راهکارهای پیشگیری از خستگی کارمندان

[elshan]

کمتر روزی است که ما صحبتی از خستگی و فرسودگی کارمندان نشنویم. مشکل اینجا است که کارمندان می‌ترسند برای خودشان وقت بگذارند، تا زمانی که دیگر دیر می‌شود و دوران فرسودگی شغلی فرامی‌رسد.

به همین دلیل در این مقاله، نظرات کارشناسی تامارا لیلیان، مدیر فرهنگ و تجربه‌ی شرکت HubSpot را با شما به اشتراک می‌گذاریم. لیلیان توضیح می‌دهد که رهبر تیم یا حتی کارفرمای شرکت، چگونه و با چه راهکارهایی می‌تواند از خستگی مفرط کارمندان جلوگیری کند.

علائم خستگی مفرط کاری را بشناسید

این نکته، بیشتر برای مدیران میانی که مسئولیت تیم‌های کوچک را بر عهده دارند کارایی دارد. وقتی‌که حجم کاری به نقطه‌ی اوج خود می‌رسد و تیم استرس زیادی را تجربه می‌کند، ممکن است به‌سختی تشخیص دهیم که در اطراف ما چه می‌گذرد و کارمندان با چه مشکلاتی روبرو هستند. زمانی که علائم فرسودگی پدیدار می‌شود، بازهم تشخیص آن‌ آسان نیست، حتی برای خود کارمندان.

به همین دلیل بسیار مهم است که مدیران این علائم را تشخیص بدهند و اقدامات لازم را برای رسیدگی و حل‌وفصل آن‌ها انجام دهند. به عقیده‌ی لیلیان گرچه این کار برای مدیران جدید ساده نیست، اما آن‌ها با کمی دانش و اطلاعات، می‌توانند مسیر درست را طی کنند. اگر مدیر بداند که چگونه باید حجم کارها را مدیریت کند، می‌تواند خستگی را کارمندان را کاهش دهد، یا در صورت نیاز از آن‌ها حمایت کند.

به‌عنوان‌مثال اگر می‌دانید برخی از کارمندان تیم شما، همیشه دوست دارند مسئولیت‌های جدیدی بپذیرند و از غلبه کردن بر چالش‌ها لذت می‌برند، گرچه به‌عنوان مدیر از این نگرش استقبال می‌کنید، ولی باید دائماً وضعیت این کارمندان را بررسی کنید تا مطمئن شوید بیش از توان خود کار نمی‌کنند. شما باید حجم کاری آن‌ها را طوری مدیریت کنید که به فرسودگی دچار نشوند.

از طرف دیگر، گرچه همه‌ی کارمندان به اوقات استراحت و تنفس نیاز دارند، ولی باید اطمینان حاصل کنید که آن‌ها در طول وقت استراحت خود از دفتر کار بیرون می‌آیند و کاری انجام می‌دهند که در رفع خستگی مؤثر است. پس بهتر است با همفکری خود آن‌ها، راهی بیابید که در این زمان همه‌ی فعالیت‌های کاری یا آنلاین را کنار بگذارند.

طراحی فرهنگ تیمی

لیلیان در شرکت HubSpot، سندی را تنظیم کرده که در آن فرهنگ و ارزش‌های شرکت بیان‌شده‌اند. این سند شامل سه کد ویژه برای حمایت از کارمندان، فرهنگ و اصول سازمان است. صرف‌نظر از اینکه شرکت شما چقدر کوچک یا بزرگ است، توصیه‌های لیلیان برای انواع محیط‌های کار قابل‌استفاده هستند:

۱- شفافیت

در شرکت HubSpot همه‌ی امور، از جلسات اجرایی رهبری، تا امور مالی و همچنین جلسات هیئت‌مدیره، با همه‌ی کارمندان به اشتراک گذاشته می‌شود. این روند به اعتمادسازی درون‌سازمانی کمک می‌کند و باعث می‌شود افراد، احساس ارزش کنند.

