متشکرم» بسیار آسان می‌شود. به تعبیر دیگر ندیدن چهره‌ی مخاطب می‌تواند انسان‌های خوش‌رفتار و آداب‌دان را مانند افرادی کاملا به‌دور از بلوغ اجتماعی به تصویر بکشد. در این میانه مقصر اصلی نبود تماس فیزیکی و دور بودن از دیگران است ولی ما مجبور نیستیم قربانی این نقص ناخواسته باشیم.
حذف حضور فیزیکی در میان همکاران و فعالیت در محیط کار دیجیتال می‌تواند ارتباطات کاری را به شکل عجیبی تغییر دهد و بی‌توجهی به این تغییر نه‌فقط برای فعالان شبکه‌های اجتماعی بلکه برای هر کسی که به دورکاری اشتغال دارد، زمینه‌ساز نابودی حرفه است.
از سال ۲۰۰۵ تنها در ایالات‌متحده دورکاری ۱۰۳ درصد رشد داشته است ولی بااین‌حال محیط کار دیجیتال هنوز پدیده‌ی جدیدی محسوب می‌شود و طبعا درک کامل آداب‌ورسوم این محیط و البته الزام خود به پیروی از آن‌ها می‌تواند کمی پیچیده باشد. در ادامه به ۱۰ مورد مهم از آداب‌ورسوم حرفه‌ای محیط کار دیجیتال می‌پردازیم که موفقیت در این عرصه تا حد زیادی به آن‌ها بستگی دارد. به خاطر داشته باشیم که این فهرست برای یادآوری و آموزش به دیگران نیست و تنها باید توسط هر فرد در ارتباطات کاری دیجیتال خودش مورد استفاده قرار بگیرد، چراکه در محیط کاری واقعی یا مجازی، وجود یک «ناظر اجرای آداب‌ورسوم حرفه‌ای» برای هیچ‌کس خوشایند نیست.
وقت‌شناس باشید
در محیط کار زودتر از زمان مقرر «به موقع» است و زمان مقرر «دیر». این قانون به‌ظاهر ساده و حتی پیش‌پاافتاده برای قرن‌های متمادی یکی از اصول آداب‌ورسوم حرفه‌ای محیط کار بوده است و حتی در فضای مجازی هم یک قانون طلایی محسوب می‌شود.
باوجوداینکه برگزاری یک ملاقات کاری آنلاین به‌ظاهر بسیار ساده و بی‌دردسر به نظر می‌رسد ولی درواقع موانع زیادی برای تأخیر در آن وجود دارد. اگر کارهایی مثل روشن کردن دستگاه موردنظر، راه انداختن برنامه مورداستفاده، حصول اطمینان از سالم بودن میکروفون و دوربین، بستن سایر برنامه‌ها و سرویس‌هایی که پهنای باند را اشغال کرده‌اند، آماده کردن مستندات ضروری و ... از قبل انجام نشده باشد، می‌تواند واقعا ما را به دردسر بیندازد.
علاوه بر موارد فوق به نکته‌ی دیگری نیز باید حتما توجه داشته باشیم و آن غیرفعال کردن نوتیفیکیشن‌ها است. باوجوداینکه زمان لازم برای چک کردن پیام‌ها، ایمیل‌ها و نوتیفیکیشن‌های فیس‌بوک، توییتر و ... معمولا بسیار ناچیز است ولی مجموع وقت صرف شده برای این کار می‌تواند به مقدار زیاد زمان‌بندی ما را به هم بریزد.
حتی با رعایت همه نکات بالا بازهم نمی‌توان انتظار داشت که تنها یک دقیقه قبل از شروع گفتگو وارد نرم‌افزار ارتباطی خود شویم و بازهم همه‌چیز به‌خوبی پیش برود. در محیط مجازی هم مثل دنیای واقعی بهتر است ۱۰ دقیقه قبل از شروع جلسه برای آن آماده شویم. در نظر گرفتن این فاصله‌ی زمانی به ما اطمینان می‌دهد که باعث اختلال در زمان‌بندی مخاطبان خود -که هرکدام دقیقا مثل ما گرفتاری‌ها و اولویت‌های خاص خود را دارند - نخواهیم شد.
ارتباطات خود را به‌صورت هدف‌دار و شخصی برقرار کنید.
این روزها ایمیل‌های انبوه سازمانی و یادداشت‌های اداری یکسان برای همه‌ی مخاطبان و همکاران نوعی هرزنامه محسوب می‌شوند و هیچ‌کس آن را پیامی مستقیما خطاب به خودش نمی‌داند. درواقع وقتی مستندات طولانی را به‌صورت یکسان برای همه‌ی اعضای مجموعه‌ی کاری آنلاین خود می‌فرستیم، به‌راحتی با خوردن برچسب ذهنی «مربوط به من نیست» مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرند.
در نقطه‌ی مقابل ارسال پیام‌های مستقیم و شخصی بدون ابهام و دارای کمترین متن ممکن به همراه محتوای چندرسانه‌ای نظیر ویدئوی معرفی افراد جدید در گروه یا دستورالعمل گرافیکی استفاده از یک سیستم تازه بسیار مؤثر است.
بخصوص زمانی که هدف از برقراری ارتباط منتقل کردن بار احساسی مثبت یا انتقال بازخوردهای منفی به مخاطب است، استفاده از پیام‌های شخصی و مستقیم بسیار کارا و مفید خواهد بود. رسانه‌های سیاه‌وسفید مثل ایمیل و اپلیکیشین‌های ارتباطی شهرت ناخوشایندی در ناتوانی از برقراری ارتباط انسانی صحیح و ایجاد درک متقابل دارند. وقتی تصمیم دارید موضوعی حساس را به اطلاع مخاطب خود برسانید از یک کانال ارتباطی استفاده کنید که تا بیشترین حد ممکن به دنیای واقعی نزدیک باشد.
به تعهدات خود عمل کنید
نبودن تماس فیزیکی و برخورد چهره به چهره به معنای توانایی ما در شانه خالی کردن از زیر بار تعهداتمان نیست. کاری را که برای انجام آن تعهد داده‌اید به بهترین شکل ممکن و در زمان مقرر به اتمام برسانید. به گفته‌ی رابرت کالیر (Robert Collier): موفقیت ثمره‌ی تلاش‌های کوچکی است که هر روز آن‌ها را تکرار می‌کنیم.
لزوم اجرای تعهدات را نمی‌توان جذاب‌ترین بخش فعالیت حرفه‌ای دانست ولی بدون شک مهم‌ترین قسمت آن به شمار می‌آید و پایبندی به آن اصل زیربنایی و جدانشدنی آداب‌ورسوم حرفه‌ای است که از ما تصویری قابل‌اطمینان، معتبر و ارزشمند به نمایش می‌گذارد.
اگر به هر دلیلی قادر به تحویل کار در موعد مقرر نیستید یک ایمیل کوتاه یا حتی بهتر از آن، یک تماس تلفنی برای اطلاع‌رسانی در مورد تأخیر بسیار بهتر از تحمیل انتظاری ناخوشایند همراه با بی‌اطلاعی به همکارانتان است. در محيط کار بخصوص نوع آنلاین آن، شخصی که دیگران بتوانند روی او حساب کنند مهره‌‌ی بسیار ارزشمندی محسوب می‌شود.
انتظارات خود را از دیگران به‌وضوح بیان کنید.
گذشته از تنبلی (دلیل آشنا و قدیمی انجام ندادن تعهدات)، یکی از دلایل اصلی به انجام نرسیدن کار در موقع مناسب و به شکل مطلوب شرایط خاص فضای مجازی است. در فضای دیجیتال معمولا افراد به‌درستی از وظایف و انتظارات دیگران از خود آگاه نمی‌شوند. وقتی در یک گروه متشکل از ۵ یا ۶ نفر همکار که از طریق ایمیل یا اپلیکیشن‌های گفتگو با هم در ارتباط هستند به شکل کلی می‌گوییم «این کار را هم باید انجام بدهیم» در حقیقت هیچ‌کدام از مخاطبان را مسئول انجام آن نکرده‌ایم.
در چنین شرایطی است که اثر تماشاگر (Bystander Effect) شروع به خودنمایی می‌کند. وقتی هیچ‌کس مستقیم مورد خطاب قرار نگرفته است، هیچ‌کس قبول مسئولیت نمی‌کند. وقتی در چنین موقعیتی قرار گرفتیم باید به دو حقیقت مسلم توجه داشته باشیم:
وظیفه‌ی «همه» یعنی وظیفه‌ی «هیچ‌کس»
مشخص نکردن موعد مقرر برای اتمام کار یعنی «هیچ‌وقت»
برای درک اهمیت روشن بیان کردن انتظارات خود باید بدانیم که کلید موفقیت هر نوع ارتباط راه دور، مدیریت انتظارات و توقعات است. در یک ارتباط موفق –کاری یا شخصی – فاصله لزوما نقش کلیدی را به عهده ندارد و هماهنگی بین درک موقعیت و انتظارات طرفین از یکدیگر نیز بسیار تأثیرگذار است.
انتظارات روشن به معنای واگذار کردن وظایف به‌صورت واضح و کاملا شخصی به شکل مکتوب و مشخص کردن زمان دقیق به اتمام رسیدن کار موردتوافق طرفین است.
مکاتبات اداری آنلاین خود را به‌صورت منظم پاسخ بدهید.