یکی از روش‌های خوبی که به افزایش شفافیت کمک می‌کند، این است که هرگاه تصمیم مهمی اتخاذ می‌کنید یا تغییر عمده‌ای به وجود آورید، علل و پروسه‌های مربوطه را برای کارمندان توضیح دهید، مخصوصاً اگر این تصمیمات و تغییرات به مسائلی مربوط می‌شود که تیم روی آن کار می‌کند. اگر مجبور شدید اهداف تیم را تغییر دهید، به کارمندان توضیح دهید چرا این کار را انجام داده‌اید و تصدیق کنید که این مسئله، ناگهانی پیش‌آمده است.

۲- اعتماد

لیلیان معتقد است که درزمینه‌ی اعتماد، کد فرهنگ در چند کلمه خلاصه می‌شود: «قضاوت مثبتی داشته باشید.» هیچ کتابچه‌ی راهنمایی وجود ندارد که توضیح دهد هر کارمند، از نخستین روزی که استخدام می‌شود چه خصوصیاتی دارد. بنابراین بهتر است به یکدیگر اعتماد داشته باشید.

شما به روش‌های مختلفی می‌توانید اعتمادتان را به کارمندان نشان دهید. اما یکی از بهترین روش‌ها، متوقف کردن مدیریت میکرو است. استقلال عملکرد یکی از اجزای مهم فرهنگ‌سازمانی  محسوب می‌شود. مدیران باید ارتباطی قوی و مؤثر با کارمندان برقرار کنند، آن‌ها را با تغییرات پروژه‌ها به‌روز نگه‌دارند و در صورت نیاز به کمک آن‌ها بشتابند، اما درعین‌حال باید اعتماد داشته باشند که کارمندان می‌توانند کار را به شیوه‌ی خودشان به‌خوبی تمام کنند.

به‌عبارت‌دیگر، کارمندان باید کنترل بیشتری روی وظایف خود داشته باشند. این امر هم به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند و هم محیط کار را سالم نگه می‌دارد. در این صورت کارمندان می‌توانند راه‌های جدیدی کشف کنند که به موفقیت شرکت منجر می‌شود. از طرف دیگر استقلال نسبی اعضای تیم باعث می‌شود آن‌ها بدون ترس از قضاوت، سؤالات خود را بپرسند و اطلاعات لازم را دریافت کنند. پاسخ‌های جامع و شفاف، به خلق ایده‌های جدید منجر می‌شود و خلاقیت تیم را افزایش می‌دهد.

۳- مزایای کارمندان

به گفته‌ی لیلیان، مزایایی مانند میان وعده‌های غذایی رایگان، یا آزادی معاشرت با دوستان در ساعت استراحت، یا اتاقی برای استراحت و تمرین‌های ورزشی، مفید و روحیه‌بخش هستند، اما حفظ و انگیزه بخشی به کارمندان مستلزم به چالش کشیدن آن‌ها و توسعه‌ی یک محیط کاری حمایتگر است.

زمانی که می‌خواهید تیم خود را تشکیل بدهید، به یاد داشته باشید که مزایای جانبی (مثل قهوه‌ی رایگان) همیشه مورد استقبال قرار می‌گیرد، اما درعین‌حال باید محیطی فراهم کنید که نوآوری و مشارکت تیمی را تشویق می‌کند. اگر متوجه شدید کارایی تیم پایین آمده، آن را به‌حساب تنبلی کارمندان نگذارید. ممکن است آن‌ها صرفاً علاقه‌ی خود را ازدست‌داده باشند. با آن‌ها صحبت کنید تا متوجه شوید چه مشکلی باعث بی‌انگیزگی آن‌ها شده و چگونه می‌توانید کار را جذاب‌تر کنید.

رهبری در عمل

به این سؤال توجه کنید: اگر مدیر شرکت هرگز به تعطیلات نرود، کارمندان چگونه می‌توانند به لذت بردن از سفر و تعطیلات فکر کنند؟ شما نمی‌توانید رهبری را الگوی خود قرار دهید که هرگز برای خودش وقت نمی‌گذارد.