در حال حاضر روزانه ۲۰۵.۶ میلیارد ایمیل در تمام دنیا ردوبدل می‌شود که ۱۱۲.۵ میلیارد این ایمیل‌ها مکاتبات اداری هستند. در یک روز کاری ما به‌طور متوسط حدود ۱۲۲ ایمیل دریافت می‌کنیم که به دلیل ماهیت آن‌ها باید در همان روز پاسخ بدهیم. پاسخگویی مناسب به همه این پیام‌ها کمی سخت به نظر می‌رسد ولی دلیل موجهی برای پاسخ ندادن به ایمیل‌های همکارانمان نیست به‌خصوص وقتی این همکاری از نوع دیجیتال است و ایمیل تنها راه ارتباطی ما با محیط کار محسوب می‌شود.
راه‌های زیادی برای مدیریت صندوق پست الکترونیکی و انبوه ایمیل‌ها وجود دارد که می‌توان از آن استفاده کرد. در بدترین حالت چند ثانیه وقت برای ارسال پاسخی کوتاه اختصاص بدهید و همکار خود را در مورد ناتوانی از پاسخگویی مناسب آگاه کنید.
از محیط دیجیتال یکدست و یکپارچه استفاده کنید.
اگر تاکنون مجبور شده باشید که موقتا وظایف همکار غایب خود را به عهده بگیرید یا به سمت جدیدی منصوب شده‌اید، با عمق این مشکل به‌صورت فیزیکی آشنا هستید و می‌دانید که هماهنگ شدن با محیطی ناشناس چقدر مشکل است. این مورد در محیط دیجیتال نیز به همان اندازه دردسرساز است.
استفاده از امکانات مجازی یکسان تنها یک اصل کاری حرفه‌ای نیست و با بهره‌وری نیز ارتباط مستقیم دارد. به کار بردن ابزارهای یکسان برای شما و بقیه اعضای گروه‌تان اهمیت زیادی دارد. استفاده ابزارهای پیام‌رسانی، ذخیره‌سازی و ... یکسان یا رابط کاربری ساده و محبوب توسط همه اعضای گروه کاری بستری مناسب و روندی بدون وقفه ایجاد می‌کند.
ابزارهای آنلاینی مثل ترلو (Trello) یا آسانا (Asana) برای کارهای پیچیده‌تر، آنچه نیاز دارید برای شما مهیا می‌کنند. هرچه ابزارهای مورداستفاده گروهی تنوع کمتری داشته باشند، گروه بازدهی بیشتری دارد.
دلایل خود را برای مخالفت یا موافقت با همکارانتان توضیح بدهید.
چه در زندگی واقعی و چه در دنیای مجازی هیچ‌وقت مزایای توضیح دادن و قدرت عبارت «به این دلیل که» را دست‌کم نگیرید. وقتی دلیل درخواست‌ها یا اقدامات خود را برای دیگران توضیح می‌دهید، آن‌ها درک، همدلی و موافقت بیشتری با شما نشان می‌دهند.
اگر شما در رده‌های پایین سلسله‌مراتب اداری قرار دارید، توضیح دادن دلایل محترمانه‌ترین راه برای قبول نکردن یک درخواست یا پیشنهاد راهی دیگر برای انجام آن است. اگر مدیر هستید با توضیح در مورد دلایل درخواست‌ها و اقدامات خود نشان می‌دهید که تنها یک دیکتاتور دنیای مجازی نیستید و گرایشی به صدور دستورهای مستبدانه و دادن جواب منفی همراه با تحکم ندارید.
از صورتک‌های دیجیتال (اموجی) با دقت استفاده کنید.
در سال ۲۰۱۵ دیکشنری آکسفورد در اقدامی عجیب اموجی زیر را به‌عنوان واژه‌ی برگزیده‌ی سال انتخاب کرد.
این اموجی که به شکل رسمی «صورت پوشیده از اشک شادی» نامیده می‌شود پرتکرارترین واژه‌ی سال ۲۰۱۵ بود و استفاده از آن نسبت به سال ۲۰۱۴ سه برابر افزایش داشت که این مسئله نشان از اهمیت اموجی در ارتباطات آنلاین دارد.
سؤال این است که آیا استفاده از اموجی تضادی با اصول حرفه‌ای دارد؟ جواب هم‌زمان مثبت و منفی است. دنیل تی (Daniel Tay) جنبه‌ی مثبت استفاده از مکاتبات شغلی را به‌صورت زیر خلاصه می‌کند:
این‌طور که معلوم است، اموجی‌ها نقش مهمی در دنیای ارتباطات دیداری دارند. وقتی ما قادر به برقراری ارتباط رودررو نیستیم، آن‌ها می‌توانند احساسات را به‌صورت کاملا صریح و آشکار و در قالب یک روال واقع‌گرایانه انتقال بدهند. اموجی‌ها ظاهری کودکانه و فانتزی دارند ولی اکنون زمان مناسبی است که نقش پررنگ‌تری در ارتباطات رسمی داشته باشند.
بااین‌حال استفاده از اموجی به‌دقت زیادی نیاز دارد. به‌عنوان‌مثال نشریه آنلاین آتلانتیس (The Atlantic) قانون مشخصی برای کارکنان خود وضع کرده است:
از اموجی در تماس با کارمندان عالی‌رتبه یا مشتری‌ها استفاده نکنید؛ مگر اینکه آن‌ها ابتدا این کار را انجام دهند و آن را به‌عنوان یک روال عادی بپذیرند.
به‌عبارت‌دیگر استفاده از اموجی تابع ضوابط حاکم بر سایر ارتباط انسانی است. به‌عنوان نمونه به کار بردن اموجی چشمک‌زن ممکن است توسط مخاطب رسمی به‌عنوان رفتار ناشایست تلقی شود و سایر اموجی‌ها نیز باید فارغ از هرگونه کنایه و سوءتعبیر استفاده شوند. اگر در متناسب بودن اموجی با گفتگوی جاری شک دارید، از آن استفاده نکنید.
منظور خود را دقیق و واضح بیان کنید.
توضیح در مورد بیان دقیق منظور در مکاتبات اداری کمی پیچیده است. در مکاتبات دیجیتال رساندن نکته‌ای را به شانس یا برداشت شخصی مخاطب واگذار نکنید و همه اهداف خود را ساده و کاملا هدف‌دار بیان کنید. هرچه کلمات کمتری به کار ببرید احتمال سردرگمی یا بی‌توجهی مخاطب بیشتر خواهد شد.
سعی کنید در یک ایمیل درخواست اصلی و چکیده‌ای از مهم‌ترین موارد را در اولین پاراگراف بگنجانید. وقتی مخاطب نگاهی گذرا به ایمیل شما می‌اندازد معمولا فقط چند جمله‌ی اول را با دقت می‌خواند و بقیه‌ی آن را فقط به‌سرعت مرور می‌کند. بهتر است جمله‌ی حاوی درخواست اصلی شما کاملا ساده باشد و از طولانی کردن با انبوهی از عبارت‌های و تعارف‌های طولانی و مرسوم در گفتگوی شفاهی بپرهیزید. با واژه‌های ساده مثل «لطفاً» احترام خود را به مخاطب نشان دهید و به‌سرعت به اصل مطلب بپردازید. در مکالمات دیجیتال با همکاران عبارت‌های سؤالی و غیرمستقیم مثل «آیا می‌توانید» را فراموش کنید و درخواست خود با وضوح و بسیار صریح مطرح کنید.
در نهایت بهترین راه برای دقیق بودن پرهیز از گنجاندن چند درخواست در یک ایمیل است. مطمئن شوید که هر مکاتبه‌ی کاری شما فقط حاوی یک درخواست یا یک دستورالعمل است.
استفاده از واژه‌های «لطفاً» و «متشکرم» را فراموش نکنید.
شاید اشاره و تأکید به استفاده به این واژه‌ها به‌عنوان اصل کلیدی در آداب‌ورسوم حرفه‌ای ارتباطات رسمی عجیب به نظر برسد ولی وقتی این ارتباطات در فضای مجازی صورت می‌گیرند فراموش کردن «لطفاً» و «متشکرم» بسیار آسان است. وقتی یا گجت همراه خود یک ایمیل اداری برای همکارتان تایپ می‌کنید ممکن است به تبع قانون نانوشته‌ی خلاصه‌نویسی و به کار بردن کلمات کمتر در گفتگوهای آنلاین، استفاده از واژه‌های مهم در گفتگوهای حضوری را الزامی ندانید و آن‌ها را کم‌اهمیت فرض کنید.
در مکالمه می‌توانید با استفاده از لحن و تن صدا گفتگو را در چهارچوب موردنظر پیش ببرید. ولی متأسفانه هنگام نوشتن به این ابزار کارا دسترسی ندارید و برای نشان دادن پابندی خود به آداب معاشرت ناگزیر از به کار بردن واژه‌ها و عبارت‌های خاص هستید.
نکته آخر اینکه رعایت آداب‌ورسوم حرفه‌ای معاشرت در دنیای دیجیتال لزوما نباید دست و پاگیر و گیج‌کننده باشد و همین‌طور به معنای نقابی برای پوشاندن شخصیت حقیقی شما یا فیلتری برای زدودن جنبه سرگرم‌کننده و مفرح ارتباطات آنلاین نیست. ولی با این‌حال پایبندی و اشراف کامل به آن برای افرادی که همیشه به‌صورت آنلاین و دور از همکاران خود فعالیت می‌کنند بسیار مهم و حیاتی می باشد.