شما به‌عنوان مدیر شرکت، باید با عمل خودتان دیگران را رهبری کنید. اگر زمانی که به استراحت نیاز دارید مرخصی بگیرید، کارمندان هم متوجه می‌شوند که باید گاهی از محیط کار فاصله بگیرند و به تجدید روحیه و انرژی خود بپردازند. رهبری در عمل مزایای بسیاری برای سازمان خواهد داشت که مهم‌ترین آن‌ها، افزایش بهره‌وری تیم است.

همیشه می‌گویند که اعمال، بلندتر از واژه‌ها سخن می‌گویند. این جمله درزمینه‌ی خستگی مفرط و فرسودگی شغلی نیز مصداق دارد. نه‌تنها به خودتان فرصت استراحت بدهید، بلکه کارمندان را نیز تشویق کنید از وقت استراحت خود به‌طور بهینه استفاده کنند. اگر برخی از کارمندان اظهار کردند که بیش‌ازحد مشغول‌اند، با آن‌ها در مورد اهمیت و آثار این فرایند صحبت کنید و اطمینان خاطر بدهید که از آن‌ها پشتیبانی می‌کنید.

چگونه از خستگی بیش از حد کارمندان پیشگیری کنیم؟

وقتی درخواست‌ها برای افزایش حجم کاری کارمندان زیاد می‌شود، احتمال خستگی بیش از حد آنها زیاد شده و ممکن است خساراتی داشته باشد. یکی از شرایطی که برای اکثر شرکت‌ها پیش می‌آید، زمان‌هایی است که نیاز به افزایش حجم کاری کارمندان داریم. به عنوان مثال ممکن است پروژه‌های جدیدی وارد شرکت شده باشد یا نیاز به انجام چند پروژه‌ی همزمان باشد. مثال دیگر زمانی است که قصد داریم زیرساختی جدید برای پروژه‌های آتی بسازیم. از حساس‌ترین نمونه‌های این افزایش حجم کاری نیز زمانی است که اشکال یا ایرادی حیاتی در سیستم‌های شرکت ایجاد شده و باید به سرعت برطرف شود. به‌هرحال صرف نظر از دلیل این اتفاق، نیاز برای افزایش کارمندان و حجم کاری آنها ایجاد شده است. برای موفقیت در چنین شرایطی و کسب بهترین نتیجه از کارمندان، سه استراتژی اساسی پیشنهاد می‌شود.

اضافه کردن نیروی جدید، استراتژی اول نخواهد بود؛ چرا که در خواست برای نیروی جدید وملحق شدن آنها، زمان را از بین می‌برد. افزایش کارایی نیز استراتژی بعدی است که آن هم زمان خاص خود را می‌طلبد. اما استراتژی که اکثر شرکت‌ها آن را انتخاب می‌کنند، افزایش حجم کار کارمندان است. این استراتژی زمان خاصی نیاز ندارد و به سرعت قابل اجرا است.

سرعت اجرای این روش و موفقیت نسبی آن باعث شده تا بسیاری از مدیران آن را به حالت روتین شرکت خود تبدیل کنند. نکته‌ی نگران کننده این است که این استراتژی در طولانی مدت ضررهای زیادی به کسب و کار شما وارد می‌کند. شما بهعنوان یک مدیر باید پیش از وقوع اتفافات غیرمترقبه، استراتژی‌ها را بشناسید و بدانید که برای هر شرایطی، کدام روش مناسب‌تر است. 