وقتی به‌تنهایی و بدون حضور فیزیکی مشغول به کار هستید، فراموش کردن آداب‌ورسوم حرفه‌ای کسب‌وکار به مفهوم سنتی و همین‌طور نکات ظریف و درعین‌حال بسیار مهم مانند وقت‌شناسی و استفاده از کلمات مؤدبانه ساده مثل «لطفاً» و «متشکرم» بسیار آسان می‌شود. به تعبیر دیگر ندیدن چهره‌ی مخاطب می‌تواند انسان‌های خوش‌رفتار و آداب‌دان را مانند افرادی کاملا به‌دور از بلوغ اجتماعی به تصویر بکشد. در این میانه مقصر اصلی نبود تماس فیزیکی و دور بودن از دیگران است ولی ما مجبور نیستیم قربانی این نقص ناخواسته باشیم.
حذف حضور فیزیکی در میان همکاران و فعالیت در محیط کار دیجیتال می‌تواند ارتباطات کاری را به شکل عجیبی تغییر دهد و بی‌توجهی به این تغییر نه‌فقط برای فعالان شبکه‌های اجتماعی بلکه برای هر کسی که به دورکاری اشتغال دارد، زمینه‌ساز نابودی حرفه است.
از سال ۲۰۰۵ تنها در ایالات‌متحده دورکاری ۱۰۳ درصد رشد داشته است ولی بااین‌حال محیط کار دیجیتال هنوز پدیده‌ی جدیدی محسوب می‌شود و طبعا درک کامل آداب‌ورسوم این محیط و البته الزام خود به پیروی از آن‌ها می‌تواند کمی پیچیده باشد. در ادامه به ۱۰ مورد مهم از آداب‌ورسوم حرفه‌ای محیط کار دیجیتال می‌پردازیم که موفقیت در این عرصه تا حد زیادی به آن‌ها بستگی دارد. به خاطر داشته باشیم که این فهرست برای یادآوری و آموزش به دیگران نیست و تنها باید توسط هر فرد در ارتباطات کاری دیجیتال خودش مورد استفاده قرار بگیرد، چراکه در محیط کاری واقعی یا مجازی، وجود یک «ناظر اجرای آداب‌ورسوم حرفه‌ای» برای هیچ‌کس خوشایند نیست.
وقت‌شناس باشید
در محیط کار زودتر از زمان مقرر «به موقع» است و زمان مقرر «دیر». این قانون به‌ظاهر ساده و حتی پیش‌پاافتاده برای قرن‌های متمادی یکی از اصول آداب‌ورسوم حرفه‌ای محیط کار بوده است و حتی در فضای مجازی هم یک قانون طلایی محسوب می‌شود.
باوجوداینکه برگزاری یک ملاقات کاری آنلاین به‌ظاهر بسیار ساده و بی‌دردسر به نظر می‌رسد ولی درواقع موانع زیادی برای تأخیر در آن وجود دارد. اگر کارهایی مثل روشن کردن دستگاه موردنظر، راه انداختن برنامه مورداستفاده، حصول اطمینان از سالم بودن میکروفون و دوربین، بستن سایر برنامه‌ها و سرویس‌هایی که پهنای باند را اشغال کرده‌اند، آماده کردن مستندات ضروری و ... از قبل انجام نشده باشد، می‌تواند واقعا ما را به دردسر بیندازد.
علاوه بر موارد فوق به نکته‌ی دیگری نیز باید حتما توجه داشته باشیم و آن غیرفعال کردن نوتیفیکیشن‌ها است. باوجوداینکه زمان لازم برای چک کردن پیام‌ها، ایمیل‌ها و نوتیفیکیشن‌های فیس‌بوک، توییتر و ... معمولا بسیار ناچیز است ولی مجموع وقت صرف شده برای این کار می‌تواند به مقدار زیاد زمان‌بندی ما را به هم بریزد.
حتی با رعایت همه نکات بالا بازهم نمی‌توان انتظار داشت که تنها یک دقیقه قبل از شروع گفتگو وارد نرم‌افزار ارتباطی خود شویم و بازهم همه‌چیز به‌خوبی پیش برود. در محیط مجازی هم مثل دنیای واقعی بهتر است ۱۰ دقیقه قبل از شروع جلسه برای آن آماده شویم. در نظر گرفتن این فاصله‌ی زمانی به ما اطمینان می‌دهد که باعث اختلال در زمان‌بندی مخاطبان خود -که هرکدام دقیقا مثل ما گرفتاری‌ها و اولویت‌های خاص خود را دارند - نخواهیم شد.
ارتباطات خود را به‌صورت هدف‌دار و شخصی برقرار کنید.
این روزها ایمیل‌های انبوه سازمانی و یادداشت‌های اداری یکسان برای همه‌ی مخاطبان و همکاران نوعی هرزنامه محسوب می‌شوند و هیچ‌کس آن را پیامی مستقیما خطاب به خودش نمی‌داند. درواقع وقتی مستندات طولانی را به‌صورت یکسان برای همه‌ی اعضای مجموعه‌ی کاری آنلاین خود می‌فرستیم، به‌راحتی با خوردن برچسب ذهنی «مربوط به من نیست» مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرند.
در نقطه‌ی مقابل ارسال پیام‌های مستقیم و شخصی بدون ابهام و دارای کمترین متن ممکن به همراه محتوای چندرسانه‌ای نظیر ویدئوی معرفی افراد جدید در گروه یا دستورالعمل گرافیکی استفاده از یک سیستم تازه بسیار مؤثر است.
بخصوص زمانی که هدف از برقراری ارتباط منتقل کردن بار احساسی مثبت یا انتقال بازخوردهای منفی به مخاطب است، استفاده از پیام‌های شخصی و مستقیم بسیار کارا و مفید خواهد بود. رسانه‌های سیاه‌وسفید مثل ایمیل و اپلیکیشین‌های ارتباطی شهرت ناخوشایندی در ناتوانی از برقراری ارتباط انسانی صحیح و ایجاد درک متقابل دارند. وقتی تصمیم دارید موضوعی حساس را به اطلاع مخاطب خود برسانید از یک کانال ارتباطی استفاده کنید که تا بیشترین حد ممکن به دنیای واقعی نزدیک باشد.
به تعهدات خود عمل کنید
نبودن تماس فیزیکی و برخورد چهره به چهره به معنای توانایی ما در شانه خالی کردن از زیر بار تعهداتمان نیست. کاری را که برای انجام آن تعهد داده‌اید به بهترین شکل ممکن و در زمان مقرر به اتمام برسانید. به گفته‌ی رابرت کالیر (Robert Collier): موفقیت ثمره‌ی تلاش‌های کوچکی است که هر روز آن‌ها را تکرار می‌کنیم.
لزوم اجرای تعهدات را نمی‌توان جذاب‌ترین بخش فعالیت حرفه‌ای دانست ولی بدون شک مهم‌ترین قسمت آن به شمار می‌آید و پایبندی به آن اصل زیربنایی و جدانشدنی آداب‌ورسوم حرفه‌ای است که از ما تصویری قابل‌اطمینان، معتبر و ارزشمند به نمایش می‌گذارد.
اگر به هر دلیلی قادر به تحویل کار در موعد مقرر نیستید یک ایمیل کوتاه یا حتی بهتر از آن، یک تماس تلفنی برای اطلاع‌رسانی در مورد تأخیر بسیار بهتر از تحمیل انتظاری ناخوشایند همراه با بی‌اطلاعی به همکارانتان است. در محيط کار بخصوص نوع آنلاین آن، شخصی که دیگران بتوانند روی او حساب کنند مهره‌‌ی بسیار ارزشمندی محسوب می‌شود.
انتظارات خود را از دیگران به‌وضوح بیان کنید.
گذشته از تنبلی (دلیل آشنا و قدیمی انجام ندادن تعهدات)، یکی از دلایل اصلی به انجام نرسیدن کار در موقع مناسب و به شکل مطلوب شرایط خاص فضای مجازی است. در فضای دیجیتال معمولا افراد به‌درستی از وظایف و انتظارات دیگران از خود آگاه نمی‌شوند. وقتی در یک گروه متشکل از ۵ یا ۶ نفر همکار که از طریق ایمیل یا اپلیکیشن‌های گفتگو با هم در ارتباط هستند به شکل کلی می‌گوییم «این کار را هم باید انجام بدهیم» در حقیقت هیچ‌کدام از مخاطبان را مسئول انجام آن نکرده‌ایم.
در چنین شرایطی است که اثر تماشاگر (Bystander Effect) شروع به خودنمایی می‌کند. وقتی هیچ‌کس مستقیم مورد خطاب قرار نگرفته است، هیچ‌کس قبول مسئولیت نمی‌کند. وقتی در چنین موقعیتی قرار گرفتیم باید به دو حقیقت مسلم توجه داشته باشیم:
وظیفه‌ی «همه» یعنی وظیفه‌ی «هیچ‌کس»
مشخص نکردن موعد مقرر برای اتمام کار یعنی «هیچ‌وقت»
برای درک اهمیت روشن بیان کردن انتظارات خود باید بدانیم که کلید موفقیت هر نوع ارتباط راه دور، مدیریت انتظارات و توقعات است. در یک ارتباط موفق –کاری یا شخصی – فاصله لزوما نقش کلیدی را به عهده ندارد و هماهنگی بین درک موقعیت و انتظارات طرفین از یکدیگر نیز بسیار تأثیرگذار است.
انتظارات روشن به معنای واگذار کردن وظایف به‌صورت واضح و کاملا شخصی به شکل مکتوب و مشخص کردن زمان دقیق به اتمام رسیدن کار موردتوافق طرفین است.
مکاتبات اداری آنلاین خود را به‌صورت منظم پاسخ بدهید.