نکاتی که در ادامه‌ی این مقاله می‌خوانید از رفتار برترین مدیران دنیا الهام گرفته شده‌اند. این نکات به شما می‌آموزند که چگونه بیشترین کارایی را در عین حفظ ساعت و حجم کاری از کارمندان دریافت کنید:

• مشخص کنید که نیاز به کار بیشتر تا چه زمان طول خواهد کشید
  

وقتی کار شما به یک‌باره زیاد می‌شود ابتدا باید این سوال را بپرسید که این حجم از درخواست‌ها تا چه زمانی باقی خواهند ماند؟ آیا این فشارها مقطعی بوده یا قرار است روند معمولی شرکت به این صورت تغییر کند؟

اگر قرار است روند کلی شرکت برای پروژه‌های جدید سنگین شود، ابتدا باید کمی از افزایش حجم کار استفاده کنید و در عین حال، به‌دنبال افزایش نیرو و افزایش کارایی کامندان باشید. ترکیب این سه استراتژی در چنین شرایطی پیشنهاد می‌شود.

• با کارمندان در ارتباط باشید
  

به کارمندان دلیل افزایش حجم کاری و نیاز به نیرو و کار بیشتر را توضیح بدهید. آنها را قانع کنید که چرا باید بیشتر کار کنند و توضیح دهید که برای راحت‌تر شدن کارشان تلاش خواهید کرد.

مدیران باید در دوره‌های زمانی منظم، خستگی کارمندان را چک کنند و مطمئن باشند که کارمندی در آستانه‌ی خستگی بیش از حد (بریدن) نیست. افزایش خستگی، اشتباهات کارمندان را افزایش می‌دهد، غیبت‌های کاری را بیشتر می‌کند و در نهایت علاقه‌ی آنها به کار را بسیار کم می‌کند.

• آستانه‌ی خستگی را بشناسید
  

آدرنالین و اشتیاق از عواملی هستند که در افزایش حجم کاری مفید خواهند بود. وقتی کار جدید بسیار مهم بوده یا دوره‌ی زمانی آن طولانی شود، اشتباهات افراد افزایش پیدا کرده و با کاهش تولید آدرنالین، خستگی و کاهش کارایی خود را نشان می‌دهد.

دوره‌های متناوب استراحت و تغییر کار، به کارمندان کمک می‌کند تا انرژی خود را دوباره کسب کنند و بتوانند با قدرت کار را ادامه دهند.

فراموش نکنید که در مواقع افزایش ناگهانی حجم کاری، ترکیب استراتژی‌های فوق بهترین راه‌حل است و بهتر است پیش از وقوع اتفاقات، برای اجرای استراتژی‌ها برنامه‌ریزی کنید.

اقداماتی که باید در مقابل خستگی کارمندان انجام دهید؟

در هر سازمانی ممکن است کارمندان دچار خستگی شوند. در این مواقع بهتر است با آن ها صحبت کنید تا دلیل وجود مشکل پیدا شود. برای موفقیت کسب و کار باید سختی‌های زیادی کشید و تمرکز خود را روی هدف معطوف کرد. اغلب افراد این کار را با بالا بردن کیفیت خروجی کار و بررسی رضایت مشتریان انجام می‌دهند، ولی چیزی که واقعاً مهم است و کارآفرینان ساده از آن می‌گذرند، فرسودگی کار نام دارد. اگر کارمندان به خاطر کار زیاد یا نامتعادل دچار خستگی و فرسودگی ناشی از کار شوند، سازمان ضرر جبران‌ناپذیری را متحمل خواهد شد. 

بعد از مدتی شغلم آن جذابیت همیشگی را نداشت. شدت خستگی من به‌جایی رسیده بود که دیگر نمی‌توانستم آن را پنهان کنم. رییس من به‌سختی می‌توانست مرا در این شرایط مدیریت کند و من انرژی نداشتم که وضعیت خود را برای او گزارش دهم. ولی این شرایط با هوشمندی رئیس من تغییر کرد و طی یک روال صحیح، او من را از این حالت نجات داد.

داستان بالا اتفاقی است که می‌تواند برای هر یک از کارمندان شما بیفتد.

فرسودگی شغلی کارکنان واقعاً یک مشکل خطرناک است که هر کسب و کاری را تهدید می‌کند. اگر این مشکل درمان نشود، می‌تواند به خستگی بیش‌ازحد، اضطراب و حتی افسردگی منجر شود. در طولانی مدت، کارکنان تحت تاثیر این مشکل علائم فیزیکی مانند درد قفسه سینه، تنگی نفس و تپش قلب را گزارش کرده‌اند (این مشکل را در سازمان خود جدی بگیرید). به‌هرحال، مانند دیگر بیماری‌ها، می‌توان خستگی را قبل از اینکه به مراحل خطرناک برسد، تشخیص داد.

چگونگی رخ دادن فرسودگی شغلی

فرض کنید که کارکنان شما یک باتری دارند. این باتری انرژی کارمندان شما را برای انجام دادن کارها تأمین می‌کند. آن‌ها هرروز را با یک باتری شارژ شده و پر شروع می‌کنند. میزان شارژ موجود در باتری به‌طور مستقیم کیفیت و کمیت فعالیت، وظایف و مسئولیت‌های کارکنان را تعیین می‌کند. اگر آن روز کاری سخت باشد، کارمندان شما مجبورند باتری خود را خالی کنند و به دلیل حجم کار دچار استرس و اضطراب نیز خواهند شد، اگر از آن‌ها بخواهید که دوباره آن کارها را از اول انجام بدهند، حتما این پیشنهاد را رد خواهند کرد.

در طول روز کاری نمی‌توان فرسودگی کاری را حل کرد و این اتفاق ممکن است چند روز در هفته بیفتد. اگر فرسودگی روزانه تبدیل به فرسودگی هفتگی و یا ماهانه شود، زیان‌های زیادی را به بار خواهد آورد، چون کارمندان به همان مقدار زمان نیاز دارند تا انرژی خود را بازیابی کنند.

فرض کنید شاخص پیش‌بینی (PI) یک ارزیابی از میزان انرژی موجود در باتری کارمندان باشد. بر طبق شاخص پیش‌بینی عامل اصلی که باعث خالی شدن انرژی موجود در باتری می‌شود، خارج از دایره راحتی (Comfort Zone) قرار دارد.

دایره راحتی چیست؟

دایره راحتی وقتی است که شما در بهترین حالت خود قرار دارید. شما در این زمان بیشترین توانایی و قدرت را در مسئولیت خود به کار می‌گیرید و به کیفیت کار خود کاملاً اطمینان دارید. همه ما چنین شرایطی را تجربه کرده‌ایم، در این حالت که ما در بهترین سطح خود بوده‌ایم، توانایی مقابله با هر مشکلی را داشته‌ایم. از آن زمان به بعد ما نیز تمایل پیدا می‌کنیم تا چنین شرایطی را به دست بیاوریم و به همان شرایط ذهنی برسیم، پس تمام قدرت خود را روی یک کار متمرکز می‌کنیم. 

هر فرد یک تعریف منحصربه‌فرد از دایره راحتی خود دارد. بااین‌حال سخت است که کارفرمایان تشخیص دهند کدام کارمند خارج از دایره راحتی خود قرار دارد. ولی برای این مشکل ما سه‌راه حل را پیشنهاد داده‌ایم که شما می‌توانید از آن‌هابرای تشخیص این مشکل کمک بگیرید:

۱-از دست دادن کنترل

وقتی‌که قدرت یک نفر از بین می‌رود، او توانایی‌اش را برای کنترل کردن اوضاع پیرامون از دست می‌دهد. کارهای ساده‌ای مثل تمرکز و مشارکت تقریباً غیر ممکن می‌شوند. اگر کارمند تحت‌فشار قرار بگیرد، کم‌کم اثرات و علائم فرسودگی کاری را در او مشاهده خواهید کرد. در چنین مواقعی باید ادامه کار پروژه را به روز بعد انداخت، یا جلسات گروهی را دوباره زمان‌بندی کرد. اگر هم در چنین شرایطی رفتار ناشایستی از کسی بروز کرد، به دنبال انتقام‌جویی نباشیم. چون همه ما ممکن است دچار فرسودگی کاری شویم و کنترل خود را از دست دهیم.