در حال حاضر روزانه ۲۰۵.۶ میلیارد ایمیل در تمام دنیا ردوبدل می‌شود که ۱۱۲.۵ میلیارد این ایمیل‌ها مکاتبات اداری هستند. در یک روز کاری ما به‌طور متوسط حدود ۱۲۲ ایمیل دریافت می‌کنیم که به دلیل ماهیت آن‌ها باید در همان روز پاسخ بدهیم. پاسخگویی مناسب به همه این پیام‌ها کمی سخت به نظر می‌رسد ولی دلیل موجهی برای پاسخ ندادن به ایمیل‌های همکارانمان نیست به‌خصوص وقتی این همکاری از نوع دیجیتال است و ایمیل تنها راه ارتباطی ما با محیط کار محسوب می‌شود.
راه‌های زیادی برای مدیریت صندوق پست الکترونیکی و انبوه ایمیل‌ها وجود دارد که می‌توان از آن استفاده کرد. در بدترین حالت چند ثانیه وقت برای ارسال پاسخی کوتاه اختصاص بدهید و همکار خود را در مورد ناتوانی از پاسخگویی مناسب آگاه کنید.
از محیط دیجیتال یکدست و یکپارچه استفاده کنید.
اگر تاکنون مجبور شده باشید که موقتا وظایف همکار غایب خود را به عهده بگیرید یا به سمت جدیدی منصوب شده‌اید، با عمق این مشکل به‌صورت فیزیکی آشنا هستید و می‌دانید که هماهنگ شدن با محیطی ناشناس چقدر مشکل است. این مورد در محیط دیجیتال نیز به همان اندازه دردسرساز است.
استفاده از امکانات مجازی یکسان تنها یک اصل کاری حرفه‌ای نیست و با بهره‌وری نیز ارتباط مستقیم دارد. به کار بردن ابزارهای یکسان برای شما و بقیه اعضای گروه‌تان اهمیت زیادی دارد. استفاده ابزارهای پیام‌رسانی، ذخیره‌سازی و ... یکسان یا رابط کاربری ساده و محبوب توسط همه اعضای گروه کاری بستری مناسب و روندی بدون وقفه ایجاد می‌کند.
ابزارهای آنلاینی مثل ترلو (Trello) یا آسانا (Asana) برای کارهای پیچیده‌تر، آنچه نیاز دارید برای شما مهیا می‌کنند. هرچه ابزارهای مورداستفاده گروهی تنوع کمتری داشته باشند، گروه بازدهی بیشتری دارد.
دلایل خود را برای مخالفت یا موافقت با همکارانتان توضیح بدهید.
چه در زندگی واقعی و چه در دنیای مجازی هیچ‌وقت مزایای توضیح دادن و قدرت عبارت «به این دلیل که» را دست‌کم نگیرید. وقتی دلیل درخواست‌ها یا اقدامات خود را برای دیگران توضیح می‌دهید، آن‌ها درک، همدلی و موافقت بیشتری با شما نشان می‌دهند.
اگر شما در رده‌های پایین سلسله‌مراتب اداری قرار دارید، توضیح دادن دلایل محترمانه‌ترین راه برای قبول نکردن یک درخواست یا پیشنهاد راهی دیگر برای انجام آن است. اگر مدیر هستید با توضیح در مورد دلایل درخواست‌ها و اقدامات خود نشان می‌دهید که تنها یک دیکتاتور دنیای مجازی نیستید و گرایشی به صدور دستورهای مستبدانه و دادن جواب منفی همراه با تحکم ندارید.
از صورتک‌های دیجیتال (اموجی) با دقت استفاده کنید.
در سال ۲۰۱۵ دیکشنری آکسفورد در اقدامی عجیب اموجی زیر را به‌عنوان واژه‌ی برگزیده‌ی سال انتخاب کرد.
این اموجی که به شکل رسمی «صورت پوشیده از اشک شادی» نامیده می‌شود پرتکرارترین واژه‌ی سال ۲۰۱۵ بود و استفاده از آن نسبت به سال ۲۰۱۴ سه برابر افزایش داشت که این مسئله نشان از اهمیت اموجی در ارتباطات آنلاین دارد.
سؤال این است که آیا استفاده از اموجی تضادی با اصول حرفه‌ای دارد؟ جواب هم‌زمان مثبت و منفی است. دنیل تی (Daniel Tay) جنبه‌ی مثبت استفاده از مکاتبات شغلی را به‌صورت زیر خلاصه می‌کند:
این‌طور که معلوم است، اموجی‌ها نقش مهمی در دنیای ارتباطات دیداری دارند. وقتی ما قادر به برقراری ارتباط رودررو نیستیم، آن‌ها می‌توانند احساسات را به‌صورت کاملا صریح و آشکار و در قالب یک روال واقع‌گرایانه انتقال بدهند. اموجی‌ها ظاهری کودکانه و فانتزی دارند ولی اکنون زمان مناسبی است که نقش پررنگ‌تری در ارتباطات رسمی داشته باشند.
بااین‌حال استفاده از اموجی به‌دقت زیادی نیاز دارد. به‌عنوان‌مثال نشریه آنلاین آتلانتیس (The Atlantic) قانون مشخصی برای کارکنان خود وضع کرده است:
از اموجی در تماس با کارمندان عالی‌رتبه یا مشتری‌ها استفاده نکنید؛ مگر اینکه آن‌ها ابتدا این کار را انجام دهند و آن را به‌عنوان یک روال عادی بپذیرند.
به‌عبارت‌دیگر استفاده از اموجی تابع ضوابط حاکم بر سایر ارتباط انسانی است. به‌عنوان نمونه به کار بردن اموجی چشمک‌زن ممکن است توسط مخاطب رسمی به‌عنوان رفتار ناشایست تلقی شود و سایر اموجی‌ها نیز باید فارغ از هرگونه کنایه و سوءتعبیر استفاده شوند. اگر در متناسب بودن اموجی با گفتگوی جاری شک دارید، از آن استفاده نکنید.
منظور خود را دقیق و واضح بیان کنید.
توضیح در مورد بیان دقیق منظور در مکاتبات اداری کمی پیچیده است. در مکاتبات دیجیتال رساندن نکته‌ای را به شانس یا برداشت شخصی مخاطب واگذار نکنید و همه اهداف خود را ساده و کاملا هدف‌دار بیان کنید. هرچه کلمات کمتری به کار ببرید احتمال سردرگمی یا بی‌توجهی مخاطب بیشتر خواهد شد.
سعی کنید در یک ایمیل درخواست اصلی و چکیده‌ای از مهم‌ترین موارد را در اولین پاراگراف بگنجانید. وقتی مخاطب نگاهی گذرا به ایمیل شما می‌اندازد معمولا فقط چند جمله‌ی اول را با دقت می‌خواند و بقیه‌ی آن را فقط به‌سرعت مرور می‌کند. بهتر است جمله‌ی حاوی درخواست اصلی شما کاملا ساده باشد و از طولانی کردن با انبوهی از عبارت‌های و تعارف‌های طولانی و مرسوم در گفتگوی شفاهی بپرهیزید. با واژه‌های ساده مثل «لطفاً» احترام خود را به مخاطب نشان دهید و به‌سرعت به اصل مطلب بپردازید. در مکالمات دیجیتال با همکاران عبارت‌های سؤالی و غیرمستقیم مثل «آیا می‌توانید» را فراموش کنید و درخواست خود با وضوح و بسیار صریح مطرح کنید.
در نهایت بهترین راه برای دقیق بودن پرهیز از گنجاندن چند درخواست در یک ایمیل است. مطمئن شوید که هر مکاتبه‌ی کاری شما فقط حاوی یک درخواست یا یک دستورالعمل است.
استفاده از واژه‌های «لطفاً» و «متشکرم» را فراموش نکنید.
شاید اشاره و تأکید به استفاده به این واژه‌ها به‌عنوان اصل کلیدی در آداب‌ورسوم حرفه‌ای ارتباطات رسمی عجیب به نظر برسد ولی وقتی این ارتباطات در فضای مجازی صورت می‌گیرند فراموش کردن «لطفاً» و «متشکرم» بسیار آسان است. وقتی یا گجت همراه خود یک ایمیل اداری برای همکارتان تایپ می‌کنید ممکن است به تبع قانون نانوشته‌ی خلاصه‌نویسی و به کار بردن کلمات کمتر در گفتگوهای آنلاین، استفاده از واژه‌های مهم در گفتگوهای حضوری را الزامی ندانید و آن‌ها را کم‌اهمیت فرض کنید.
در مکالمه می‌توانید با استفاده از لحن و تن صدا گفتگو را در چهارچوب موردنظر پیش ببرید. ولی متأسفانه هنگام نوشتن به این ابزار کارا دسترسی ندارید و برای نشان دادن پابندی خود به آداب معاشرت ناگزیر از به کار بردن واژه‌ها و عبارت‌های خاص هستید.
نکته آخر اینکه رعایت آداب‌ورسوم حرفه‌ای معاشرت در دنیای دیجیتال لزوما نباید دست و پاگیر و گیج‌کننده باشد و همین‌طور به معنای نقابی برای پوشاندن شخصیت حقیقی شما یا فیلتری برای زدودن جنبه سرگرم‌کننده و مفرح ارتباطات آنلاین نیست. ولی با این‌حال پایبندی و اشراف کامل به آن برای افرادی که همیشه به‌صورت آنلاین و دور از همکاران خود فعالیت می‌کنند بسیار مهم و حیاتی می باشد.