۲-کاهش کارایی

وقتی ما از کار خود خسته می‌شویم، واقعا ایجاد انگیزه در حین کار برای تجدید قوا خیلی سخت می‌شود. انجام دادن کارهای موردنظر واقعا انرژی بیش از چیزی که ما درون خود داریم، نیاز دارند. در هر صورت ما به‌عنوان کارمند درگیر کارها می‌شویم و چشمانمان به ساعت خیره است تا وقتی‌که عقربه ساعت به عدد ۵ برسد و کار به اتمام برسد. تمام نیرویی که قرار است برای افزایش کارایی و بازده خرج شود، صرف مبارزه با استرس و تنش‌هایی موجود در کار می‌شود.

۳- کارمندانی که ناپدید می‌شوند (جسمی یا عاطفی)

کارمندان شما می‌دانند که چه وقت، باتری آن‌ها ضعیف می‌شود. به تدریج پس از ضعیف شدن باتری، برای آن‌ها سخت می‌شود که روی یک کار تمرکز کنند و ارزشی برای آن قائل شوند. واقعا شما اگر جای چنین کارمندانی باشید، می‌خواهید که در چنین وضعیتی با کسی ارتباط برقرار کنید؟ این کارمندان در چنین شرایطی، برای اینکه حرفی ناخواسته از دهانشان نپرد یا کاری ناشایست انجام ندهند، سعی می‌کنند از جامعه بگریزند. گوشی‌ها به حالت سکوت درمی‌آیند، پیام‌های کوتاه جواب داده نمی‌شوند، تماس‌ها به صندوق صوتی منتقل‌شده و جلسه‌ها هم کنسل خواهند شد. 

ما در یک دنیای فانتزی زندگی نمی‌کنیم، کار، کار است و بعضی‌اوقات باید خود را به چالش کشید. بااین‌حال، هر وقت کارهای ما خارج از دایره علایق قرار گرفت، تعامل ما کاهش می‌یابد. مدیران هوشمند سعی می‌کنند برای جلوگیری از پیش آمدن چنین شرایطی به کارمندان خود کمک کنند تا بین کارهایشان تعادل ایجاد کنند. آن‌ها به کارمندان خود یاد می‌دهند که چگونه نقاط ضعف خود را پیدا کنند و با ایجاد علاقه در کار، باعث رشد خود و سازمان شوند.

این را هم باید گفت که این بار فقط بر دوش مدیران نیست، ما به‌عنوان کارمند باید موقعیت‌هایی را که باعث خالی شدن باتری‌مان می‌شود شناسایی کنیم. داشتن خودآگاهی در چنین شرایطی به یک کارمند کمک می‌کند تا انرژی خود را تنظیم کند. قبل از اینکه برای یک پروژه داوطلب شوید و یا مسئولیت اضافه‌ای را قبول کنید، حتما فکر کنید. سلامت شما حتماً ارزش دو بار فکر کردن را دارد.

در حال حاضر شما دلایل ایجاد فرسودگی کاری را می‌دانید. خب حال باید چه اقداماتی را انجام داد؟ یک مذاکره ساده می‌تواند این مشکل را حل کند. علاوه بر آن با بررسی روندهای کاری در شرکت و تقسیم‌بندی صحیح وظایف بسته به میزان انرژی افراد، می‌توان از ایجاد این نوع خستگی‌ها جلوگیری کرد.

وقتی احساس کردید در کار شما فرسودگی شغلی وجود دارد، سعی کنید تا با کمک کارمندان و مدیران، منبع آن را پیدا کنید. دلیل این مشکل می‌تواند یک پروژه اضافه، یک مشکل خانوادگی یا مسئولیت اضافه‌ باشد. در اکثر مواقع با به کارمندان اجازه دهید تا دلیل این فرسودگی را توضیح دهند، سپس منبع مشکل را بیابید و در نهایت مطمئن شوید که بین کار و انرژی آن‌ها تعادل ایجاد خواهد شد.